Software de gestión modular a medida
Agenda y citas online que se rellenan solas
Una agenda de citas online conectada a tu gestión: tus clientes reservan cuando quieren y cada cita queda en su ficha, con su historial y su factura.
Respuesta corta
Una agenda de citas online permite que el cliente reserve solo desde la web, WhatsApp o tu ficha de Google según tu disponibilidad real, le envía recordatorios para que no falte y guarda cada cita en su ficha. Conectada al programa de gestión, la cita genera después la factura sin volver a teclear.
¿Desde dónde reservan tus clientes?
Tus clientes pueden reservar desde tres puntos que acaban en la misma agenda: el botón de tu web, una conversación de WhatsApp con el asistente y el enlace de tu perfil de Google Business.
Tu web
Un botón de reserva que muestra solo los huecos libres de cada profesional o sala.
El asistente propone horas y confirma la cita en la conversación.
El enlace de reserva en tu perfil de Google Business lleva a la misma agenda.
¿Qué evita las ausencias?
Las ausencias bajan cuando el cliente recibe un recordatorio con opción de confirmar o cambiar, cuando deja una señal en servicios largos y cuando los huecos cancelados pasan solos a la lista de espera.
Recordatorio el día antes
Con opción de confirmar o cambiar la cita en un toque.
Señal o pago por adelantado
Para servicios largos o clientes que ya han faltado.
Lista de espera
Si alguien cancela, el hueco se ofrece automáticamente a otro cliente.
Preguntas frecuentes
¿Puedo poner duraciones distintas para cada tipo de cita?
Sí. Cada servicio tiene su duración y la agenda solo ofrece los huecos donde cabe entero. Así nunca se cuela una cita larga en un hueco de veinte minutos.
¿Puedo dejar un margen entre citas para limpiar o preparar la sala?
Sí, se configura un tiempo de descanso tras cada cita o solo tras ciertos servicios. El cliente no lo ve como hueco libre y tú no vas siempre con retraso.
¿Puedo tener varias agendas, una por profesional o sala?
Sí, cada profesional, sala o recurso tiene su agenda y el cliente ve solo lo disponible.
¿Puedo ver las citas en mi calendario de siempre?
Se puede sincronizar con calendarios como Google Calendar u Outlook; lo dejamos configurado en la puesta en marcha.
¿Puedo bloquear horas para trabajo interno?
Sí, marcas bloques no reservables y la agenda online los respeta.
¿El cliente tiene que registrarse para reservar una cita online?
No es obligatorio. Puede reservar con su nombre y su teléfono, y el programa lo reconoce si ya es cliente. Si quieres que consulte sus citas anteriores o cancele por su cuenta, se le puede dar un acceso sencillo con un código que recibe por WhatsApp o correo, sin contraseñas difíciles de recordar.
¿Qué pasa si dos personas intentan reservar el mismo hueco a la vez?
La agenda bloquea el hueco en el momento en que el primero confirma, así que el segundo ve que ya no está libre y se le proponen las horas más cercanas. Nunca se crean dos citas en el mismo hueco para el mismo profesional, salvo que tú lo permitas expresamente para servicios en grupo.
¿Puedo cobrar la cita por adelantado al reservar online?
Sí. Puedes pedir el pago completo o una señal en los servicios que elijas, con tarjeta o enlace de pago. El cobro queda asociado a la cita y, al terminar el servicio, la factura descuenta lo ya pagado. Si el cliente cancela dentro de plazo, decides si se devuelve o queda como saldo.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: un centro de podología con dos profesionales y el teléfono saturado
Imagina un centro de podología en Valladolid con dos podólogas y una recepcionista a media jornada. Cada día entran unas 25 llamadas para pedir o cambiar cita, muchas mientras las dos están en consulta. Por la tarde no hay nadie al teléfono y esas llamadas se pierden.
Con la agenda online se crean dos agendas, una por podóloga, y tres tipos de cita con su duración: quiropodia de 30 minutos, estudio de la pisada de 60 y revisión de plantillas de 20. Las primeras visitas solo se ofrecen a primera hora, que es cuando hay sala libre para el estudio. Entre cita y cita quedan 10 minutos para limpiar y preparar el instrumental. El cliente reserva desde la web o desde la ficha de Google y recibe la confirmación al momento.
En unas semanas suele pasar que la mitad de las citas llegan ya solas. Las llamadas pueden bajar de 25 a unas 10 al día, y la recepcionista dedica ese tiempo a cobrar y a preparar los bonos de plantillas. Las tardes dejan de ser un agujero: quien quiere cita a las nueve de la noche, la coge.
Precio
Presupuesto cerrado antes de empezar, según los módulos que necesites, después de un diagnóstico gratuito.
Ver precios y packs →Plazo
Te damos las fases y las fechas por escrito en la propuesta. La migración de tus datos está incluida.
Pedir diagnóstico gratis →¿Cuánto se tarda en tener la agenda online funcionando?
Una agenda de citas online básica, con un profesional y una lista corta de servicios, puede quedar lista en pocos días si tienes claros los horarios y la duración de cada servicio. Lo que más alarga la puesta en marcha suele ser decidir las reglas, no la parte técnica.
- Apuntas los servicios que se pueden reservar y cuánto dura cada uno, incluido el tiempo de preparación entre clientes.
- Defines los horarios de cada profesional, sala o máquina, con sus días libres.
- Importamos los clientes que ya tienes para que la cita se asocie a su ficha y no se dupliquen.
- Colocamos el botón de reserva en tu web, en el perfil de Google y en el asistente de WhatsApp.
- Haces una semana de prueba con clientes de confianza y ajustamos lo que chirríe.
Si además quieres cobro de señal o lista de espera, se activa en esa misma fase.
Agenda de papel, calendario compartido o agenda conectada a la gestión
La diferencia entre estas tres opciones está en lo que pasa después de apuntar la cita. Con la libreta o con un calendario genérico la cita es solo una hora ocupada; conectada al programa, la cita sabe quién es el cliente, qué servicio viene a hacerse y qué hay que cobrarle.
| Aspecto | Libreta | Calendario genérico | Agenda conectada |
|---|---|---|---|
| Reserva sin llamar | No | Limitada | Sí, con huecos reales |
| Recordatorio al cliente | A mano | Solo por correo | WhatsApp o correo automático |
| Historial del cliente | No | No | En su ficha |
| Factura tras la cita | Se teclea | Se teclea | Sale de la propia cita |
Si hoy trabajas con una web de reservas que no habla con tu facturación, te interesa ver cómo plantear una página web con reservas integradas.
Reglas de reserva que conviene decidir antes de abrir la agenda
Las reglas de reserva son las condiciones que el sistema aplica solo para que nadie te llene el día de huecos imposibles. Merece la pena pensarlas con calma:
- Antelación mínima. Por ejemplo, no aceptar reservas con menos de dos horas de margen.
- Tiempo entre citas. Minutos para limpiar la cabina, cambiar de sala o desplazarte.
- Servicios que necesitan dos recursos. Un tratamiento que ocupa a la vez una profesional y una máquina concreta.
- Política de cancelación. Hasta cuándo se puede anular sin perder la señal.
- Clientes nuevos frente a habituales. Algunas consultas prefieren que la primera visita se reserve por teléfono.
Los avisos previos se configuran aparte, con los recordatorios automáticos por WhatsApp.
Cómo se adapta según el tipo de negocio
La misma agenda online se configura de forma muy distinta según lo que vendes. Algunos ejemplos hipotéticos:
- Una clínica de fisioterapia con tres boxes reparte las citas por box y por fisio, y bloquea la primera visita para que dure más.
- Una peluquería permite elegir profesional y encadena servicios, como corte y color, calculando la duración total.
- Un taller de coches ofrece franjas de entrega del vehículo por la mañana y avisa cuando está listo.
- Una academia publica clases con plazas limitadas, algo más cercano a las reservas de salas y clases que a una cita individual.
Por eso empezamos preguntando cómo se organiza hoy tu semana.