Software de gestión modular a medida
Mantenimientos programados que se generan solos en su fecha
El software de mantenimiento preventivo crea cada revisión en su fecha a partir de los contratos o equipos dados de alta, con su lista de comprobaciones y su técnico.
Respuesta corta
Un software de mantenimiento preventivo guarda cada equipo, instalación o contrato con su periodicidad de revisión, por ejemplo mensual, semestral o anual, y genera automáticamente la orden de trabajo cuando toca. El técnico la recibe con la lista de comprobaciones de ese equipo, la cierra con firma y fotos y queda un historial completo de cada revisión.
¿Qué se da de alta en el programa?
Das de alta cada equipo o instalación con su ubicación y número de serie, los contratos de mantenimiento con lo que incluyen y su frecuencia, y la lista de comprobaciones de cada tipo de equipo.
Equipos e instalaciones
Calderas, climatización, ascensores, extintores o maquinaria, con su ubicación y número de serie.
Contratos de mantenimiento
Qué revisiones incluye, con qué frecuencia y a qué precio.
Checklists por tipo de equipo
Las comprobaciones que hay que hacer y anotar en cada visita.
¿Qué automatiza?
Automatiza la creación de cada orden con antelación a su fecha, el aviso antes de que venza un contrato, la facturación periódica de las cuotas y el historial de revisiones y averías de cada equipo.
Órdenes en su fecha
Con antelación suficiente para planificar la ruta y avisar al cliente.
Renovación de contratos
Aviso antes de que venza un contrato para renovarlo o revisar el precio.
Facturación periódica
Las cuotas del contrato se facturan solas cada mes, trimestre o año.
Historial por equipo
Todas las revisiones, averías y piezas cambiadas, consultables al momento.
Preguntas frecuentes
¿Se puede cambiar la frecuencia de las visitas según la temporada?
Sí. El contrato puede tener una frecuencia para cada época del año, y al llegar la fecha de cambio las órdenes se generan con la nueva frecuencia sin tocar nada.
¿Puedo agrupar los mantenimientos de una misma zona en el mismo día?
Sí, puedes ver las órdenes de la semana por zona y moverlas para que un técnico haga las cercanas juntas, lo que ahorra desplazamientos.
¿Qué diferencia hay entre mantenimiento preventivo y correctivo en el programa?
El preventivo se genera solo por calendario; el correctivo nace de una avería o aviso del cliente. Ambos quedan en el historial del equipo.
¿Se puede poner un código QR en cada equipo para ver su historial?
Sí, el técnico escanea la etiqueta y abre la ficha del equipo con sus revisiones anteriores.
¿Sirve para revisiones que exige la normativa de cada instalación?
Sí, defines la periodicidad que te marque la norma de cada equipo y el programa guarda la evidencia de cada revisión.
¿Se puede programar un mantenimiento por horas de uso en vez de por fechas?
Sí. Registras las horas o los kilómetros del equipo, a mano o desde una lectura automática, y el programa genera la orden al llegar al umbral que fijes. Puedes combinar los dos criterios y que salte lo que llegue primero.
¿Qué pasa si el cliente no está el día de la revisión programada?
El técnico marca la visita como no realizada con el motivo y el programa la deja pendiente de reprogramar. La oficina la ve en un listado propio y puede proponer otra fecha al cliente por WhatsApp sin perder el rastro.
¿Pueden mis clientes consultar el historial de sus equipos?
Sí, si activas el portal del cliente. Cada uno ve sus equipos, las revisiones hechas con sus partes firmados y la fecha de la siguiente. Evita muchas llamadas, sobre todo de administradores de fincas y empresas con varios locales.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: una empresa de mantenimiento de piscinas con 70 comunidades
Piensa en una empresa de mantenimiento de piscinas comunitarias en Murcia con unas 70 comunidades. En verano visita cada piscina dos veces por semana; en invierno, una vez al mes. El calendario vive en una pizarra y un Excel. Cada cambio de temporada se rehace a mano y siempre se escapa alguna comunidad. La facturación mensual lleva una mañana entera.
Cada piscina se da de alta como equipo con sus datos: volumen, tipo de depuradora y de tratamiento. El contrato de cada comunidad recoge la frecuencia por temporada, y las órdenes se generan solas en su fecha. El técnico sigue un checklist en el móvil: cloro, pH, limpieza de filtro, estado de la depuradora. Al final de mes, las cuotas se facturan juntas desde los contratos.
El cambio de temporada deja de ser una semana de reorganizar. Las visitas olvidadas suelen desaparecer, y cuando una comunidad pregunta qué se hizo en julio, el historial con fechas y mediciones está a mano.
Precio
Presupuesto cerrado antes de empezar, según los módulos que necesites, después de un diagnóstico gratuito.
Ver precios y packs →Plazo
Te damos las fases y las fechas por escrito en la propuesta. La migración de tus datos está incluida.
Pedir diagnóstico gratis →Lo que se pierde cuando las revisiones viven en una hoja de cálculo
Una hoja de cálculo sirve mientras una sola persona la cuida, pero falla en cuanto el volumen crece. Los problemas aparecen siempre en el mismo orden.
- Se olvida una revisión porque nadie filtró la columna de fechas ese mes.
- El técnico llega sin saber qué se cambió en la visita anterior.
- La cuota del contrato se factura tarde o no se factura.
- El contrato se renueva solo con el precio de hace tres años.
- Ante una reclamación, no hay forma rápida de demostrar qué se revisó y cuándo.
Cada uno de esos fallos cuesta dinero o un cliente. El programa los elimina porque la fecha de la próxima revisión se calcula sola al cerrar la anterior.
Por calendario, por uso o por estado: tres formas de programar
| Tipo | Qué dispara la revisión | Ejemplo |
|---|---|---|
| Por calendario | Una fecha fija cada cierto tiempo | Revisión anual de una caldera |
| Por uso | Horas de funcionamiento, kilómetros o ciclos | Carretilla elevadora cada 500 horas |
| Por estado | Una lectura de sensor fuera de rango | Vibración anormal en un motor |
Los dos primeros tipos se resuelven con este módulo. El tercero requiere sensores conectados y lo tratamos en el mantenimiento predictivo con sensores.
Si tus equipos tienen revisiones impuestas por normativa, el registro de mantenimientos obligatorios añade la documentación que pide cada inspección.
Caso hipotético: empresa de climatización con 300 contratos
Piensa en una empresa con 300 contratos de mantenimiento, cuatro técnicos y una persona en oficina. Cada lunes el programa le muestra las revisiones de las dos semanas siguientes agrupadas por zona.
La oficina las reparte con la planificación de rutas, el cliente recibe un aviso con la fecha y el técnico abre en el móvil la lista de comprobaciones del equipo concreto.
Al cerrar la visita, la siguiente queda programada. Si el técnico detecta una pieza desgastada, abre desde ahí un presupuesto de reparación que el cliente puede aceptar con un enlace.
A final de mes, las cuotas de los 300 contratos se facturan de golpe y la oficina solo revisa las excepciones.
¿Cómo se pasan los contratos actuales al programa?
La migración se hace una vez y conviene hacerla con calma para no arrastrar errores.
- Exportamos tu listado actual de clientes, equipos y contratos, venga de Excel o de otro programa.
- Unificamos direcciones y nombres de equipo para que no haya duplicados.
- Asignamos a cada equipo su periodicidad y su checklist.
- Fijamos la fecha de la próxima revisión a partir de la última que hiciste.
- Revisas una muestra antes de activar la generación automática.
Desde ese momento las órdenes salen solas y el técnico las cierra con los partes de trabajo con firma y fotos.