Agentes de IA
Presupuestos automáticos con IA: de la consulta al PDF sin teclear
Con los presupuestos automáticos, la consulta que llega por web, correo o WhatsApp se convierte en una oferta calculada con tus precios, lista para que la revises y la envíes.
Respuesta corta
Un agente de presupuestos automáticos lee la petición del cliente, le pregunta lo que falta (medidas, cantidades, plazos), calcula el importe con tus tarifas y reglas, genera el presupuesto en PDF con tu plantilla y te lo pasa para aprobar. Una vez enviado, recuerda al cliente que lo tiene pendiente y te avisa cuando lo acepta.
¿Cómo prepara el presupuesto?
Interpreta lo que pide el cliente aunque lo explique a su manera, le pregunta solo los datos imprescindibles, calcula con tus tarifas y condiciones y genera un PDF con tu imagen que queda guardado en su ficha.
Entiende la petición
Aunque el cliente lo escriba a su manera, identifica qué servicio o producto necesita.
Pregunta lo que falta
Medidas, unidades, dirección o fecha: lo justo para poder calcular.
Aplica tus reglas
Tarifas, mínimos, desplazamientos, descuentos por volumen y márgenes que tú defines.
Genera el documento
PDF con tu imagen, condiciones y validez, guardado en la ficha del cliente.
¿Qué pasa después de enviarlo?
El seguimiento es donde más presupuestos se pierden. El agente recuerda al cliente la oferta pasados unos días, responde sus dudas sobre lo presupuestado y, si lo acepta, deja el trabajo listo para pasar a pedido o a factura en tu programa.
Preguntas frecuentes
¿Puede el agente avisar al cliente de que su archivo no sirve para imprimir?
Puede hacer comprobaciones básicas que le configures, como el formato o el tamaño del archivo, y avisar de que habrá que revisarlo. La revisión técnica de calidad la hace una persona antes de producir.
¿Puedo marcar trabajos que el agente nunca debe presupuestar solo?
Sí. Defines qué tipos de trabajo, importes o clientes pasan siempre a una persona, y el agente se limita a recoger los datos y avisarte.
¿El presupuesto sale al cliente sin que yo lo revise?
No, salvo que lo autorices para casos sencillos. Lo normal es que lo revises y lo apruebes con un clic.
¿Sirve para presupuestos con muchas variables, como reformas o fabricación?
Sí, siempre que las reglas de cálculo se puedan definir; las partidas fuera de norma quedan marcadas para que las valores tú.
¿Dónde quedan los presupuestos que prepara el agente?
En tu programa de gestión o CRM, en la ficha del cliente, con su estado: enviado, pendiente, aceptado o rechazado.
¿Puede el agente pedir fotos al cliente antes de presupuestar?
Sí. Puede pedir fotos del espacio, de la pieza o del problema, guardarlas en la ficha y usarlas para elegir la partida adecuada. Si la foto no basta para calcular, lo indica en el borrador y propone una visita, en lugar de dar un precio sin fundamento.
¿Cómo se actualizan los precios cuando cambian las tarifas?
Cambias la tarifa en tu programa o en la hoja de precios conectada y el agente usa los nuevos importes desde ese momento. Los presupuestos ya enviados mantienen su precio y su validez, y si alguno está a punto de caducar con la tarifa vieja, te avisa.
¿Puede generar varias opciones de presupuesto para el mismo cliente?
Sí. Puede preparar una versión básica y otra completa, o varias calidades de material, en el mismo PDF o en documentos separados. Ofrecer opciones ayuda a que el cliente compare dentro de tu oferta en lugar de pedir presupuesto a otra empresa.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: imprenta de Logroño que presupuesta tarjetas, flyers y lonas a diario
Piensa en una imprenta de Logroño con cuatro empleados que recibe unas 30 peticiones de presupuesto al día por correo y por la web. La mayoría son trabajos parecidos: tarjetas de visita, flyers, lonas y vinilos. Cada uno lleva diez minutos entre mirar la tarifa de papel, calcular tirada y acabados, y montar el PDF. Los presupuestos de la tarde salen al día siguiente y algunos clientes ya han encargado en otra parte.
Se carga en el agente la tarifa real de la imprenta: precio por tipo de papel y gramaje, tiradas, plastificado, troquel, metros de lona y coste de diseño si el cliente no trae archivo. El agente pregunta lo que falta, como el tamaño o si es a una o dos caras, y prepara el presupuesto con dos opciones de tirada para que el cliente compare. Los trabajos especiales, como un packaging a medida, pasan a una persona.
En una imprenta así, los presupuestos estándar pueden salir en minutos y el equipo dedica su tiempo a los encargos difíciles, que son los que más margen suelen dejar.
Precio
Con PIX, el agente de IA: desde 90 €/mes para 3 personas o 145 €/mes para 5, sin permanencia ni cuota de alta. Más usuarios o integraciones a medida, con presupuesto aparte.
Ver precios y packs →Plazo
Se empieza con un piloto de unas 4 semanas sobre un proceso concreto, con resultados medidos antes de ampliar.
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- Programa de presupuestos con mediciones: Presupuestos desde mediciones, hechos en la propia visita
- Presupuestos que pasan a pedido y factura: Presupuestos que se convierten en pedido y factura sin reescribirlos
- Configurador de presupuestos online: Presupuestador y configurador online: el precio, sin esperar
¿Qué necesitas tener preparado para automatizar presupuestos?
Necesitas una tarifa clara y las reglas que hoy aplicas de memoria al presupuestar. Si cada vez que haces una oferta abres el mismo Excel, sumas las mismas partidas y aplicas los mismos recargos, tienes casi todo. Lo que falta es ponerlo por escrito.
- Lista de servicios o productos con precio unitario.
- Mínimos de facturación y costes de desplazamiento por zona.
- Descuentos por volumen o por tipo de cliente.
- Plantilla de presupuesto con condiciones, validez y forma de pago.
- Ejemplos de presupuestos ya enviados, buenos y malos.
Si tu tarifa vive en la cabeza de una persona, el primer paso es sentarse con ella una mañana y sacarla. Ese trabajo sirve aunque luego no automatices nada.
Ejemplo: una empresa de reformas recibe una consulta por WhatsApp
Un cliente escribe: quiere cambiar el plato de ducha por uno de obra y alicatar la pared. El agente le pregunta medidas aproximadas, si hay que retirar mampara y en qué población está. Con esas respuestas aplica la tarifa: retirada, plato, alicatado por metro cuadrado, fontanería y desplazamiento.
Las partidas estándar salen calculadas. El tipo de azulejo, que el cliente aún no ha elegido, queda como partida abierta con un precio orientativo. El presupuesto llega a la responsable en PDF, marcado con lo que conviene confirmar en visita. Ella lo revisa, ajusta una cifra y lo aprueba. El cliente lo recibe esa misma tarde, en vez de tres días después. Para obras con mediciones más complejas existe el programa de presupuestos desde mediciones.
Presupuestos que encajan bien y presupuestos que no
| Encaja bien | Encaja peor |
|---|---|
| Servicios con tarifa por unidad, hora o metro | Proyectos únicos sin referencia de precio |
| Productos de catálogo con opciones | Ofertas que dependen de negociar con varios proveedores |
| Mantenimientos y cuotas periódicas | Trabajos donde el precio depende de una visita técnica |
| Formación por grupos y horas | Licitaciones con pliego propio |
En los casos de la columna derecha el agente sigue siendo útil para recoger datos, preparar el borrador y hacer el seguimiento, aunque el cálculo final lo haga una persona.
Cómo se mide si está funcionando
Se mide con tres cifras que puedes sacar de tu programa antes y después de implantarlo: horas entre la consulta y el envío del presupuesto, porcentaje de presupuestos que reciben respuesta del cliente y porcentaje que se aceptan. Si el tiempo de envío baja y la aceptación se mantiene o sube, el agente está haciendo su trabajo.
Una cuarta cifra interesante es cuántos presupuestos tienes que corregir antes de aprobar. Si es alta, falta afinar reglas o tarifas. Cuando el presupuesto aceptado pasa directo a pedido y factura con los presupuestos que pasan a pedido y factura, el ahorro se extiende a toda la cadena. El proceso completo se describe en los agentes que llevan pedidos e incidencias de principio a fin.