Automatización y datos
Optimización de rutas para repartos, técnicos y comerciales
La optimización de rutas decide cada mañana el orden de las paradas de tus vehículos para hacer más visitas con menos kilómetros, sin que nadie pase una hora delante del mapa.
Respuesta corta
Un sistema de optimización de rutas toma los pedidos, avisos o visitas del día, con su dirección, su franja horaria y el tiempo que lleva cada parada, y calcula el reparto entre vehículos y el orden más eficiente para cada uno. La ruta llega al móvil del conductor o técnico y se recalcula si entra un aviso urgente.
¿Qué tiene en cuenta al calcular la ruta?
Calcula cada ruta respetando el horario de recepción de cada cliente, lo que cabe en cada vehículo, la acreditación de cada técnico y el tiempo real que lleva cada parada.
Franjas del cliente
Si un cliente solo recibe por la mañana, la parada se coloca dentro de su horario.
Capacidad del vehículo
Peso, volumen o número de bultos, para no cargar de más una furgoneta.
Habilidades del técnico
Un aviso de gas no se asigna a quien no tiene la acreditación.
Duración de cada parada
No es lo mismo dejar un paquete que hacer una instalación de dos horas.
¿Para qué negocios es?
Sirve a empresas de distribución y reparto, servicios técnicos a domicilio y equipos comerciales que visitan clientes por zonas, es decir, a cualquiera que haga varias paradas al día.
Distribución y reparto
Mayoristas, panaderías, bebidas o paquetería propia.
Servicio técnico
Instaladores, mantenimiento y reparaciones a domicilio.
Visitas comerciales
Comerciales con cartera de clientes que visitan por zonas.
¿Cómo medir lo que ahorras al optimizar rutas?
Se mide comparando kilómetros, horas y paradas por vehículo antes y después, con los mismos tipos de servicio.
- Registra durante dos o tres semanas las rutas actuales: kilómetros y número de paradas por día.
- Activa la optimización y registra lo mismo durante otras semanas.
- Compara paradas por hora de conducción y kilómetros por parada.
- Suma el combustible ahorrado y las horas liberadas para nuevos servicios.
El ahorro real depende mucho del punto de partida: un reparto que ya planificaba alguien con experiencia mejora menos que uno organizado sobre la marcha.
Qué datos hay que preparar antes de empezar
- Direcciones de clientes revisadas, con coordenadas si es posible.
- Franjas horarias de recepción de cada cliente.
- Tiempo medio de cada tipo de parada o servicio.
- Vehículos con su capacidad y el punto de salida de cada uno.
- Horarios de los conductores o técnicos, con pausas.
La calidad de las direcciones es lo que más influye en el resultado. Una dirección mal escrita coloca la parada en otro pueblo y estropea la ruta entera. Si los vehículos se gestionan en el software de control de flotas, la capacidad y la disponibilidad se toman de allí.
Ejemplo hipotético: mantenimiento de calderas en una provincia
Una empresa con cinco técnicos que revisa calderas en domicilios gana sobre todo en agrupar visitas por zona y en respetar las franjas de los clientes.
Al confirmar la cita, el cliente elige mañana o tarde. Cada tarde, el sistema reparte las visitas del día siguiente teniendo en cuenta la zona, la duración de cada revisión y qué técnico tiene la habilitación necesaria para gas. El técnico recibe su ruta en la app para técnicos de campo, y el cliente recibe un aviso con la hora aproximada de llegada. Si una revisión se alarga, el resto de clientes recibe la hora corregida.
Rutas fijas frente a rutas calculadas cada día
| Ruta fija | Ruta calculada a diario | |
|---|---|---|
| Funciona bien si | Los clientes y pedidos se repiten igual | Cambian las paradas cada día |
| Ventaja | El conductor conoce el camino | Se adapta a urgencias y bajas |
| Riesgo | Kilómetros de más cuando faltan paradas | Requiere direcciones y tiempos fiables |
Muchas empresas usan una mezcla: una ruta base que el sistema ajusta cada día según los pedidos reales.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si entra un aviso urgente a media mañana?
La ruta se recalcula y se propone qué vehículo lo puede absorber con menos desvío; el conductor recibe el cambio en el móvil.
¿El cliente puede saber a qué hora llegamos?
Sí, se le puede enviar un aviso con la hora estimada y otro cuando el vehículo esté cerca.
¿Se puede optimizar rutas sin cambiar mi programa de pedidos?
Sí. Tomamos los pedidos o avisos de tu programa actual y devolvemos la ruta calculada.
¿El sistema tiene en cuenta el tráfico?
Se pueden usar tiempos de desplazamiento que varían según la hora del día, de modo que una visita en el centro a primera hora se calcula con más margen. Para el tráfico en tiempo real, la navegación del móvil del conductor sigue guiándole entre parada y parada.
¿Pueden los conductores cambiar el orden de la ruta?
Sí, si les das permiso. El cambio queda registrado y el sistema recalcula las horas estimadas para los clientes siguientes. Revisar esos cambios con el tiempo ayuda a detectar restricciones que no estaban configuradas, como un muelle que cierra antes.
¿Sirve para un comercial que visita clientes sin pedidos fijos?
Sí. Se le asignan los clientes que tocan visitar por frecuencia o por prioridad y el sistema propone el recorrido de la semana por zonas. El comercial confirma las citas y la ruta de cada día se ajusta a las que quedan cerradas.