Inteligencia artificial
Automatización de procesos y datos para pymes
Lo repetitivo se hace solo y tú ves tu negocio en tiempo real.
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Ejemplo aplicado
Ejemplo: una distribuidora de bebidas de 12 personas con mucho trabajo repetido
Imagina una distribuidora de bebidas de Badajoz con 12 personas que sirve a unos 300 bares y restaurantes. Cada semana recibe unas 150 facturas de proveedores en PDF que alguien teclea a mano, persigue cobros por teléfono y el gerente no sabe cómo va el mes hasta que la gestoría le manda el cierre, semanas después.
Se empieza por una sola automatización, la que más horas come: la lectura de facturas de proveedores. Cada PDF que llega al correo se lee solo, se comprueba con el pedido y pasa al programa de gestión para que la administrativa lo apruebe. Cuando eso funciona, se añade el aviso automático de facturas vencidas a los clientes y, más adelante, un resumen semanal con ventas, cobros pendientes y margen por cliente.
Lo esperable es que la administrativa deje de pasar dos días por semana tecleando y dedique ese tiempo a llamar a los clientes que de verdad necesitan una llamada. El gerente pasa a ver cómo va el negocio cada lunes, sin esperar al cierre de la gestoría.
Preguntas frecuentes
¿Cómo elijo qué proceso automatizar primero en mi empresa?
Suele convenir empezar por el que más horas repetitivas consume cada semana y tiene reglas claras, como pasar facturas o enviar recordatorios de cobro.
¿Necesito cambiar de programa de gestión para automatizar procesos?
No siempre. Muchas automatizaciones se conectan al programa que ya usas; si no tiene forma de conectarse, lo vemos en el diagnóstico antes de proponer nada.
¿Una automatización puede tomar decisiones sin que yo lo apruebe?
Solo las que tú autorices. Las tareas mecánicas, como enviar una factura recurrente o casar un cobro evidente, se ejecutan solas. Las que implican dinero o clientes, como un pedido a proveedor o una oferta, quedan como propuesta hasta que una persona las aprueba.
¿Qué pasa si un proveedor cambia el formato de sus facturas?
La lectura con IA entiende formatos distintos sin plantillas, así que normalmente sigue funcionando. Si algún dato baja de confianza, queda marcado para revisión y lo ajustamos dentro del soporte, sin que tengas que avisar ni reconfigurar nada tú mismo.
¿Puedo empezar con una sola automatización?
Sí, y es lo recomendable. Se elige la tarea que más horas consume, se automatiza y se comprueba durante un par de meses. Cuando funciona, se suma la siguiente aprovechando los datos que ya fluyen, con lo que cada paso resulta más rápido que el anterior.
Precio
Presupuesto cerrado antes de empezar, según los módulos que necesites, después de un diagnóstico gratuito.
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Te damos las fases y las fechas por escrito en la propuesta. La migración de tus datos está incluida.
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Cada servicio de esta sección ataca un síntoma concreto; localiza el que más te duele hoy.
- La oficina pasa días emitiendo facturas, conciliando el banco y reclamando cobros: automatización de administración, facturas y cobros.
- Alguien teclea albaranes, pedidos o partes que llegan en PDF o en papel: lectura automática de documentos con IA.
- Te quedas sin género en temporada alta y te sobra en la baja: previsión de ventas y stock.
- Te enteras de que un cliente se ha ido cuando ya compra a otro: detección de clientes en riesgo de baja.
- No sabes cuánto dinero tendrás dentro de un mes ni en qué se va: previsión de caja y control de costes.
- Tienes los datos repartidos en varios programas y decides a ciegas: cuadro de mando para dirección.
- No tienes tiempo de sentarte a mirar informes: resumen semanal por WhatsApp o en audio.
- Tus técnicos o repartidores hacen kilómetros de más: optimización de rutas de reparto y visitas.
¿En qué orden conviene automatizar?
Primero se automatiza la entrada de datos, después las tareas repetitivas y al final el análisis, porque cada paso necesita los datos limpios del anterior.
- Entrada: que los documentos y movimientos lleguen solos al programa.
- Tareas: que facturas, recordatorios y conciliaciones se hagan sin intervención.
- Previsión: stock, caja y bajas de clientes, que ya se pueden calcular con datos fiables.
- Dirección: cuadro de mando e informes, que resumen todo lo anterior.
Si no sabes dónde pierdes más horas, el artículo dónde pierde horas una pequeña empresa ayuda a detectarlo.
¿Qué datos necesitas tener para empezar?
Para empezar basta con lo que ya usas: tu programa de facturación, los extractos del banco y el correo donde llegan los documentos.
No hace falta cambiar de programa. Las automatizaciones leen de tu sistema actual mediante conexión directa, exportaciones periódicas o un buzón de correo dedicado. Lo único imprescindible es que exista algún registro digital, aunque sea una hoja de cálculo. Si todo está en papel, el primer paso es la lectura de documentos, que convierte ese papel en datos. Las previsiones necesitan algo de histórico; con un año ya se capta la estacionalidad de la mayoría de negocios.
Qué incluye un proyecto de automatización con nosotros
Incluye el análisis del proceso, la construcción, un periodo de prueba en paralelo y el ajuste posterior.
Durante la prueba, la automatización trabaja junto al proceso manual y se comparan resultados. Cuando coinciden, se retira el trabajo manual. Muchas automatizaciones se apoyan en PIX, nuestro agente de IA, que además permite preguntar por los datos en lenguaje normal. El soporte posterior cubre cambios en tus programas, en los formatos de proveedores o en la normativa.
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