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Registro de mantenimientos obligatorios: ninguna revisión se te pasa
Un programa de mantenimientos obligatorios reúne en un calendario las revisiones de tus instalaciones (extintores, climatización, ascensores, instalación eléctrica, depósitos) y te avisa antes de que venzan.
Respuesta corta
Un registro de mantenimientos obligatorios es un programa que guarda cada instalación o equipo de tu empresa, la periodicidad de sus revisiones, la empresa que las hace y los certificados o actas. Genera avisos antes de cada vencimiento y deja el historial disponible para una inspección, una aseguradora o un cliente que lo pida.
¿Qué controla el programa?
Controla el inventario de instalaciones con su normativa, el calendario de revisiones propias y de inspecciones oficiales, los certificados de cada una y el seguimiento de los defectos hasta que se corrigen.
Inventario de instalaciones
Cada equipo con su ubicación, fecha de alta y normativa que le aplica.
Calendario de revisiones
Fechas de mantenimiento propio y de inspecciones por empresa autorizada.
Certificados y actas
El documento de cada revisión, adjunto y fácil de encontrar.
Incidencias
Defectos detectados, quién los corrige y cuándo se cierran.
Para quién está pensado
Para pymes con varios locales o naves, administradores de fincas, hoteles, residencias y centros educativos, y para empresas mantenedoras que quieren dar a sus clientes un registro ordenado de lo que revisan. Las periodicidades se configuran según la normativa de cada instalación, que revisamos contigo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo registrar también las revisiones internas que hace mi propio personal?
Sí. Además de las revisiones de empresas externas, puedes registrar comprobaciones propias con su checklist, su fecha y quién las hizo. Todo queda en el mismo calendario.
¿Puedo ver en un calendario todas las revisiones del año?
Sí. El programa muestra un calendario anual con todas las revisiones previstas por instalación. Así planificas las visitas y evitas que coincidan varias el mismo día.
¿Qué mantenimientos obligatorios tiene un local o una nave?
Depende de sus instalaciones: protección contra incendios, electricidad, climatización, ascensores o depósitos, entre otros. Se registran los que te apliquen.
¿El programa avisa también a la empresa que hace la revisión?
Sí. Puede enviar el aviso al mantenedor para que reserve la visita a tiempo.
¿Puedo llevar los mantenimientos de varios centros en el mismo programa?
Sí. Cada centro tiene sus equipos y ves un calendario conjunto o por ubicación.
¿Puede la empresa mantenedora subir el certificado directamente al programa?
Sí. Se le da un acceso limitado donde ve solo las instalaciones que revisa y sube el acta o certificado tras cada visita. Así no dependes de que te lo envíen por correo y quede perdido en la bandeja de entrada.
¿Sirve para una comunidad de propietarios o un administrador de fincas?
Sí. Cada comunidad es un centro con sus instalaciones, como ascensor, puerta de garaje o grupo de presión, y el administrador ve todos los vencimientos juntos. Se pueden enviar avisos al presidente o a los vecinos cuando hay una revisión programada.
¿Qué hago si una revisión detecta un defecto?
Se registra como incidencia con su gravedad, el plazo que da la empresa revisora y quién lo corrige. El programa avisa a medida que se acerca el plazo y la incidencia solo se cierra al subir el justificante de la reparación.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: una residencia de mayores con ascensores, caldera y grupo electrógeno
Imagina una residencia de mayores con 70 plazas en un edificio de tres plantas. Tiene dos ascensores, una caldera de gasóleo, equipos contra incendios, un grupo electrógeno y una instalación de agua caliente que exige controles periódicos. Cada instalación la revisa una empresa distinta y los certificados están repartidos entre el despacho de dirección y el cuarto de mantenimiento.
Se da de alta cada instalación con su empresa mantenedora y la frecuencia de revisión que figura en su contrato. El programa muestra un calendario del año con todas las fechas. Cada mantenedora recibe un aviso antes de su visita y puede subir el acta al terminar. El encargado de mantenimiento registra las comprobaciones internas desde el móvil, como las pruebas del grupo electrógeno.
En este ejemplo, cuando llega una inspección o una auditoría, dirección encuentra cualquier certificado en un minuto. Y si una revisión queda con defectos, se crea una tarea con fecha para corregirlos y no se olvida en un cajón.
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Las revisiones obligatorias más habituales en una pyme derivan de unas pocas normas técnicas, y el programa se configura a partir de ellas.
| Instalación | Norma de referencia | Quién revisa |
|---|---|---|
| Extintores, BIE, detección de incendios | Reglamento de instalaciones de protección contra incendios (RD 513/2017) | El titular y una empresa mantenedora habilitada |
| Climatización y calefacción | RITE (RD 1027/2007) | Empresa mantenedora habilitada |
| Instalación eléctrica de baja tensión | REBT (RD 842/2002) | Organismo de control, según el tipo de local |
| Torres de refrigeración y agua sanitaria | Prevención de legionelosis (RD 487/2022) | Personal formado y empresa especializada |
Las periodicidades exactas dependen de cada instalación y de la comunidad autónoma; se revisan contigo antes de cargarlas.
¿Qué te piden después de un siniestro o en una inspección?
Lo primero que suele pedir una aseguradora o un inspector es el certificado de la última revisión y el registro de las anteriores.
Si un incendio afecta a un almacén, la compañía querrá comprobar que los extintores y la detección estaban al día. Con el registro digital, esos certificados se descargan en un minuto, con la empresa que los firmó y la fecha. Lo mismo ocurre con un cliente grande que audita a sus proveedores, o con una auditoría de calidad: el historial completo, con incidencias cerradas, demuestra control. Si además trabajas con norma ISO, el registro se enlaza con la gestión de calidad sin papel.
Pasos para dejar el Excel de revisiones
- Reúne los últimos certificados de cada instalación, aunque estén en papel.
- Haz una lista de equipos por centro: cuántos extintores, qué máquinas de clima, qué cuadros eléctricos.
- Anota la empresa mantenedora de cada uno y el contacto.
- Carga todo en el programa y deja que calcule la próxima fecha de cada revisión.
- Digitaliza los certificados antiguos con el móvil para tener el histórico en un sitio.
A partir del primer mes, el trabajo se limita a confirmar las visitas que propone el calendario y adjuntar cada certificado nuevo. Si los certificados antiguos son muchos, la digitalización de archivo en papel los ordena por instalación y fecha.