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Embudo de ventas: tus oportunidades, fase a fase
El embudo de ventas del CRM pone cada oportunidad en su fase, desde el primer contacto hasta la firma, para que sepas qué está a punto de cerrarse y qué se está enfriando.
Respuesta corta
Un embudo de ventas (o pipeline) es un tablero donde cada oportunidad comercial avanza por fases como contacto, visita, presupuesto enviado, negociación y ganada o perdida. Cada tarjeta lleva el importe, la fecha prevista de cierre y el responsable, de modo que de un vistazo sabes cuánto dinero tienes en juego y en qué paso se te escapan las ventas.
¿Cómo funciona el tablero?
El tablero muestra en columnas las fases reales de tu venta; mueves cada oportunidad arrastrándola, el cambio queda fechado y, con el importe y la probabilidad de cada fase, calcula una previsión ponderada.
Fases a tu medida
Defines las etapas reales de tu venta; una reforma no se vende igual que una suscripción.
Arrastrar y soltar
Mueves la oportunidad de columna cuando avanza y el cambio queda fechado.
Importe y probabilidad
Cada fase tiene un porcentaje, así el embudo calcula una previsión ponderada de ventas.
Motivo de pérdida
Al marcar una oportunidad como perdida eliges por qué: precio, plazo, competencia o sin respuesta.
¿Qué preguntas te responde?
Te dice cuánto vas a facturar este mes según las oportunidades abiertas, en qué fase se quedan paradas más días de la cuenta y cuáles son los motivos más habituales por los que pierdes ventas.
¿Cuánto voy a facturar este mes?
Suma de las oportunidades con cierre previsto, ajustada por su probabilidad.
¿Dónde se atascan?
Tiempo medio que pasa una oportunidad en cada fase y cuáles llevan demasiados días paradas.
¿Por qué pierdo ventas?
Ranking de motivos de pérdida por comercial, servicio o canal de origen.
¿Cuántas fases debería tener tu embudo de ventas?
Entre cuatro y siete fases es lo razonable para casi cualquier pyme. Con menos, todo se amontona en «en curso»; con más, el equipo deja de mover las tarjetas porque no sabe en cuál ponerlas.
Cada fase debería responder a un hecho comprobable, no a una sensación. «Presupuesto enviado» es una fase clara; «cliente interesado» no lo es.
Ejemplos hipotéticos de embudos distintos:
- Reformas. Solicitud, visita hecha, presupuesto enviado, revisión de cambios, aceptado.
- Software o servicios B2B. Primera llamada, demostración, propuesta, negociación, firmado.
- Academia. Interesado, prueba de nivel, propuesta de curso, matrícula.
Los contactos que todavía no han llegado a la primera fase se quedan en la captación de leads desde web y WhatsApp.
Las cifras del embudo que conviene revisar cada semana
| Cifra | Qué te dice | Qué hacer si va mal |
|---|---|---|
| Oportunidades nuevas | Si entra suficiente trabajo | Revisar captación y anuncios |
| Tasa de paso entre fases | Dónde se cae la venta | Mejorar esa fase concreta |
| Días medios por fase | Si el proceso es lento | Poner tareas y recordatorios |
| Importe ponderado | Facturación probable del mes | Ajustar compras o contratación |
| Motivos de pérdida | Por qué dicen que no | Revisar precio, plazos o propuesta |
Revisarlas quince minutos los lunes con el equipo comercial suele ser más útil que un informe largo a final de mes.
Cómo mantener el embudo al día sin que sea una carga
Un embudo desactualizado engaña más que no tener embudo. Para que el equipo lo mantenga sin esfuerzo:
- Haz que algunas fases se muevan solas: al enviar un presupuesto desde el programa, la tarjeta pasa a «presupuesto enviado».
- Asocia cada fase a una tarea con fecha, para que nadie deje una oportunidad sin siguiente paso.
- Permite actualizar desde el móvil al salir de una visita.
- Cierra como perdidas las oportunidades sin movimiento en un plazo largo, con su motivo.
Las tareas y recordatorios del comercial se gestionan en el seguimiento comercial y tareas, y si el embudo crece y necesitas más perspectiva, la guía CRM para empresas de servicios ayuda a elegir enfoque.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un lead y una oportunidad de venta?
El lead es un contacto interesado; la oportunidad aparece cuando hay una necesidad concreta, un importe estimado y una posible fecha de cierre.
¿Puedo tener varios embudos de venta a la vez?
Sí, por ejemplo uno para obra nueva y otro para mantenimiento, cada uno con sus propias fases.
¿El embudo avisa si una oportunidad lleva días sin moverse?
Sí, marcas un máximo de días por fase y el responsable recibe un aviso cuando se supera.
¿Puedo ver el embudo de ventas de cada comercial por separado?
Sí. El tablero se filtra por responsable, y cada comercial ve por defecto solo sus oportunidades. Dirección puede ver el total o comparar comerciales, por ejemplo cuántas oportunidades tiene abiertas cada uno, su tasa de cierre o en qué fase se le acumulan, para repartir mejor el trabajo.
¿Qué pasa con una oportunidad cuando se gana?
Al marcarla como ganada, el presupuesto asociado se convierte en pedido o en trabajo, el cliente pasa a tener su ficha completa y se genera lo que hayas configurado, como el contrato para firmar o la primera factura. La oportunidad queda en el historial con su fecha de cierre e importe final.
¿Se puede importar un embudo que ya tengo en otra herramienta?
Sí. Si vienes de otro CRM o de una hoja de cálculo, se importan las oportunidades abiertas con su fase, importe, responsable y notas. Antes de cargar, adaptamos las fases antiguas a las nuevas para que cada tarjeta caiga en su sitio y el equipo pueda seguir trabajando desde el primer día.