Software de gestión modular a medida
Planificación de rutas: cada visita en el orden que tiene sentido
La planificación de rutas reparte y ordena las visitas del día entre técnicos, comerciales o repartidores según zona y horario, y les manda el recorrido al móvil.
Respuesta corta
Un planificador de rutas toma las visitas o entregas pendientes, con su dirección y franja horaria, y propone a quién asignarlas y en qué orden hacerlas para recorrer menos kilómetros y llegar a tiempo. Cada persona recibe su ruta en el móvil con navegación, y si surge una urgencia la ruta se recalcula y se avisa al cliente afectado.
¿Qué tiene en cuenta al planificar?
Al planificar cruza las franjas horarias de cada cliente, el punto de salida y la zona, lo que dura cada tipo de visita y la carga o especialidad de cada técnico o vehículo.
Franjas horarias
Clientes que solo pueden de mañana o con hora concertada.
Zona y punto de salida
Desde el almacén o desde casa del técnico, con regreso o sin él.
Duración de cada visita
Una revisión no ocupa lo mismo que una instalación completa.
Capacidad y especialidad
Carga de la furgoneta o técnico con la cualificación necesaria.
¿Qué ve el cliente y qué ve la oficina?
El cliente recibe la franja estimada y un aviso cuando el técnico va de camino; la oficina sigue en un mapa el avance de cada ruta y encaja las urgencias reordenando el resto.
Aviso de llegada
Mensaje al cliente con la franja estimada y otro cuando el técnico va de camino.
Mapa del día
En la oficina, dónde está cada ruta y qué visitas quedan.
Cambios de última hora
Una urgencia se encaja en la ruta más cercana y se reordena el resto.
Por qué una ruta del día sale peor de lo que parece
Una ruta hecha de memoria suele perder tiempo en detalles que nadie anota.
- Visitas encadenadas por orden de llamada y no por cercanía.
- Cruces de la ciudad para atender una franja horaria que se podía haber movido.
- Duraciones iguales para trabajos muy distintos.
- Técnicos que vuelven al almacén a por material que podía ir cargado.
- Urgencias que se meten sin reordenar el resto del día.
El resultado son kilómetros de más, clientes esperando y horas extra. Un planificador no hace milagros con un día mal dimensionado, pero sí saca el mejor orden posible de las visitas que hay.
A mano, con un mapa o con un planificador
| Método | Ventaja | Límite |
|---|---|---|
| A mano por zonas | Sin herramienta nueva | Depende de quien lo hace y no se adapta a imprevistos |
| Mapa online visita a visita | Ves distancias reales | Lento con más de un técnico y sin franjas horarias |
| Planificador en la gestión | Reparte entre varias personas con horarios y duraciones | Requiere direcciones y duraciones bien cargadas |
Para flotas grandes o reparto con muchas paradas existe además la optimización de rutas con IA, que tiene en cuenta más variables y aprende de los tiempos reales.
Ejemplo: tres técnicos y veinte avisos un lunes
Una empresa de mantenimiento tiene veinte avisos para el lunes: doce revisiones de una hora, seis reparaciones de dos horas y dos instalaciones de media jornada.
El planificador asigna las instalaciones al técnico que tiene la especialidad, agrupa las revisiones de la misma zona en otro y deja las reparaciones al tercero, respetando las tres visitas con hora cerrada.
A media mañana entra una urgencia. El programa la propone al técnico más cercano con hueco, recoloca la visita que se retrasa y manda un aviso al cliente afectado.
Cada técnico documenta sus visitas en partes firmados en el móvil y la oficina ve el avance en el mapa.
Datos que conviene tener limpios antes de empezar
- Direcciones completas y comprobadas, mejor con su punto en el mapa.
- Duración media por tipo de trabajo, aunque al principio sea aproximada.
- Horario de cada técnico y su punto de salida.
- Franjas horarias de los clientes que las tienen.
- Especialidades o carnés que limitan quién puede hacer qué.
Con estos cinco datos el planificador acierta desde la primera semana. Si además controlas los vehículos, su consumo y su mantenimiento, el módulo de gestión de flotas comparte la misma información.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se organizan las rutas de varios técnicos a la vez?
El programa reparte las visitas por zona, horario y especialidad, y tú puedes mover a mano cualquier visita antes de enviar las rutas.
¿El técnico puede cambiar el orden de sus visitas?
Sí, si lo permites; el cambio se refleja en la oficina y se ajustan los avisos a los clientes.
¿Se registran los kilómetros recorridos en cada ruta?
Sí, la ruta guarda la distancia estimada, útil para controlar gastos y cobrar desplazamientos.
¿Sirve el planificador para repartidores con entregas en franja horaria?
Sí. Cada entrega lleva su franja y su tiempo de descarga, y el planificador ordena las paradas para cumplirlas. Si una franja no se puede respetar con los vehículos disponibles, te avisa antes de enviar las rutas para que decidas qué mover.
¿Qué pasa con las visitas que no se pudieron hacer en el día?
Quedan marcadas como pendientes con el motivo que indique el técnico. Al planificar el día siguiente aparecen las primeras, para que no se pierdan entre los avisos nuevos, y al cliente le llega un aviso con la fecha nueva.
¿Tiene en cuenta el planificador el tráfico de cada hora?
Usa tiempos de trayecto estimados por el servicio de mapas, que ya consideran el tipo de vía y el tráfico habitual. Ningún sistema prevé un accidente concreto, por eso el técnico puede reordenar desde el móvil y la oficina lo ve al momento.