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Factura electrónica B2B: emítela y recíbela desde tu programa
La factura electrónica B2B será obligatoria entre empresas y autónomos. Con nuestro programa de gestión las envías, las recibes y comunicas su estado de pago sin cambiar de herramienta.
Respuesta corta
La factura electrónica B2B obligatoria no es un PDF por correo: es un archivo estructurado que se intercambia por plataformas autorizadas o por la solución pública de la Agencia Tributaria, y en el que además hay que informar de cuándo se paga. Será obligatoria desde el 6 de octubre de 2027 para quien facture más de 8 millones de euros y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto.
¿En qué se diferencia de lo que haces hoy?
Cambian tres cosas respecto al PDF que mandas por correo: el formato del archivo, que leerá el programa de tu cliente; el canal de envío, que debe estar autorizado; y la obligación de comunicar cuándo se paga.
Archivo estructurado, no PDF
La factura viaja en un formato que el programa del cliente lee sin que nadie teclee nada.
Envío por canal autorizado
Plataformas de intercambio o la solución pública de la AEAT, en lugar del correo electrónico.
Estado de pago
Hay que informar de cuándo se cobra o se paga cada factura, lo que ayuda a vigilar la morosidad.
¿Cómo lo resolvemos?
Lo resolvemos dentro de tu propio programa: la factura que ya emites sale también en formato electrónico, las de tus proveedores entran sin teclearlas y el estado de cobro o pago se comunica al registrarlo.
Emisión desde la misma factura
La factura que ya generas (con Verifactu) se envía también en formato electrónico.
Recepción automática
Las facturas de proveedores entran en el programa sin teclearlas.
Estado de cobro sincronizado
Al marcar un cobro, el estado se comunica; al recibir un pago, se refleja en tu tesorería.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir mandando también el PDF a los clientes que lo piden?
Sí. La factura electrónica sale por su canal y, si el cliente lo quiere, puedes enviarle además la copia en PDF de siempre para su archivo.
¿Qué ocurre si un cliente rechaza una factura electrónica?
El rechazo queda reflejado en el estado de la factura con su motivo. A partir de ahí revisas el error y emites la corrección que corresponda desde el programa.
¿Qué empresas están obligadas a la factura electrónica B2B?
Todas las empresas y autónomos en sus operaciones con otras empresas y profesionales: primero quienes facturan más de 8 millones de euros (6/10/2027) y después el resto (6/10/2028).
¿Verifactu y factura electrónica son lo mismo?
No. Verifactu controla cómo se registran tus facturas; la factura electrónica B2B regula cómo se envían y reciben entre empresas. Hay que cumplir las dos.
¿Afecta a las facturas a particulares?
No: la obligación es para operaciones entre empresas y profesionales.
¿Qué formatos de archivo se usan en la factura electrónica entre empresas?
Se usan formatos estructurados que un programa puede leer sin intervención humana, como Facturae, el que ya se emplea con la Administración, o UBL, muy extendido en Europa. El programa genera el formato que corresponda según el canal y el destinatario, de forma que no tienes que elegirlo en cada factura.
¿Tendré que pagar por enviar facturas por una plataforma de intercambio?
Depende de la vía. La Agencia Tributaria ofrecerá una solución pública gratuita, y las plataformas privadas de intercambio cobran según sus condiciones. Te ayudamos a valorar qué opción conviene según cuántas facturas emites y recibes y con qué clientes trabajas, antes de que llegue tu fecha de obligación.
¿Qué pasa con las facturas de proveedores que sigan llegando en PDF?
Durante la transición convivirán ambos formatos. Las que lleguen en PDF se pueden seguir procesando con lectura automática para no teclearlas, y las electrónicas entran directamente. El programa registra cada factura igual sea cual sea su origen, para que la contabilidad y la conexión con la asesoría no cambien.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: un proveedor de limpieza industrial que teclea 200 facturas al mes
Piensa en una empresa de suministros de limpieza industrial en Getafe. Vende a unas 150 empresas y compra a 30 proveedores. Hoy manda sus facturas en PDF por email y recibe unas 200 al mes de la misma forma. Una persona de administración pasa varias horas a la semana tecleando las recibidas y preguntando a los clientes si han pagado.
Con la factura electrónica activada, la factura se emite desde el mismo sitio de siempre, pero sale como archivo estructurado por el canal autorizado. Las de proveedores que ya la envían así entran solas en una bandeja y se revisan antes de contabilizarlas. Cuando un cliente marca la factura como pagada, el estado se actualiza en el programa sin mirar el banco.
Para una empresa así, la administración puede ganar entre seis y ocho horas al mes que antes se iban en teclear y perseguir estados de pago. Y lo más útil: se prepara con calma, antes de que la obligación le llegue, sin cambiar su forma de facturar.
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- Verifactu plazos autónomos y sociedades: Qué es Verifactu y cuándo te afecta
- ERP con Verifactu: Facturación con Verifactu y factura electrónica B2B en tu ERP
- Facturación con Verifactu: Programa de facturación con Verifactu, dentro de tu gestión
Lo que puedes ir preparando ya, aunque falten meses
Puedes adelantar casi todo el trabajo que no depende de la fecha: ordenar datos, revisar procesos y elegir programa. Dejarlo para el último trimestre suele significar cambiar de herramienta con prisas y con el equipo en plena campaña.
- Revisa que cada cliente empresa tiene bien su NIF, razón social y dirección fiscal.
- Pide a tus proveedores habituales que confirmen con qué medio enviarán sus facturas.
- Comprueba si tu programa actual tiene prevista la emisión y recepción estructurada.
- Ordena cómo registras hoy los cobros, porque habrá que comunicar el estado de pago.
- Implanta primero Verifactu, que es la obligación más cercana, en un programa que también cubra la B2B.
Las dos obligaciones se apoyan en la misma base, la facturación con Verifactu dentro de tu gestión, así que conviene resolverlas con una única herramienta.
¿Cómo cambia el trabajo de administración en la práctica?
Cambia sobre todo la recepción. Hoy alguien abre el correo, descarga el PDF del proveedor y lo teclea o lo sube; con la factura electrónica, la factura llega como datos y entra directamente en el programa con sus importes y conceptos.
| Tarea | Hoy | Con factura electrónica B2B |
|---|---|---|
| Recibir factura de proveedor | PDF por correo, se teclea | Entra como datos, se revisa |
| Enviar factura a cliente empresa | PDF adjunto | Fichero estructurado por canal autorizado |
| Saber si te han pagado | Mirar el banco | El cliente comunica el estado de pago |
| Reclamar retrasos | Revisión manual | Retrasos visibles con datos objetivos |
Ese último punto conecta con el semáforo de cobros e impagos, que se alimenta del estado de cada factura.
Dudas frecuentes de autónomos y pequeñas empresas
Las dudas que más repiten los negocios pequeños tienen que ver con si les toca y con qué hacer si sus clientes son mixtos.
- Si vendes a particulares y a empresas, la obligación afecta solo a las facturas emitidas a empresas y profesionales.
- Si eres autónomo con pocos clientes empresa, también te afecta en la fecha general, aunque el volumen sea bajo.
- Si recibes facturas de proveedores pequeños, vas a necesitar poder recibirlas en formato electrónico cuando les llegue su obligación.
- Si ya trabajas con la Administración enviando Facturae, la lógica te resultará conocida.
El calendario completo de obligaciones para empresas está en normativas 2026-2027.