Software de gestión modular a medida
Recordatorios automáticos por WhatsApp de cobros, entregas y renovaciones
Los recordatorios automáticos por WhatsApp avisan a cada cliente de su cita y le dejan confirmar, cambiar o anular con un toque, y la respuesta llega directa a tu agenda.
Respuesta corta
Los recordatorios automáticos por WhatsApp son mensajes que el programa de gestión envía a cada cliente un tiempo antes de su cita, con la fecha, la hora y el lugar. El cliente responde con botones para confirmar, cancelar o pedir otra hora, y esa respuesta actualiza la agenda sin que nadie del equipo tenga que llamar ni anotar nada.
¿Qué mensajes se pueden automatizar?
Puedes automatizar la confirmación al reservar, uno o dos recordatorios antes de la cita, el mensaje posterior para pedir reseña o proponer otra visita y el aviso de la próxima revisión periódica.
Confirmación al reservar
Con la dirección, cómo llegar y lo que el cliente debe traer o preparar.
Recordatorio previo
Uno o dos avisos, por ejemplo el día antes y dos horas antes, según tu tipo de servicio.
Después de la cita
Agradecimiento, petición de reseña o propuesta de la siguiente visita.
Revisiones periódicas
Aviso cuando toca la siguiente revisión, limpieza o mantenimiento.
¿Qué pasa con la respuesta del cliente?
La respuesta cambia la agenda sola: si confirma, la cita queda confirmada; si cancela, el hueco se libera para la lista de espera; y si quiere otra hora, recibe las disponibles en el mismo chat.
Confirma
La cita se marca como confirmada en la agenda.
Cancela
El hueco queda libre y puede ofrecerse a la lista de espera.
Quiere cambiar
Recibe las horas libres o PIX le propone una nueva en la misma conversación.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden enviar los recordatorios en varios idiomas?
Sí. Si en la ficha del cliente indicas su idioma, recibe la versión del mensaje preparada para ese idioma.
¿Puedo ver qué clientes han leído el recordatorio y cuáles no?
Sí, ves si cada mensaje se ha entregado y, salvo que el cliente tenga desactivada la confirmación de lectura, si lo ha leído. A quien no lo ha leído en unos días se le puede llamar o mandar el siguiente aviso.
¿Con cuánta antelación conviene enviar el recordatorio de una cita?
Depende del servicio: para una peluquería suele bastar el día antes; para una consulta con preparación, dos o tres días.
¿Se pueden mandar los recordatorios por SMS a quien no tiene WhatsApp?
Sí, el programa puede usar SMS o email como alternativa para esos clientes.
¿El recordatorio puede incluir un enlace para pagar la cita?
Sí, puedes añadir un enlace de pago de la señal o del servicio completo.
¿Salen los recordatorios desde el número de WhatsApp de mi negocio?
Sí, se envían desde el número de empresa que verifiques en WhatsApp Business. Ese número puede ser el que ya usas, aunque al pasarlo a la plataforma oficial cambia la forma de atender las conversaciones. Lo revisamos contigo antes de hacer el cambio.
¿Qué pasa si el cliente contesta con texto en vez de pulsar un botón?
El mensaje llega a la bandeja del negocio para que alguien lo lea. Si tienes activado el asistente PIX, entiende frases como «mejor el viernes por la tarde», propone huecos libres y actualiza la cita sin intervención del equipo.
¿Puedo enviar recordatorios a pacientes cumpliendo la protección de datos?
Sí, si el paciente ha facilitado su teléfono para la gestión de sus citas y le informas de este uso. Conviene que el texto no revele el tratamiento ni datos clínicos, y que solo reciba mensajes comerciales si lo ha consentido aparte.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: una tintorería con 60 prendas al mes que nadie viene a recoger
Piensa en una tintorería con dos tiendas en Zaragoza que limpia unas 300 prendas a la semana. Cada mes se acumulan unas 60 sin recoger. Ocupan espacio, a veces son trajes de fiesta que el cliente necesita y no recuerda dónde dejó, y algunos tickets se pierden. Las dependientas llaman a mano cuando tienen un rato.
Se configuran tres mensajes por WhatsApp. El primero sale cuando la prenda pasa a lista: «tu abrigo ya está listo en la tienda de la calle tal, de 9 a 14 y de 17 a 20». El segundo, a los siete días si no ha pasado. El tercero, a los 20 días, con un tono más directo. Si el cliente responde que la recoge otra persona, la respuesta queda en la ficha. Además, los clientes con plan de camisas semanal reciben un aviso cuando su bono está a punto de acabarse.
Las prendas sin recoger pueden bajar de 60 a unas 15 al mes. Las dependientas dejan de llamar, y el mostrador deja de estar lleno de perchas olvidadas.
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- Recordatorio de citas por WhatsApp: Citas y recordatorios automáticos por WhatsApp, sin llamar a nadie
¿Cuánto te cuesta cada cita a la que el cliente no viene?
Una cita perdida cuesta el precio del servicio más el hueco que ya no puedes llenar. La cuenta es sencilla: si un centro de fisioterapia cobra 45 euros por sesión y pierde cuatro citas a la semana, se le escapan unos 180 euros semanales.
Una parte de esos huecos es inevitable, pero muchos plantones se deben a simples olvidos. Un aviso que el cliente puede contestar con un toque reduce esos olvidos y, cuando la cancelación llega, lo hace con tiempo para ofrecer el hueco a otra persona.
El cálculo con tus propias cifras sale del histórico de la agenda y citas online, que registra las ausencias de cada cliente.
Cómo redactar un recordatorio que el cliente conteste
- Pon el nombre del negocio al principio, porque el cliente puede no tener tu número guardado.
- Incluye día, hora y dirección en una sola línea.
- Añade lo que debe traer o preparar, si aplica.
- Ofrece botones claros: confirmar, cambiar o cancelar.
- Evita textos largos y enlaces innecesarios.
Un ejemplo para una clínica dental: «[Nombre de la clínica]: te esperamos el jueves 14 a las 17:30 en [dirección]. Si es tu primera visita, trae tu DNI.» Debajo, los tres botones.
Requisitos para enviar recordatorios automáticos por WhatsApp
Los envíos automáticos se hacen a través de la plataforma oficial de WhatsApp Business, con un número verificado de tu negocio. Los mensajes que inicia la empresa usan plantillas que Meta revisa y aprueba antes de poder usarlas.
En protección de datos, necesitas una base legal para escribir al cliente. Para recordar una cita que él mismo ha pedido suele bastar con la ejecución del servicio. Para mensajes comerciales, como promociones, hace falta su consentimiento.
En clínicas conviene no incluir en el mensaje datos de salud, como el tipo de tratamiento. Hay más ideas sobre cómo ordenar este canal en el artículo cómo usar WhatsApp para no perder ningún cliente.
Calendario de avisos según el tipo de negocio
| Negocio | Primer aviso | Segundo aviso |
|---|---|---|
| Peluquería o estética | Día anterior | No suele hacer falta |
| Clínica dental o fisioterapia | Dos días antes | Mañana de la cita |
| Taller mecánico | Día anterior con la hora de entrega del vehículo | Aviso de coche listo |
| Academia o clases | Inicio de semana | Cambio de aula o de horario |
Si además quieres que la conversación la lleve un asistente que entiende respuestas libres, mira las citas por WhatsApp con recordatorio automático.