Software de gestión modular a medida
Presupuestos que se convierten en pedido y factura sin reescribirlos
Con este programa de presupuestos, el documento que aprueba tu cliente es el mismo que luego se convierte en pedido, albarán y factura, sin copiar líneas de un sitio a otro.
Respuesta corta
Un programa de presupuestos conectado a la facturación permite crear la oferta con los precios de tu catálogo, enviarla al cliente para que la acepte y, al aceptarla, transformarla en pedido y después en factura conservando todas las líneas, descuentos e impuestos. Se evitan errores de transcripción y se sabe en todo momento qué se presupuestó, qué se sirvió y qué se cobró.
¿Cómo es el recorrido de un presupuesto?
El presupuesto se monta con tu catálogo, el cliente lo acepta desde un enlace, pasa a pedido con entregas parciales si hace falta y termina en una factura registrada según Verifactu, siempre sobre el mismo documento.
Creación rápida
Eliges productos o servicios del catálogo, aplicas tarifa del cliente y el total se calcula solo.
Envío y aceptación
El cliente recibe un enlace, lo revisa y lo acepta o pide cambios desde el móvil.
Pedido y entregas parciales
Al aceptarse pasa a pedido; si sirves por partes, cada albarán descuenta lo entregado.
Factura final
La factura sale del pedido o de varios albaranes agrupados, ya registrada como exige Verifactu.
¿Qué controlas que antes se te escapaba?
Controlas qué versión del presupuesto aceptó el cliente, cuáles están a punto de caducar sin respuesta y qué trabajo o material ya entregado sigue sin facturar, tres fugas habituales cuando todo va en papel o Excel.
Versiones
Si cambias precios, queda la versión anterior y se sabe cuál aceptó el cliente.
Caducidad
Los presupuestos tienen fecha de validez y el programa te recuerda los que vencen sin respuesta.
Pendiente de facturar
Un listado te muestra lo entregado que todavía no se ha facturado.
Dónde se rompe la cadena cuando todo va por separado
Cuando el presupuesto se hace en un procesador de textos y la factura en otro programa, la información se pierde en los saltos entre uno y otro.
- El presupuesto aceptado se queda en el correo y nadie lo pasa a pedido.
- Se sirve material que no estaba en el presupuesto y no se factura.
- La factura se hace con el precio de tarifa y no con el descuento pactado.
- Un pedido servido en tres entregas acaba facturado dos veces o ninguna.
- Nadie sabe cuántos presupuestos se enviaron este mes ni cuántos se aceptaron.
Tener un único documento que avanza de estado evita todos estos fallos. Cada línea mantiene su precio y su descuento desde que se presupuesta hasta que se cobra.
Estados de un presupuesto y qué hacer en cada uno
| Estado | Qué significa | Acción recomendada |
|---|---|---|
| Borrador | Aún no se ha enviado | Revisar margen y condiciones |
| Enviado | El cliente lo tiene | Programar una llamada de seguimiento |
| Visto | El cliente ha abierto el enlace | Buen momento para contactar |
| Aceptado | Pasa a pedido | Planificar entrega o trabajo |
| Rechazado | Se pierde la venta | Anotar el motivo |
| Caducado | Pasó su fecha de validez | Reenviar actualizado o cerrar |
El paso de enviado a visto es muy útil para el comercial. Las tareas de cada estado se crean solas con el seguimiento comercial y tareas.
Caso práctico: un almacén de material eléctrico que sirve por partes
Un instalador pide presupuesto de material para una nave. El almacén lo prepara con la tarifa de ese cliente y lo envía por enlace. El instalador lo acepta desde la obra.
El pedido se sirve en tres veces porque parte del material está en camino. Cada albarán descuenta lo entregado y el pedido muestra en todo momento qué falta.
A final de mes, el almacén factura los tres albaranes en una sola factura, como tiene pactado con ese cliente. El documento sale con sus registros conforme a la facturación con Verifactu, sin teclear ninguna línea.
Tasa de aceptación: cómo medirla y mejorarla
La tasa de aceptación es el porcentaje de presupuestos enviados que el cliente acepta en un periodo. Se calcula en número y en importe, porque aceptar muchos presupuestos pequeños y perder los grandes no es lo mismo.
Para mejorarla, mira los motivos de rechazo agrupados, el tiempo que tardas en enviar cada presupuesto y si los seguimientos se hacen. Muchas pymes descubren que el problema es la demora en responder y no el precio.
Estos datos alimentan el embudo de ventas y oportunidades, donde ves cada operación en su etapa.
Preguntas frecuentes
¿Se puede facturar solo una parte de un presupuesto aceptado?
Sí. Puedes facturar por hitos, por porcentaje o solo las líneas ya entregadas, y el resto queda pendiente.
¿Puedo poner mi logo y mis condiciones en el presupuesto?
Sí, el PDF sale con tu imagen, tus condiciones de pago y los textos legales que necesites.
¿Qué pasa si el cliente rechaza el presupuesto?
Queda marcado como rechazado con su motivo, y la oportunidad del embudo se actualiza para tus estadísticas.
¿Puede el cliente firmar el presupuesto en lugar de solo aceptarlo?
Sí. Además del botón de aceptación, puedes pedir firma en pantalla con su nombre y DNI. Queda registrada la fecha, la hora y la versión exacta que aceptó, algo útil en presupuestos de importe alto o con condiciones especiales.
¿Se puede pedir un anticipo cuando el cliente acepta?
Sí. Al aceptar, el cliente puede recibir un enlace de pago por el porcentaje que fijes. El pedido queda pendiente hasta que se cobra el anticipo, y la factura final descuenta lo ya pagado de forma automática.
¿Qué ocurre si un precio cambia entre el presupuesto y la factura?
Se respeta el precio del presupuesto aceptado mientras esté vigente. Si necesitas repercutir una subida, haces una nueva versión y el cliente debe aceptarla. Así nunca se factura un importe distinto del que aprobó sin que lo sepa.