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Gestión de flotas
Gestión de flotas forma parte de nuestro servicio de software de gestión modular a medida. ERP, CRM y programa de gestión por módulos, con app móvil y el agente de IA PIX. Paga solo por lo que usas: empieza con dos módulos y crece cuando quieras.
Cómo lo trabajamos
- Analizamos cómo lo haces hoy y qué te gustaría mejorar.
- Lo adaptamos a tu forma de trabajar y a tu sector.
- Lo conectamos con el resto de tus herramientas y, si quieres, con el agente PIX.
- Te formamos y te acompañamos las primeras semanas.
¿Qué controla el módulo de gestión de flotas?
El módulo de gestión de flotas lleva en una sola ficha por vehículo todo lo que cuesta y todo lo que caduca: documentación, mantenimientos, conductores asignados, combustible y averías. Al estar dentro del programa de gestión, esos datos se cruzan con los trabajos, las rutas y los costes de cada servicio.
- Documentación con vencimiento. ITV, seguro, impuesto de circulación, tarjetas de transporte y permisos especiales, con aviso antes de cada fecha.
- Mantenimiento. Revisiones por kilómetros o por tiempo, cambios de neumáticos y reparaciones con su factura.
- Conductores. Quién lleva cada vehículo y en qué fechas, útil ante una multa.
- Gastos. Combustible, peajes y aparcamientos imputados al vehículo y, si quieres, a la obra o al cliente.
- Incidencias. Golpes y averías con fotos subidas desde el móvil del conductor.
¿Para qué empresas tiene sentido llevar la flota en el programa?
Tiene sentido a partir de tres o cuatro vehículos, cuando ya nadie recuerda de memoria cuándo pasa cada uno la ITV. Algunos ejemplos hipotéticos:
- Una empresa de instalaciones con seis furgonetas que necesita saber cuánto le cuesta cada una por kilómetro.
- Una distribuidora de bebidas con camiones que hacen reparto diario y revisiones frecuentes.
- Una constructora con maquinaria y vehículos de obra que se mueven entre proyectos.
- Una empresa de limpieza con coches asignados a encargadas de zona.
Si tus vehículos hacen recorridos a diario, el módulo se completa con la planificación de rutas de técnicos y repartidores. Para flotas grandes con localización y telemetría, existe una versión más amplia en software de control de flotas de vehículos.
Coste por vehículo: el dato que casi nadie tiene
El coste real de un vehículo es la suma de lo que pagas por él durante el año dividida entre los kilómetros que hace o los servicios que presta. Casi ninguna pyme lo conoce, porque esos gastos están repartidos entre facturas de taller, tickets de gasolinera y recibos del seguro.
| Partida | De dónde sale |
|---|---|
| Amortización o renting | Contrato o factura de compra |
| Seguro e impuestos | Recibos anuales |
| Combustible | Tarjetas de carburante o tickets |
| Taller y neumáticos | Facturas de proveedor |
| Peajes y multas | Justificantes subidos por el conductor |
Con ese dato puedes decidir cuándo cambiar un vehículo o cuánto cobrar por el desplazamiento. La lectura de los tickets se automatiza con la lectura automática de facturas de proveedores.
Errores habituales al controlar una flota pequeña
- Llevar las fechas de ITV y seguros en el calendario personal del gerente.
- No registrar quién conducía cada día, y descubrirlo cuando llega una multa semanas después.
- Pagar el combustible con tarjetas sin asociar a matrícula.
- Hacer los mantenimientos solo cuando algo falla, lo que suele salir más caro.
- No guardar las fotos del estado del vehículo al cambiar de conductor.
Cada uno de estos fallos se corrige con un dato que el programa pide en el momento oportuno, sin añadir papeleo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo recibir un aviso antes de que caduque la ITV de una furgoneta?
Sí. Cada documento del vehículo tiene su fecha de vencimiento y el programa avisa con la antelación que elijas, por ejemplo un mes antes, al responsable de flota y al conductor asignado. Si la fecha se pasa sin registrar la renovación, el vehículo aparece marcado en rojo en el listado de la flota.
¿Los conductores pueden registrar repostajes desde el móvil?
Sí. Desde la app, el conductor hace una foto del ticket, indica los kilómetros y el vehículo, y el gasto queda asociado. La lectura automática extrae el importe y los litros, así se calcula el consumo medio de cada vehículo y se detectan desviaciones sin revisar tickets uno a uno.
¿Se pueden imputar los gastos de un vehículo a una obra o a un cliente?
Sí. Cuando el vehículo se usa para un trabajo concreto, sus kilómetros o sus gastos del día se pueden asignar a esa obra, parte o cliente. Así el coste del desplazamiento entra en la rentabilidad real del trabajo y no se queda en un gasto general sin repartir.
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