Software de gestión modular a medida
Obras y proyectos: lo presupuestado frente a lo que de verdad cuestan
El control de obras y proyectos enfrenta el presupuesto de cada trabajo con su coste real, partida a partida, para que veas la desviación mientras aún puedes corregirla.
Respuesta corta
Controlar una obra con presupuesto frente a real significa imputar a cada proyecto todo lo que consume, como horas del equipo, compras de material, alquileres y subcontratas, y compararlo de forma continua con lo que se presupuestó en cada partida. El programa muestra el margen previsto y el real, y avisa cuando una partida supera el porcentaje de desviación que hayas fijado.
¿De dónde salen los costes reales?
Los costes reales salen de tres fuentes que ya registras: las horas del equipo en partes o fichajes, las facturas de proveedores imputadas a cada obra y partida, y las subcontratas o alquileres con sus certificaciones.
Horas del equipo
Cada parte de trabajo o fichaje se asigna a una obra y se valora a coste por hora.
Compras imputadas
Al registrar la factura de un proveedor se indica a qué obra y partida corresponde.
Subcontratas y alquileres
Gruistas, andamios o gremios externos con sus certificaciones y facturas.
¿Qué te enseña el panel de cada obra?
El panel enseña, partida a partida, lo presupuestado frente a lo gastado, el margen que te quedará si el resto va según lo previsto, lo certificado y cobrado y las alertas de desviación.
Avance por partida
Presupuesto, gastado y porcentaje ejecutado de cada capítulo.
Margen vivo
Lo que vas a ganar si el resto de la obra se ejecuta como está previsto.
Certificado y cobrado
Lo que has certificado al cliente, lo facturado y lo que falta por cobrar.
Alertas
Aviso cuando una partida se desvía por encima del límite que marques.
Preguntas frecuentes
¿Puedo comparar el margen real de varias obras parecidas entre sí?
Sí. Puedes agrupar obras del mismo tipo y ver su margen real una al lado de otra, lo que ayuda a saber qué trabajos te salen mejor.
¿Se pueden imputar a una obra las horas de taller además de las de montaje?
Sí, el operario indica en qué obra está trabajando también en el taller, y esas horas se suman a la obra con su coste.
¿Se pueden hacer certificaciones de obra desde el programa?
Sí, certificas el porcentaje ejecutado de cada partida y la factura se genera a partir de esa certificación.
¿Sirve también para proyectos que no son de construcción?
Sí, para cualquier trabajo por proyecto: instalaciones, eventos, desarrollo o consultoría, con sus propias partidas.
¿Cómo se reparte el coste de una furgoneta o herramienta entre varias obras?
Se imputa por días u horas de uso en cada obra, o con un porcentaje fijo de gastos generales.
¿Qué desviación en una partida debería preocuparme?
Depende del tipo de obra, pero muchas empresas fijan un aviso cuando el gasto supera en un 10 % al avance real de la partida. Lo importante es revisarlo pronto: una desviación pequeña en la primera semana suele anticipar una grande al final.
¿Pueden los encargados imputar gastos desde la propia obra?
Sí. Desde la app fotografían el ticket de una compra urgente, eligen la obra y la partida, y el gasto aparece en el panel ese mismo día. La factura del proveedor llega después y se enlaza con ese gasto para no contarlo dos veces.
¿Sirven las obras terminadas para presupuestar mejor las siguientes?
Sí. El programa guarda el coste real de cada partida por obra, así que puedes comparar lo que presupuestaste en baños o cocinas con lo que te costaron de verdad. Con varias obras parecidas cerradas, ajustas tu banco de precios con datos propios.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: una carpintería metálica que monta barandillas para una promotora
Imagina una carpintería metálica en Valladolid que fabrica y monta barandillas y cerramientos para promotoras. Una obra típica: 24 barandillas en un edificio nuevo, presupuestada en 18.000 € con un margen previsto del 22 %. Hasta ahora el resultado real se conoce al final, cuando ya no hay nada que hacer.
Cada obra recoge sus costes reales: horas de taller y de montaje que fichan los operarios, compras de acero y tornillería imputadas a esa obra y el alquiler de la plataforma elevadora. El panel compara cada partida con lo presupuestado. Al 60 % de avance aparece una alerta: el acero ha subido y el montaje lleva más horas de las previstas porque los huecos no venían a medida.
Con ese dato a mitad de obra, el dueño puede hablar con la promotora de los huecos fuera de medida o ajustar el resto del montaje. Quizá no salve todo el margen, pero en vez de cerrar con un 9 % puede quedar más cerca de lo previsto, y la siguiente obra se presupuesta mejor.
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Casi siempre por pequeñas desviaciones que nadie suma a tiempo. Ninguna parece grave por separado, pero juntas se comen el margen.
- Horas extra del equipo que no se imputan a la obra donde se hicieron.
- Material comprado para una obra y gastado en otra.
- Viajes de vuelta al almacén por algo que faltaba.
- Trabajos añadidos que el cliente pidió de palabra y nunca se presupuestaron.
- Subcontratas que facturan más tarde y con más importe del previsto.
Cuando estas desviaciones se descubren al cerrar la obra ya no hay nada que hacer. Verlas a mitad de ejecución permite parar, renegociar con el cliente o ajustar el resto de partidas.
Indicadores de una obra que conviene mirar cada semana
| Indicador | Qué te dice | Señal de alarma |
|---|---|---|
| Porcentaje gastado frente a ejecutado | Si gastas más rápido de lo que avanzas | Gastado por encima de lo ejecutado más de unos puntos |
| Horas reales frente a previstas | Si la mano de obra se ajusta al presupuesto | Una partida con horas disparadas |
| Extras pendientes de firmar | Trabajos hechos que aún no tienen aceptación | Cualquier extra sin aprobar |
| Certificado sin cobrar | Dinero que el cliente te debe de esta obra | Certificaciones vencidas |
El umbral de alarma lo eliges tú. Una empresa de reformas pequeña puede tolerar menos desviación que una constructora con obras largas.
Ejemplo con números: reforma integral de un piso
Supón una reforma presupuestada en 38.000 euros con un coste previsto de 30.000. A mitad de obra el panel muestra que fontanería ha consumido el 90 % de su presupuesto con el 60 % ejecutado.
El encargado revisa y descubre dos causas: un cambio de recorrido de tuberías que pidió el cliente y horas de un oficial que estaban mal asignadas. La primera se convierte en un extra que el cliente firma desde el móvil. La segunda se corrige en el parte.
Sin ese aviso, la reforma habría terminado con un margen muy inferior al esperado y nadie sabría explicar por qué. Para calcular bien las cantidades desde el inicio, el módulo se alimenta de los presupuestos desde mediciones.
Por dónde empezar si hoy controlas las obras en Excel
- Elige dos o tres obras en curso como piloto en lugar de migrarlo todo.
- Carga sus presupuestos por capítulos y partidas.
- Pide al equipo que asigne cada parte de horas a una obra desde la app.
- Imputa las facturas de proveedor a obra y partida al registrarlas.
- Revisa el panel cada lunes durante un mes y ajusta los umbrales de aviso.
Con el piloto validado, el resto de obras entra sin sobresaltos. Explicamos más ejemplos en la guía de software a medida para construcción y reformas, y puedes ver el margen acumulado de cada cliente en la rentabilidad por cliente, servicio y empleado.