Tu departamento tecnológico
Control del gasto en IA y suscripciones: paga solo lo que se usa
El control del gasto en suscripciones de software e IA saca a la luz las cuotas pequeñas que se acumulan: ChatGPT por persona, herramientas de prueba que nadie canceló y licencias de quien ya no está.
Respuesta corta
Es una revisión periódica de todos los cargos recurrentes de software y herramientas de IA de la empresa: qué servicio es, quién lo usa, cuánto cuesta al año y si se solapa con otro. Con esa lista se cancelan los que no se usan, se agrupan cuentas sueltas en planes de equipo y se fija quién puede dar de alta nuevas herramientas.
¿Dónde se escapa el dinero?
Se escapa en asistentes de IA duplicados que paga cada empleado, pruebas gratuitas que pasaron a cobrar, licencias de antiguos trabajadores que siguen activas y planes más caros de lo que pide el uso real.
Varias IA para lo mismo
Tres personas pagan tres asistentes distintos con su tarjeta y lo pasan como gasto.
Pruebas que se convirtieron en cuota
El periodo gratuito terminó y la herramienta sigue cobrando sin uso.
Licencias de personas que se fueron
Usuarios activos de antiguos empleados en el correo, el CRM o el diseño.
Planes sobredimensionados
Pagar la versión empresa cuando el uso real cabe en un plan inferior.
¿Cómo se mantiene bajo control?
Mantenemos una lista única de suscripciones con importe y responsable, la cotejamos con los cargos del banco cada trimestre y fijamos una norma sobre quién puede contratar herramientas y con qué cuenta.
Registro único de suscripciones
Una lista viva con importe, renovación, responsable y alternativa.
Revisión trimestral
Comparamos los cargos del banco con la lista para cazar altas nuevas.
Norma de altas
Quién puede contratar una herramienta y con qué cuenta, para que los datos queden en la empresa.
Preguntas frecuentes
¿Cómo detecto suscripciones que se pagan con tarjetas personales de empleados?
Revisando las notas de gastos de los últimos meses y preguntando al equipo qué herramientas usa. Suele aparecer más de una sorpresa, y conviene pasarlas a la cuenta de la empresa o darlas de baja.
¿Qué pasa con los trabajos guardados si damos de baja una herramienta de IA?
Depende de cada servicio. Antes de cancelar conviene exportar lo que interese, como imágenes, transcripciones o instrucciones guardadas, porque tras la baja muchos lo borran.
¿Cómo saber cuántas suscripciones paga mi empresa?
Revisando los cargos recurrentes de las cuentas y tarjetas de los últimos doce meses; con esa base montamos el registro.
¿Es mejor una IA para toda la empresa o que cada uno use la suya?
Normalmente una cuenta de equipo sale más barata y protege mejor los datos, porque las conversaciones quedan bajo control de la empresa.
¿Puede la IA de empresa usar nuestros datos para entrenarse?
Depende del plan. Los planes de equipo y empresa suelen excluirlo; lo comprobamos en las condiciones de cada servicio.
¿Qué hago con las suscripciones que ya no uso pero tienen permanencia?
Revisa la fecha de fin de permanencia y desactiva ya la renovación automática para que no se prorrogue. Si quedan muchos meses, pregunta al proveedor si permite bajar a un plan inferior o reducir usuarios. Anota la fecha de cancelación en el registro para comprobar después que el cargo ha desaparecido del banco.
¿Cuánto debería gastar una pyme en suscripciones de software?
No hay una cifra correcta: depende del sector y de cuánto trabajo descansa en esas herramientas. Más útil que la cifra es su evolución frente al uso. Si el gasto sube cada trimestre sin que cambie la forma de trabajar, hay altas sin control. El registro de suscripciones te da esa respuesta mes a mes.
¿Se pueden juntar todas las herramientas de IA en un solo asistente?
En muchos casos, sí. Un asistente de empresa conectado a vuestros documentos y programas cubre redacción, resúmenes y consultas que hoy se reparten entre varias herramientas. Es lo que hace un agente como PIX, que trabaja con los datos de tu empresa bajo control. Tareas especializadas como diseño o vídeo seguirán necesitando su propia herramienta.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: una agencia de marketing de 12 personas con 5 herramientas de IA distintas
Piensa en una agencia de marketing de 12 personas. Cada uno se fue apuntando a la herramienta de IA que le gustaba: dos asistentes de texto, uno de imágenes, otro de vídeo y un transcriptor de reuniones. Algunas cuotas van a la tarjeta de la empresa y otras se pasan como gasto personal a final de mes.
Al juntar los cargos de tres meses salen 31 suscripciones relacionadas con IA y diseño, varias repetidas. Lo que se hace:
- Elegir un asistente de texto con plan de equipo para todos, en lugar de cuentas sueltas.
- Mantener la herramienta de imágenes solo para las 3 personas de diseño.
- Dar de baja el transcriptor, porque el programa de videollamadas ya lo incluía.
- Prohibir que se paguen herramientas con tarjeta personal sin avisar.
En una agencia así, la factura mensual de herramientas puede reducirse de forma clara y, además, los textos de clientes dejan de pasar por cuentas personales sin control. Cada trimestre se revisa la lista y se mira qué se ha usado de verdad.
Precio
Presupuesto cerrado antes de empezar, después de un diagnóstico gratuito en el que vemos qué necesitas de verdad.
Ver precios y packs →Plazo
Te damos las fases y las fechas por escrito en la propuesta, antes de que firmes nada.
Pedir diagnóstico gratis →Cómo montar el inventario de suscripciones en una tarde
El inventario de suscripciones se monta en una tarde con los movimientos de los últimos doce meses. El método:
- Descarga los movimientos de todas las cuentas y tarjetas de empresa, y también las notas de gastos que se reembolsan a empleados.
- Filtra los cargos que se repiten cada mes o cada año.
- Para cada uno anota servicio, importe anual, persona que lo usa y fecha de renovación.
- Marca los que hacen lo mismo: dos almacenamientos en la nube, tres asistentes de IA, dos programas de diseño.
- Pregunta a cada usuario cuándo lo abrió por última vez.
Las notas de gastos son lo que más se pasa por alto. Con la IA se ha extendido que cada persona pague su herramienta con su tarjeta y luego la pase como gasto, y esas cuotas nunca aparecen en el banco de la empresa.
Cuentas individuales o plan de equipo: comparativa
Cuando más de tres personas usan IA a diario, el plan de equipo suele compensar aunque cueste algo más por cabeza.
| Aspecto | Cuentas individuales | Plan de equipo |
|---|---|---|
| Quién controla las conversaciones | Cada persona | La empresa |
| Uso de los datos para entrenar modelos | Depende de cómo lo configure cada uno | Normalmente excluido por contrato |
| Cuando un empleado se va | Se lleva su historial | Se desactiva y el historial se queda |
| Facturación | Notas de gastos sueltas | Una factura a nombre de la empresa |
| Administración | Ninguna | Altas, bajas y permisos centralizados |
La diferencia de precio se recupera en control y en tiempo de gestión. Antes de elegir herramienta, repasa la comparativa de ChatGPT, Gemini, Copilot o Claude para empresas.
¿Quién debería poder contratar herramientas nuevas?
Cualquiera debería poder proponer una herramienta, y una sola persona aprobar el alta. Antes de dar el visto bueno comprueba tres cosas: si ya pagáis algo que hace lo mismo, dónde se guardan los datos y si la cuenta se crea con un correo de empresa.
La norma deja espacio a la curiosidad del equipo. En una academia, un profesor puede descubrir una herramienta excelente para preparar ejercicios; lo razonable es probarla y, si funciona, contratarla para todos con cuenta de empresa. En un taller puede salir a la luz que el jefe de taller paga una app de diagnóstico que duplica lo que ya incluye su programa.
La norma de altas cabe en una página y encaja dentro de la política de uso de IA de la empresa. Quién tiene cada cuenta lo revisa la auditoría de accesos y licencias.