Agentes de IA
Agentes de IA que gestionan pedidos, presupuestos e incidencias enteros
Un agente de IA que gestiona pedidos e incidencias no se queda en contestar: recibe la petición, hace los pasos en tus programas y solo te llama cuando hay que decidir.
Respuesta corta
Un agente de IA de principio a fin es un asistente que recibe una petición (un pedido, una solicitud de presupuesto o una incidencia), consulta los datos necesarios en tus sistemas, ejecuta los pasos que tiene permitidos, informa al cliente del estado y deja todo registrado. Las decisiones sensibles, como un descuento o un abono, quedan pendientes de aprobación humana.
Tres procesos que puede llevar enteros
Pedidos, presupuestos e incidencias son los tres procesos que un agente puede cerrar de principio a fin: recibe la petición, comprueba tus datos, la registra en tu programa y mantiene informado al cliente.
Pedido
Recibe el pedido por correo o WhatsApp, comprueba stock y condiciones del cliente, lo crea en tu programa y confirma la fecha de entrega.
Presupuesto
Recoge lo que necesita el cliente, calcula con tus tarifas, prepara el PDF para que lo apruebes y hace el seguimiento.
Incidencia
Registra la queja con fotos, comprueba garantía e historial, abre el caso, lo asigna y mantiene informado al cliente.
¿Dónde se para el agente?
Se detiene ante cualquier excepción, como falta de stock o un cliente con deuda, y ante todo lo que toque dinero. Además, tú decides qué acciones puede ejecutar solo y cuáles esperan tu aprobación.
Excepciones
Un artículo sin stock, un cliente con deuda o un dato que no encuentra: avisa a la persona responsable.
Dinero
Descuentos, abonos o devoluciones requieren tu visto bueno antes de ejecutarse.
Límites que tú pones
El administrador decide qué acciones puede hacer solo y cuáles necesitan aprobación.
Preguntas frecuentes
¿Entiende el agente los pedidos que mis clientes escriben con sus propias palabras?
Suele entenderlos bien si tiene el historial de compras de cada cliente y el catálogo con sus nombres habituales. Cuando duda, pregunta al cliente o lo deja para revisión, en lugar de adivinar.
¿Puede el agente cerrar los pedidos a una hora límite para el reparto del día siguiente?
Sí. Se fija la hora de corte y el agente avisa al cliente de que su pedido entra en el siguiente reparto si llega más tarde. Las excepciones las autoriza una persona.
¿Qué diferencia hay entre un chatbot y un agente que gestiona procesos?
El chatbot conversa; el agente además actúa en tus programas: crea el pedido, abre la incidencia o envía el presupuesto, con trazabilidad.
¿Por qué proceso conviene empezar?
Por el que más se repite y más tiempo se come en tu empresa, con un responsable interno que lo conozca bien.
¿Queda registro de lo que ha hecho el agente en cada caso?
Sí. Cada paso queda anotado con fecha, datos usados y resultado, para revisarlo cuando quieras.
¿Puede un agente llevar a la vez pedidos de varios canales?
Sí. Recibe pedidos por correo, WhatsApp, web o teléfono y los trata igual, con las mismas comprobaciones de stock y condiciones. El cliente recibe la confirmación por el canal que usó, y en tu programa todos los pedidos aparecen juntos con indicación de su origen.
¿Qué pasa si el agente no encuentra un dato que necesita?
Para el proceso en ese punto, avisa a la persona responsable de qué falta y deja el caso en espera sin inventar nada. Cuando el dato aparece, por ejemplo una referencia nueva dada de alta en el catálogo, el agente retoma el caso donde lo dejó.
¿Cuánto tarda en estar en marcha un agente que gestiona incidencias?
Un proceso bien definido suele estar en piloto en pocas semanas: una para fijar reglas y conexiones, otra de pruebas con casos reales y después un periodo de uso supervisado. Los plazos se alargan si antes hay que ordenar los datos o acordar cómo se resuelve cada tipo de incidencia.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: distribuidora de hostelería de Valencia que recibe pedidos por WhatsApp
Imagina una distribuidora de bebidas y menaje para bares en Valencia, con dos personas en oficina y unos 250 clientes. Cada noche los bares mandan sus pedidos por WhatsApp, a veces con nombres de producto inventados: «lo de siempre», «dos cajas de la rubia». A primera hora, la oficina tarda casi tres horas en pasar todo al programa antes de que salgan los camiones.
Aquí se configura un agente que lleva el pedido entero. Lee el mensaje, lo traduce a referencias del catálogo usando el historial de cada bar, comprueba stock y ruta de reparto, y devuelve al cliente un resumen para que lo confirme. Si algo no cuadra, como un producto agotado o una cantidad rara, propone una alternativa o lo marca para que lo mire una persona. Con la confirmación, el pedido queda grabado y entra en la hoja de carga.
Por la mañana la oficina revisa solo las excepciones, que en un negocio así suelen ser pocas. Las tres horas de teclear pueden bajar a media hora, y los camiones salen con los pedidos cerrados sin esperar a nadie.
Precio
Con PIX, el agente de IA: desde 90 €/mes para 3 personas o 145 €/mes para 5, sin permanencia ni cuota de alta. Más usuarios o integraciones a medida, con presupuesto aparte.
Ver precios y packs →Plazo
Se empieza con un piloto de unas 4 semanas sobre un proceso concreto, con resultados medidos antes de ampliar.
Pedir diagnóstico gratis →¿Qué hace falta para que un agente lleve un proceso entero?
Hace falta que el proceso tenga pasos repetibles, que los datos estén en programas accesibles y que alguien defina dónde están los límites. Si hoy cada pedido o incidencia se resuelve de una forma distinta según quién lo coja, primero hay que acordar cómo se hace bien; el agente aplicará después ese criterio a todos los casos.
Los requisitos técnicos son más sencillos de lo que parece: acceso al canal por donde entra la petición, como correo o WhatsApp, y a los programas donde se consulta y se registra, como el ERP, el CRM o la hoja de stock. Si alguno no tiene conexión directa, se busca un puente con las integraciones y la API de PIX.
Recorrido de una incidencia en un taller
Un ejemplo hipotético de cómo lo lleva el agente:
- El cliente escribe por WhatsApp que el coche hace un ruido desde que lo recogió.
- El agente identifica al cliente por su teléfono y localiza la última orden de reparación.
- Pide un vídeo corto del ruido y pregunta desde cuándo ocurre.
- Comprueba que la reparación está dentro de garantía.
- Abre la incidencia en el programa con el vídeo adjunto y la asigna al jefe de taller.
- Ofrece al cliente dos huecos para traer el coche y confirma el elegido.
- Al cerrar la reparación, avisa al cliente y pregunta si todo ha quedado bien.
El jefe de taller solo interviene para diagnosticar. El resto ya está hecho.
Chatbot, automatización o agente: cuál necesitas
| Herramienta | Qué hace | Cuándo basta |
|---|---|---|
| Chatbot | Responde preguntas con información fija | Dudas frecuentes sin consultar datos |
| Automatización | Ejecuta pasos fijos ante un evento | Procesos sin conversación ni excepciones |
| Agente de proceso | Conversa, consulta datos, decide según reglas y actúa | Procesos con cliente, datos y casos distintos |
Muchas empresas usan las tres a la vez. Un chatbot en la web, automatizaciones para avisos internos y un agente para el proceso que más horas consume. Las automatizaciones sin conversación se tratan en automatización y datos.
Cómo se mide el resultado de un agente de proceso
- Casos cerrados sin intervención humana frente al total recibido.
- Tiempo desde la entrada hasta la resolución, comparado con el que había antes.
- Casos escalados y motivo, que muestran dónde faltan reglas.
- Errores detectados después, como un pedido con la referencia equivocada.
- Valoración del cliente cuando se le pregunta al cerrar.
Estas cifras se revisan al final del piloto y después cada mes. Si el porcentaje de casos escalados no baja con el tiempo, el proceso tiene más excepciones de las previstas y conviene acotarlo. Para incidencias con garantías y devoluciones, el agente trabaja sobre el software de postventa e incidencias.