Software de gestión modular a medida
Captación de leads: todos los contactos en un mismo sitio
La captación de leads falla menos por falta de contactos que por contactos que se pierden. Aquí cada solicitud de la web, WhatsApp o tus anuncios entra en el CRM y se responde al momento.
Respuesta corta
Un sistema de captación de leads recoge automáticamente los contactos que llegan por formularios web, WhatsApp y anuncios (Meta o Google), los crea en el CRM con su origen, envía una primera respuesta inmediata y asigna el seguimiento a una persona. Así ningún interesado se enfría y sabes qué canal te trae clientes de verdad.
¿De dónde entran los contactos?
Entran desde los formularios de tu web, los mensajes nuevos de WhatsApp y los formularios de los anuncios de Meta y Google, y cada uno se guarda en el CRM con el canal del que procede.
Formularios de la web
Cada envío crea el contacto con la página desde la que llegó.
Los mensajes nuevos se registran como oportunidad, con la conversación guardada.
Anuncios de Meta y Google
Los formularios de los anuncios se vuelcan al CRM sin descargar hojas de cálculo.
¿Qué pasa en los primeros cinco minutos?
En esos primeros minutos el contacto recibe una respuesta automática, queda asignado a la persona que corresponde por servicio o zona y, si nadie lo atiende dentro del plazo fijado, el programa lanza un aviso.
Respuesta inmediata
Un mensaje automático confirma que lo has recibido y, si quieres, propone una cita.
Asignación
El contacto se asigna a quien toca según el servicio o la zona.
Seguimiento
Si nadie lo atiende en el plazo que fijes, el programa avisa.
¿Qué canal te trae clientes?
Cada contacto guarda su origen y su campaña. El informe te dice cuántos contactos, presupuestos y ventas sale de cada canal, para invertir donde funciona.
Preguntas frecuentes
¿Puedo apartar de forma automática los contactos que están fuera de mi zona de trabajo?
Sí. Si el formulario pide el código postal o la población, los contactos de fuera se marcan aparte y no generan tarea comercial. Puedes contestarles con un mensaje amable o derivarlos.
¿Qué pasa con los contactos que llegan de noche o en fin de semana?
Reciben la respuesta automática al momento y la tarea queda creada para la primera hora del siguiente día laborable, para que nadie se olvide de ellos.
¿Qué es un lead?
Un contacto que ha mostrado interés en lo que vendes, por ejemplo al rellenar un formulario o escribirte por WhatsApp, pero que todavía no es cliente.
¿Puedo conectar los formularios de Facebook e Instagram Ads?
Sí, se conectan para que los contactos de los anuncios de Meta entren en el CRM sin descargar archivos.
¿Cumple la protección de datos?
Sí, si los formularios recogen el consentimiento; guardamos el origen y la aceptación de cada contacto.
¿Cuánto tarda en llegar al CRM un contacto que rellena un anuncio de Meta?
Con la conexión directa, unos segundos. El formulario del anuncio envía los datos al CRM en cuanto la persona pulsa enviar, y la respuesta automática sale a continuación. Sin conexión, esos contactos se quedan en el administrador de anuncios hasta que alguien los descarga, a veces días después de que la persona mostrara interés.
¿Se pueden detectar contactos duplicados que escriben por varios canales?
Sí. El CRM compara teléfono y correo con los contactos existentes y, si coinciden, añade la nueva solicitud a la ficha que ya había en lugar de crear otra. Así el comercial ve que esa persona escribió primero por la web y luego por WhatsApp, y responde una sola vez con todo el contexto.
¿Puedo medir cuántos clientes reales me trae cada campaña de anuncios?
Sí, si cada contacto guarda su campaña de origen y luego se registra en el programa la venta o la cita. El informe cruza ambos datos y muestra cuántos contactos, presupuestos y clientes ha producido cada campaña, lo que permite comparar el gasto en anuncios con la facturación real que generan.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: un instalador de placas solares que tarda dos días en contestar
Piensa en una empresa de instalación de placas solares en Córdoba con dos técnicos comerciales. Entre los anuncios, el formulario de la web y WhatsApp le llegan unos 60 contactos al mes. Como los técnicos están en tejados casi todo el día, contestan a los dos o tres días. Para entonces, muchos interesados ya han pedido precio a otros.
Se configura un circuito único. El formulario pide dos datos clave: el importe medio de la factura de luz y si el tejado es plano o inclinado. Al entrar el contacto, recibe al momento un WhatsApp que le pide una foto de su factura. El lead se asigna al técnico de su zona y se le crea una tarea para llamar en menos de dos horas. Los contactos de fuera de la provincia se marcan aparte.
El resultado esperable es que casi nadie se queda sin respuesta el mismo día. Y al mes la empresa ve qué canal le trae instalaciones vendidas, no solo contactos: puede que los anuncios traigan muchos y la web traiga los que acaban firmando.
Precio
Presupuesto cerrado antes de empezar, según los módulos que necesites, después de un diagnóstico gratuito.
Ver precios y packs →Plazo
Te damos las fases y las fechas por escrito en la propuesta. La migración de tus datos está incluida.
Pedir diagnóstico gratis →¿Por qué se pierden tantos contactos que llegan por internet?
Se pierden porque llegan por sitios distintos y nadie es responsable de cada uno. El formulario de la web va a un correo, el WhatsApp lo lleva el móvil de quien esté libre y los contactos de los anuncios se quedan en el panel de Meta hasta que alguien los descarga.
En ese reparto aparecen tres fugas típicas:
- El contacto que llega un viernes por la tarde y se contesta el martes, cuando ya ha hablado con otra empresa.
- El mensaje de WhatsApp que se lee, se piensa contestar luego y se hunde bajo otros veinte chats.
- La persona que escribe por dos canales y recibe dos respuestas contradictorias.
Centralizar la captación de leads en el CRM corta estas tres fugas, porque cada contacto tiene dueño, fecha y estado desde el primer segundo.
Qué datos pedir en el formulario para no espantar al interesado
Cuantos menos campos, más contactos; cuantos más campos útiles, mejores contactos. El equilibrio depende del sector, pero esta regla funciona en la mayoría de casos:
| Campo | ¿Obligatorio? | Por qué |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | Para dirigirte a la persona |
| Teléfono o correo | Uno de los dos | Para responder por su canal preferido |
| Servicio que le interesa | Sí, con opciones cerradas | Para asignarlo a quien toca |
| Localidad | Según el negocio | Útil si trabajas por zonas |
| Presupuesto aproximado | No | Ayuda, pero frena a muchos |
El consentimiento para comunicaciones comerciales va siempre en una casilla aparte y sin marcar.
Ejemplos de circuito según el tipo de negocio
- Empresa de reformas. El contacto pide presupuesto desde un anuncio, recibe un WhatsApp con un enlace para enviar fotos de la estancia y el comercial lo ve con la visita propuesta.
- Academia de idiomas. Quien rellena el formulario recibe al momento las fechas de la prueba de nivel y puede reservar sin llamar.
- Clínica de estética. El contacto entra por Instagram y el asistente de IA para WhatsApp resuelve dudas de precio y propone una valoración.
- Distribuidor B2B. El formulario identifica si es tienda o particular y deriva a cada uno a su circuito.
Una vez el contacto muestra una necesidad concreta, pasa al embudo de ventas del CRM como oportunidad con importe y fecha.
También te puede interesar