ERP para pymes
Facturación con Verifactu y factura electrónica B2B en tu ERP
Un ERP con Verifactu y factura electrónica B2B centraliza la facturación de toda la empresa, salga la factura del mostrador, de la web, de una obra o de un contrato.
Respuesta corta
En un ERP, la facturación no es un programa aparte: recibe las ventas de todos los módulos y emite cada factura con su registro Verifactu y, cuando la operación es entre empresas, en formato electrónico. Las facturas de proveedores entran por la misma vía y se enlazan con las compras. Así cumples ambas normas sin depender de que cada departamento lo haga bien por su cuenta.
¿Qué resuelve el ERP frente a facturar por separado?
Resuelve que todas las ventas, del TPV a las obras, facturen con una numeración controlada, que las facturas de proveedores se casen con sus compras y que cada estado de cobro se actualice al conciliar el banco.
Una sola numeración controlada
Series por tipo de venta o por centro, sin huecos ni duplicados.
Todas las fuentes de venta
TPV, tienda online, pedidos, obras y cuotas facturan con el mismo sistema.
Recepción enlazada a compras
Las facturas electrónicas de proveedores se casan con su pedido y su albarán.
Estado de cobro y pago
El estado de cada factura se actualiza al conciliar el banco.
¿Qué fechas hay que tener en cuenta?
Verifactu tiene como fechas vigentes el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto; Hacienda ha anunciado un aplazamiento a octubre de 2028 pendiente de BOE. La factura electrónica B2B será obligatoria desde el 6 de octubre de 2027 para quien facture más de 8 millones de euros y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener una serie de facturas distinta para cada furgoneta de reparto?
Sí. Cada furgoneta o punto de venta puede tener su propia serie dentro del mismo ERP, y todas cumplen los mismos requisitos de registro que las de la oficina.
¿Las facturas de proveedores que me llegan en PDF también se pueden registrar en el ERP?
Sí. Se registran y se enlazan a su pedido y recepción. A medida que más proveedores envíen factura electrónica estructurada, ese registro será cada vez más automático.
¿Puedo llevar varias sociedades con su propia facturación en el mismo ERP?
Sí. Cada sociedad tiene sus series, sus registros y sus datos fiscales, y dirección puede ver el conjunto.
¿Las facturas del TPV y de la tienda online también cumplen en el ERP?
Sí. Al salir todas del mismo módulo de facturación, todas generan su registro con las mismas reglas.
¿Conviene implantar ahora el ERP si Verifactu puede aplazarse?
Sí: el aplazamiento no está publicado en el BOE y adaptar la facturación con margen evita cambiar de programa con prisas.
¿Qué pasa con las facturas que ya emití antes de usar el ERP?
Las facturas anteriores siguen siendo válidas y no hay que rehacerlas. En el ERP se carga el último número de cada serie para continuar la numeración sin saltos, y el histórico puede migrarse para consulta. Los registros de Verifactu se aplican a las facturas que se emitan desde que el sistema está en marcha.
¿El ERP me deja elegir entre la modalidad Verifactu y la no Verifactu?
Sí. En la modalidad Verifactu los registros se envían automáticamente a Hacienda, y en la otra se conservan en el propio sistema con requisitos adicionales de firma y custodia. Lo habitual en pymes es elegir Verifactu por sencillez, pero conviene decidirlo con tu asesoría.
¿Cómo emito una factura rectificativa en el ERP?
Desde la factura original se crea la rectificativa, que hereda cliente, líneas e impuestos para modificar solo lo necesario. El ERP la numera en su serie propia, enlaza ambas facturas y genera el registro correspondiente, de forma que el historial completo queda trazado.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: distribuidora de bebidas que factura desde la oficina y desde la ruta
Piensa en una distribuidora de bebidas para hostelería en Granada con doce personas y unas 900 facturas al mes. Hoy factura desde tres sitios: un programa antiguo en la oficina, talonarios en las furgonetas de reparto y un Excel para los abonos de envases. Las numeraciones se pisan y cada cierre es una búsqueda del tesoro.
En el ERP se configura una serie para la oficina y otra para cada furgoneta. Los repartidores facturan desde una tablet en el bar, y cada factura queda registrada al momento con su código QR, igual que las de la oficina. Los abonos de envases salen como rectificativas enlazadas a la factura original. Por el lado de compras, las facturas de los proveedores se reciben y se enlazan a su pedido, y quedan listas para cuando la factura electrónica entre empresas sea obligatoria.
En este ejemplo, la distribuidora pasa de tres orígenes a uno solo. El cierre de mes puede bajar de dos días a una mañana, y la gerente sabe en cualquier momento qué bares tienen facturas sin cobrar.
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- Verifactu plazos autónomos y sociedades: Qué es Verifactu y cuándo te afecta
- Factura electrónica obligatoria B2B: Factura electrónica B2B: emítela y recíbela desde tu programa
- Facturación con Verifactu: Programa de facturación con Verifactu, dentro de tu gestión
¿Qué hace el ERP con cada factura para cumplir Verifactu?
Cada vez que el ERP emite una factura genera un registro de facturación con sus datos esenciales, lo encadena con una huella al registro anterior para que no pueda alterarse sin dejar rastro y añade un código QR en el documento. En la modalidad Verifactu, ese registro se envía además a la Agencia Tributaria de forma automática.
Para quien factura, el cambio es casi invisible. La diferencia está en lo que ya no se puede hacer:
- Borrar una factura emitida. Hay que anularla o rectificarla, y queda constancia.
- Cambiar la fecha o el importe de una factura pasada sin generar un nuevo registro.
- Dejar huecos en la numeración de una serie.
Si quieres repasar qué es y a quién afecta, nuestro artículo divulgativo sobre Verifactu y sus plazos lo explica sin tecnicismos.
Factura electrónica entre empresas: recibir importa tanto como emitir
Con la factura electrónica B2B, tu empresa tendrá que emitir facturas en formato estructurado a otras empresas y también recibirlas así de tus proveedores. Muchas pymes piensan solo en emitir y descuidan la recepción, que es donde más se puede ahorrar.
Cuando la factura del proveedor llega en formato electrónico, el ERP lee sus datos sin teclearlos: proveedor, fecha, base, impuestos y líneas. Después la compara con el pedido y el albarán y, si cuadra, la deja lista para pagar. Si no cuadra, la marca para revisión.
La ley prevé además que se informe del estado de pago de las facturas, lo que obligará a tener al día qué está pagado y qué no. El ERP lo resuelve porque cada pago conciliado actualiza la factura. Para el detalle técnico, mira la factura electrónica B2B en el software de gestión.
Pasos para tener la facturación del ERP lista a tiempo
Prepararse con margen evita prisas en los últimos meses. Este es un orden razonable de trabajo para una pyme:
- Inventariar todos los puntos desde los que hoy emites facturas: oficina, TPV, web, técnicos.
- Decidir las series de facturación que vas a mantener y cerrar las que sobran.
- Llevar todos esos puntos al ERP para que facturen con el mismo sistema.
- Revisar con tu asesoría cómo recibirá los datos a partir de ahora.
- Pedir a tus proveedores principales que envíen sus facturas en formato electrónico.
En cuanto al calendario de Verifactu, las fechas en vigor son 1/1/2027 si tu empresa es sociedad y 1/7/2027 para autónomos y demás obligados; el retraso hasta octubre de 2028 que ha comunicado Hacienda todavía espera su publicación en el BOE. Si solo necesitas facturar sin ERP completo, existe la facturación con Verifactu como módulo independiente.