Automatización y datos
Control de costes de la empresa: dónde se va el dinero cada mes
La previsión de tesorería y el control de costes dejan de ser un Excel que se actualiza cuando hay tiempo: los datos salen del banco y de tus facturas, y la IA te avisa de lo que se tuerce.
Respuesta corta
Este servicio conecta tus movimientos bancarios, facturas emitidas y facturas de proveedores para calcular cuánto dinero tendrás cada semana y en qué se va. La IA clasifica los gastos por partida, compara precios de proveedores mes a mes y avisa cuando un coste sube o cuando la caja prevista baja de un mínimo que tú fijas.
¿Qué controla en tus costes?
Clasifica cada gasto en su partida, te avisa cuando un proveedor sube el precio, detecta suscripciones que nadie usa y compara lo gastado con lo que habías presupuestado.
Gasto por partida
Personal, compras, suministros, alquiler, suscripciones: cada movimiento se clasifica solo y ves cuánto pesa cada bloque.
Subidas de proveedores
Si un proveedor te cobra más que el mes anterior por lo mismo, recibes el aviso con la diferencia.
Suscripciones olvidadas
Cargos recurrentes que nadie usa aparecen en una lista para darlos de baja.
Coste frente a presupuesto
Defines cuánto quieres gastar por partida y ves en qué vas desviado.
¿Cómo se calcula la caja de las próximas semanas?
Se suman los cobros pendientes según cómo paga realmente cada cliente, no según la fecha de la factura, y se restan pagos fijos, nóminas, impuestos y compras previstas. Así puedes ver con tiempo si tendrás que aplazar una compra, pedir financiación o apretar los cobros.
Preguntas frecuentes
¿Puedo ver los costes separados por cada local o línea de negocio?
Sí. Cada gasto se asigna a su local o línea, y el informe muestra el peso de cada partida por separado y en conjunto.
¿Qué pasa con las facturas de proveedores que me llegan en papel?
Se escanean o se fotografían y se leen igual que las que llegan en PDF, para que entren en la misma clasificación de gastos.
¿Cómo detectar en qué se va el dinero de mi empresa?
Clasificando todos los movimientos del banco por partidas y comparándolos mes a mes; el sistema lo hace solo y te señala lo que más ha crecido.
¿Funciona aunque mi programa de facturación no sea el vuestro?
Sí. Leemos los datos del banco y de tu programa actual mediante conexión o exportaciones periódicas.
¿Tiene en cuenta los pagos de IVA y de impuestos?
Sí, se incluyen en la previsión en las fechas en que toca pagarlos, para que no te sorprendan.
¿La previsión sirve para presentarla al banco?
Sí. Se puede exportar en un formato claro con saldos semanales, entradas y salidas por partida. Una previsión ordenada ayuda a justificar una póliza de crédito o un préstamo, porque muestra que conoces tus necesidades de caja y cuándo vas a devolver el dinero.
¿Qué hago si la previsión muestra un hueco de caja?
El sistema propone palancas: adelantar cobros de clientes con facturas próximas, aplazar pagos no urgentes, revisar compras previstas o usar financiación de circulante. Lo importante es detectarlo con semanas de antelación, cuando todas esas opciones siguen abiertas.
¿Puedo llevar la previsión de varias empresas del mismo grupo?
Sí. Cada empresa tiene su previsión y se puede ver una vista consolidada del grupo, separando los movimientos entre empresas para no contarlos dos veces. Es útil cuando un mismo dueño tiene varias sociedades que se prestan dinero entre sí.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: dos restaurantes con 22 empleados que ven subir el gasto sin saber dónde
Imagina un pequeño grupo de dos restaurantes en Valladolid con 22 empleados. Facturan parecido al año anterior, pero a final de mes queda menos dinero en la cuenta y el dueño no sabe por qué. Las facturas de proveedores llegan en papel y por correo, y el control de costes se reducía a mirar el saldo del banco.
Se conectan las cuentas bancarias y las facturas de proveedores, y cada gasto se clasifica solo: personal, materia prima, bebidas, suministros, alquiler y suscripciones. Se fija un presupuesto por partida para cada local, por ejemplo que la materia prima no pase del 32 % de la venta. Se activa el aviso de subida de proveedor y un mínimo de caja de 15.000 € para las próximas semanas.
En el primer mes suelen aparecer cosas concretas: el proveedor de aceite ha subido un 18 % en tres meses, hay dos programas de reservas pagándose a la vez y la materia prima de uno de los locales está en el 36 %. Con eso, el dueño tiene por dónde empezar a recortar, y lo hace con datos en lugar de con sensaciones.
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- Previsión de tesorería automática: Previsión de tesorería automática: sabe hoy cómo irá tu caja
Ejemplo de previsión de caja a trece semanas
La previsión a trece semanas cubre un trimestre completo y es el horizonte más práctico para una pyme.
Imagina una empresa de instalaciones hipotética. Parte del saldo bancario de hoy. Cada semana suma los cobros previstos según cómo paga cada cliente: si uno paga a 60 días aunque la factura diga 30, se coloca a 60. Resta nóminas, alquiler, cuotas de préstamo, proveedores con su vencimiento real e impuestos trimestrales. El resultado muestra que la semana 7 la caja baja del mínimo por la coincidencia del IVA con una compra grande. Con dos meses de margen, puede adelantar cobros, mover la compra o negociar una línea de crédito sin prisas.
Partidas de coste que más se escapan en una pyme
- Suscripciones de software: licencias de usuarios que ya no están o herramientas duplicadas.
- Suministros: tarifas que no se revisan desde hace años.
- Compras pequeñas: muchas facturas de poco importe que juntas suman mucho.
- Comisiones bancarias: cargos por servicios que nadie pidió.
- Horas extra: que se pagan sin relacionarlas con la carga de trabajo real.
Para las suscripciones hay un servicio específico de control del gasto en IA y suscripciones.
¿Qué hace falta para tener la primera previsión?
Basta con los movimientos del banco, las facturas pendientes de cobro y de pago, la lista de pagos fijos y el calendario de impuestos; con eso la primera previsión está lista en pocos días.
- Acceso a los movimientos del banco, por conexión o extracto.
- Facturas emitidas pendientes de cobro.
- Facturas de proveedores pendientes de pago.
- Lista de pagos fijos: nóminas, alquileres, préstamos, seguros.
- Calendario de impuestos de tu empresa, que puede facilitarte tu asesoría.
Con esto se obtiene una primera previsión en pocos días. Después se afina con el comportamiento real de pago de cada cliente. Si ya trabajas con nuestro programa, la previsión de tesorería del programa de gestión toma los datos directamente.
Escenarios: qué pasa si vendes menos o cobras más tarde
Un escenario es una copia de la previsión con una hipótesis cambiada, y sirve para decidir antes de que el problema llegue.
Puedes preguntar qué ocurre si las ventas caen un 15 % en verano, si el cliente principal paga un mes más tarde o si contratas a una persona en septiembre. El sistema recalcula la caja de cada semana y muestra en qué momento bajaría del mínimo. Así una decisión como contratar o invertir se toma con números delante, no solo con la sensación de cómo va el negocio.