Migraciones e integraciones
Migración desde Holded, Clientify, HubSpot y otros programas
Cambiar de Holded, Clientify, HubSpot u otro programa suele frenarse por miedo a perder contactos, historial y facturas. Planificamos la salida para que no se quede nada atrás.
Respuesta corta
Migrar desde un programa como Holded, Clientify o HubSpot consiste en exportar todos tus datos (contactos, empresas, oportunidades, actividades, productos, facturas y documentos adjuntos) por los medios que ofrezca ese programa, transformarlos al formato del nuevo y cargarlos manteniendo sus relaciones. Se hace con una fecha de corte para no perder lo que entre mientras tanto.
¿Qué se migra?
Se migran contactos y empresas con sus campos propios, las oportunidades abiertas en su etapa, el historial de notas y tareas si el programa lo deja exportar, y la facturación con sus series y numeración.
Contactos y empresas
Con sus campos personalizados, etiquetas y responsables.
Embudo comercial
Oportunidades abiertas en su etapa, con importe y fecha prevista.
Historial
Notas, correos y tareas asociados a cada cliente, cuando el programa permite exportarlos.
Facturación
Facturas emitidas, numeración y series, para seguir sin saltos.
Antes de cancelar tu suscripción
Revisamos qué permite exportar tu plan actual, porque algunos planes limitan exportaciones o el acceso a la API. Descargamos copia completa antes de la fecha de baja y mantenemos ambos programas en paralelo los días justos para comprobar que todo está en su sitio.
Preguntas frecuentes
¿Puedo unir en una sola ficha los datos que tengo repartidos en dos herramientas?
Sí. Durante la migración se cruzan los registros de ambas herramientas, por ejemplo por CIF o correo, y se juntan en una ficha única. Los casos que no cuadran se revisan a mano.
¿Conviene guardar una copia de los datos exportados aunque ya estén migrados?
Sí. Es recomendable conservar las exportaciones originales completas antes de dar de baja la herramienta, por si en el futuro necesitas consultar algo que no se migró.
¿Se pueden migrar los correos y notas de HubSpot o Clientify?
Sí, siempre que el programa los deje exportar o leer por API; se asocian al contacto correspondiente.
¿Puedo seguir la numeración de facturas de Holded en el nuevo programa?
Sí. Se carga el histórico y la serie continúa en el número siguiente.
¿Cuándo doy de baja mi programa antiguo?
Cuando hayas comprobado la migración y tengas una copia completa descargada; nunca antes.
¿Puedo cambiar de herramienta a mitad de mi suscripción anual?
Sí, aunque normalmente no recuperarás lo ya pagado. Lo práctico es planificar la migración para que la fecha de corte caiga poco antes de la renovación. Si el plan anual está recién pagado, puedes aprovechar los meses que quedan para preparar el cambio con calma.
¿Se mantienen las etapas de mi embudo de ventas al migrar?
Sí. Las etapas del embudo se recrean en el nuevo programa con los mismos nombres o con los que decidas, y cada oportunidad abierta entra en la etapa que le corresponde con su importe y su fecha prevista. Es buen momento para simplificar etapas que no se usan.
¿Qué pasa con las automatizaciones que tenía configuradas en mi CRM?
Las automatizaciones no se exportan como tales, pero se documentan antes de la baja y se reconstruyen en el programa nuevo, a menudo de forma más sencilla. Correos de bienvenida, avisos de seguimiento o asignaciones de contactos se revisan una por una para decidir cuáles merecen seguir.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: consultora de formación con CRM y facturación en dos herramientas
Piensa en una consultora de formación para empresas en Sevilla con siete personas. Usa una herramienta en la nube para el CRM, con todo el seguimiento de empresas y propuestas, y otra distinta para facturar. Cada curso vendido se escribe dos veces, y las dos suscripciones juntas ya le cuestan más que un programa que lo haga todo. La renovación anual del CRM vence en tres meses.
Se planifica la salida con el calendario de la renovación. Primero se exportan empresas, contactos, oportunidades con su etapa, notas y archivos adjuntos del CRM, y de la herramienta de facturación los clientes, las facturas emitidas y los cobros. Se cruzan para unir cada empresa con sus facturas en una sola ficha. Se carga todo en el programa nuevo, se prueba con el equipo comercial durante dos semanas y se guarda una copia completa de las exportaciones antes de dar de baja nada.
El resultado esperado es llegar a la fecha de renovación con todo funcionando en un solo sitio y sin pagar otro año de una herramienta que ya no se usa. Si te interesa juntar más programas, mira cómo unificar varios programas en uno.
Precio
Presupuesto cerrado antes de empezar, según los módulos que necesites, después de un diagnóstico gratuito.
Ver precios y packs →Plazo
Te damos las fases y las fechas por escrito en la propuesta. La migración de tus datos está incluida.
Pedir diagnóstico gratis →¿Por qué cambian de programa las empresas que usan herramientas en la nube?
Las empresas suelen dejar una herramienta en la nube por tres motivos: el precio crece con cada usuario o funcionalidad, el programa no se adapta a su forma de trabajar o necesitan juntar en un sitio lo que tienen repartido entre varias suscripciones.
Es frecuente, por ejemplo, que una empresa tenga el CRM en una herramienta, la facturación en otra y la agenda en una tercera. Cada una funciona bien por separado, pero los datos del cliente viven en tres sitios y nadie tiene la foto completa.
Antes de decidir el cambio, conviene sumar el coste anual de todas las suscripciones y estimar las horas que el equipo pasa copiando datos entre ellas. A menudo esa cifra justifica por sí sola pasar a un software de gestión modular que reúna todo.
Qué se puede sacar de cada tipo de herramienta
Lo que se puede exportar depende de la herramienta y del plan contratado. Esta tabla resume lo habitual por tipo de programa, aunque siempre lo comprobamos en tu cuenta concreta.
| Tipo de herramienta | Se suele poder extraer | Más delicado |
|---|---|---|
| CRM en la nube | Contactos, empresas, oportunidades, tareas | Correos sincronizados y adjuntos |
| Facturación online | Clientes, productos, facturas, presupuestos | Numeración y registros fiscales |
| Agenda o reservas | Clientes, citas futuras, servicios | Bonos y saldos pendientes |
| Herramienta de marketing | Listas, consentimientos, etiquetas | Historial de envíos y aperturas |
Los consentimientos de comunicaciones comerciales merecen atención especial. Se migran con su fecha y origen para que sigas pudiendo demostrar que el contacto aceptó recibir tus mensajes.
Calendario de salida en cinco pasos
Una salida ordenada de tu programa actual sigue cinco pasos y deja siempre una copia completa en tu poder:
- Revisión del plan contratado y de la fecha de renovación, para no pagar un periodo de más.
- Exportación de prueba y carga en el programa nuevo para revisarla con tu equipo.
- Ajuste de campos, etiquetas y etapas del embudo que no coincidan.
- Exportación final en la fecha de corte y carga definitiva.
- Periodo corto de convivencia en modo consulta y baja de la suscripción.
Durante la convivencia, todo lo nuevo se registra ya en el programa de destino. Si además tienes datos en hojas de cálculo que también quieres traer, se suman en la misma operación con la migración desde Excel.