WhatsApp IA
Citas y recordatorios automáticos por WhatsApp, sin llamar a nadie
Con las citas por WhatsApp y los recordatorios automáticos, el cliente pide, confirma o cambia su cita escribiendo, y tu agenda se actualiza sola.
Respuesta corta
Las citas automáticas por WhatsApp permiten que el cliente pida hora en una conversación, vea los huecos libres de tu agenda y reserve sin llamar. Antes de la cita recibe un recordatorio con opción de confirmar, cambiar o cancelar respondiendo al mensaje; si cancela, el hueco queda libre y se puede ofrecer a quien estaba esperando.
¿Cómo funciona para el cliente?
El cliente escribe qué necesita y cuándo le viene bien, recibe huecos libres, le llega un recordatorio antes de la cita y puede confirmarla, moverla o anularla contestando en el mismo chat.
Pide cita escribiendo
Dice qué necesita y cuándo le viene bien, y recibe huecos concretos.
Recibe recordatorio
Unas horas o días antes, según el tipo de servicio, con la dirección y lo que debe traer.
Responde y listo
Confirma, cambia de hora o cancela en el mismo chat.
¿Y para tu negocio?
Tu agenda se actualiza sola con cada cambio, los huecos que se liberan se ofrecen a la lista de espera y recepción deja de llamar para confirmar. Las condiciones de reserva las pones tú.
Agenda siempre al día
Cada cambio se refleja al momento en la agenda de cada profesional o sala.
Huecos aprovechados
Las cancelaciones se ofrecen a clientes en lista de espera.
Menos teléfono
Recepción deja de dedicar horas a llamar para confirmar.
Reglas tuyas
Antelación mínima, servicios que no se reservan solos o límite de cambios por cliente.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden mandar instrucciones distintas según el tratamiento de la cita?
Sí. Cada tipo de cita puede llevar su propio texto, por ejemplo qué traer, si hay que ir en ayunas o cuánto dura, y se envía solo a quien tiene ese tratamiento.
¿Qué pasa con los pacientes que no tienen WhatsApp?
Se les puede avisar por SMS o por correo, o seguir llamándoles como hasta ahora. El sistema marca en la ficha qué canal usa cada paciente para no dejar a nadie sin aviso.
¿Con cuánta antelación se envía el recordatorio de la cita?
La que tú elijas: por ejemplo, 24 horas antes para una consulta y unos días antes para un servicio largo o que requiera preparación.
¿El cliente puede cambiar la cita sin llamar?
Sí, respondiendo al recordatorio; el asistente le ofrece otros huecos y actualiza tu agenda.
¿Se puede tener lista de espera para huecos que se liberan?
Sí. Cuando alguien cancela, el asistente ofrece el hueco a los clientes que esperaban uno.
¿Funciona con varios profesionales y salas a la vez?
Sí. Cada profesional, sala o equipo tiene su propia agenda y sus servicios. Cuando el cliente pide cita, el asistente busca huecos en quien puede hacer ese servicio y ofrece opciones concretas. Si el cliente prefiere a un profesional determinado, solo le muestra la disponibilidad de esa persona.
¿Se puede cobrar una señal al reservar por WhatsApp?
Sí, si tu programa de gestión o tu pasarela de pago lo permiten. El asistente envía un enlace de pago y la cita queda confirmada al recibir la señal. Es habitual en tratamientos largos o en servicios donde una ausencia supone una pérdida importante, como una sesión de varias horas.
¿Qué pasa si el cliente responde al recordatorio con una pregunta?
La responde el asistente con la información de tu negocio, por ejemplo dónde aparcar o si hace falta ir en ayunas. Si la pregunta requiere a una persona, la conversación pasa a tu equipo con un resumen. La cita sigue en pie mientras tanto, salvo que el cliente pida cambiarla.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: una clínica de podología de Albacete con nueve ausencias a la semana
Piensa en una clínica de podología de Albacete con dos profesionales y unas 120 citas a la semana. Cada semana fallan unas nueve personas sin avisar, sobre todo pacientes mayores que olvidan la cita de revisión de uñas o de plantillas. La auxiliar dedica la primera hora de la mañana a llamar para confirmar, y muchos no cogen el teléfono.
Se configuran los mensajes según el tipo de cita:
- Para las revisiones, un aviso dos días antes con botones para confirmar, cambiar o anular.
- Para las primeras visitas de estudio de la pisada, el aviso añade que traigan el calzado que usan a diario.
Cuando alguien anula, el hueco se ofrece a los pacientes en lista de espera para ese profesional. Si la respuesta es una pregunta, como «¿hay que ir sin crema en los pies?», pasa a la auxiliar.
Si las ausencias bajan de nueve a tres o cuatro por semana y la auxiliar deja de hacer llamadas, la clínica recupera consultas y una hora diaria de trabajo. El aviso del calzado, además, evita estudios que había que repetir.
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- Recordatorios de cobro y entregas por WhatsApp: Recordatorios automáticos por WhatsApp de cobros, entregas y renovaciones
¿Cuántas ausencias se evitan con un recordatorio por WhatsApp?
Un recordatorio que permite confirmar o cambiar la cita en el mismo chat reduce las ausencias porque convierte el olvido en una cancelación con aviso, y ese hueco se puede volver a llenar.
No hay una cifra universal: depende del sector, de la antelación con la que se reserva y de si el cliente paga algo por adelantado. Una consulta reservada con un mes de margen se olvida más que una cita para el día siguiente.
Lo que sí puedes medir es tu caso. Anota durante un mes cuántas citas se pierden sin aviso, activa los recordatorios y compara el mes siguiente. El panel lleva la cuenta de confirmaciones, cambios y cancelaciones.
Calendario de mensajes según el tipo de cita
| Tipo de cita | Primer aviso | Segundo aviso |
|---|---|---|
| Revisión dental o de fisioterapia | 48 horas antes, con opción de cambiar | Mañana del día de la cita |
| Peluquería o estética | 24 horas antes | No suele hacer falta |
| Taller mecánico | Día anterior, con hora de entrega del coche | Aviso cuando el coche está listo |
| Clase de prueba en academia | Día anterior con dirección y qué traer | Una hora antes |
| Visita técnica a domicilio | Día anterior con franja horaria | Cuando el técnico sale hacia allí |
Cada aviso usa una plantilla aprobada por Meta, porque se envía fuera de la ventana de conversación abierta.
Cómo funciona la lista de espera cuando alguien cancela
- Un cliente responde «no puedo ir» al recordatorio de las 10:00 del jueves.
- El sistema libera ese hueco en la agenda.
- Escribe a las personas en lista de espera para ese servicio, por orden.
- La primera que contesta «sí» se queda con la cita, y a las demás se les avisa de que ya está cubierta.
- El profesional ve el cambio en su agenda sin que nadie de recepción intervenga.
Para que esto funcione, la agenda debe estar conectada. Si aún no tienes una, la agenda online con reservas del programa de gestión es la opción natural.
Errores al automatizar las citas por WhatsApp
- Enviar el recordatorio con demasiada antelación, cuando el cliente aún no sabe si podrá ir.
- No permitir cambiar la cita en el chat y obligar a llamar, que es justo lo que se quería evitar.
- Dejar que se reserven solos servicios que necesitan valoración previa.
- Olvidar el mensaje después de la cita, que sirve para pedir reseña o programar la siguiente.
Ese último mensaje enlaza con la recuperación de clientes que no vuelven, que trabaja con los datos de las citas pasadas.