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Auditoría de accesos y licencias: quién entra y qué pagas
La auditoría de accesos y licencias revisa quién tiene usuario en cada herramienta de la empresa y cuántas licencias pagas sin que nadie las use.
Respuesta corta
Una auditoría de accesos y licencias cruza la lista de personas de la empresa con los usuarios de cada programa, servicio en la nube y red social corporativa. Detecta cuentas de antiguos empleados todavía activas, permisos de administrador que sobran, cuentas sin doble factor y suscripciones duplicadas o infrautilizadas, y deja un plan para cerrarlas o ajustarlas.
¿Qué revisa la auditoría?
Buscamos accesos que siguen abiertos de personas que ya se fueron, usuarios con más permisos de los necesarios, licencias que pagas y nadie usa, y contraseñas compartidas entre varias personas.
Exempleados con acceso
Correo, CRM o redes sociales que nadie cerró cuando alguien se marchó.
Administradores de más
Personas con permisos totales que solo necesitan consultar.
Licencias dormidas
Usuarios de pago asignados a nadie o a quien no entra desde hace meses.
Cuentas compartidas
Una misma contraseña para varias personas, sin saber quién hizo qué.
¿Qué queda después?
Un inventario de herramientas con su responsable, su coste y sus usuarios, y un procedimiento de alta y baja para que cada incorporación o salida se gestione igual. La revisión se repite de forma periódica para que el orden no dure solo un mes.
Preguntas frecuentes
¿Qué hago con el buzón de correo de un empleado que ya no está?
Lo habitual es no borrarlo de inmediato: se convierte en buzón compartido o se redirige a otra persona durante un tiempo. Así no se pierden clientes ni historial y se puede dejar de pagar su licencia.
¿La auditoría incluye los portales de proveedores y bancos?
Sí, si nos indicas cuáles usáis. Muchas veces son los accesos más delicados, porque permiten pedir, pagar o emitir en nombre de la empresa.
¿Cómo cierro los accesos de un empleado que se va?
Con una lista de baja que recorre todas las herramientas el mismo día: correo, programas, redes, móviles y llaves digitales.
¿Se puede ahorrar dinero con una auditoría de licencias?
Es frecuente encontrar suscripciones duplicadas o sin usar, aunque el ahorro depende de cada empresa.
¿Necesitáis mis contraseñas para hacer la auditoría?
Necesitamos acceso de administrador a cada herramienta, mejor con un usuario propio que luego se puede retirar.
¿Cada cuánto conviene revisar los accesos de la empresa?
Una revisión completa cada seis meses basta para la mayoría de pymes, más una comprobación rápida cada vez que alguien entra o sale. Las empresas con mucha rotación, como hostelería o asesorías en campaña, ganan revisando cada trimestre. Lo importante es que la baja de cada persona se ejecute el mismo día que se va.
¿La auditoría de accesos ayuda a cumplir el RGPD?
Ayuda bastante. El reglamento pide medidas técnicas y organizativas para que solo acceda a los datos personales quien lo necesita. Un registro de quién tiene acceso a qué, con revisiones fechadas, es una prueba concreta de que controlas esos accesos si te lo pregunta un cliente o la autoridad de protección de datos.
¿Qué herramientas entran en una auditoría de licencias?
Todas las que tienen usuarios: correo y ofimática, programa de gestión, CRM, contabilidad, firma electrónica, almacenamiento en la nube, diseño, redes sociales, banca online y herramientas de IA. También los accesos de proveedores externos, como la gestoría o la agencia de marketing, que a menudo tienen más permisos de los que necesitan.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: una agencia de viajes de 9 personas tras cambiar de plantilla en dos años
Imagina una agencia de viajes con 9 empleados y bastante rotación: en dos años han entrado y salido 6 personas. Cada una tenía usuario en el programa de reservas, en el correo, en la nube de documentos y en el portal de un par de mayoristas. Nadie llevaba la cuenta de quién seguía dado de alta.
La auditoría cruza la plantilla actual con los usuarios de cada herramienta. Aparecen cosas como estas:
- 4 buzones de antiguos empleados todavía activos, uno de ellos reenviando correo a una cuenta personal.
- 2 accesos de exempleados al portal de un mayorista con permiso para emitir reservas.
- Una única contraseña compartida por toda la oficina para el programa de facturación.
Se cierran los accesos sobrantes, los buzones se convierten en buzones compartidos para no perder el historial y cada persona pasa a tener su propio usuario en facturación. La agencia deja de pagar las licencias de quien ya no está y, sobre todo, sabe que nadie de fuera puede emitir una reserva a su nombre. A partir de ahí, cada salida de personal tiene su lista de cierre.
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La revisión de accesos sigue cinco fases y en una pyme se completa en una o dos semanas.
- Lista de personas: partimos de la plantilla real, incluidos autónomos, becarios y la gestoría externa.
- Lista de herramientas: sale de los cargos del banco, del panel del correo y de preguntar a cada departamento qué usa.
- Cruce: de cada herramienta exportamos sus usuarios y los comparamos con la plantilla y con el puesto de cada uno.
- Clasificación: cada hallazgo recibe una prioridad según el daño que podría causar.
- Corrección y registro: cerramos, ajustamos o reasignamos, y anotamos qué se hizo y cuándo.
El cruce es la fase más reveladora. Es corriente que aparezcan servicios que la gerencia desconocía, contratados por un empleado con la tarjeta de la empresa para salir de un apuro.
Qué gravedad tiene cada hallazgo de la auditoría
No todos los hallazgos son igual de urgentes. Así los priorizamos:
| Hallazgo | Riesgo | Plazo para corregir |
|---|---|---|
| Exempleado con acceso al correo o al banco | Fuga de datos o fraude | Inmediato |
| Administrador sin doble factor | Toma de control de la herramienta | Esa misma semana |
| Usuario compartido por varias personas | Imposible saber quién hizo un cambio | Dentro del mes |
| Permisos de más en carpetas | Acceso a datos que no le tocan | Dentro del mes |
| Licencia pagada sin uso | Gasto innecesario | En la próxima renovación |
Los dos primeros son puertas de entrada habituales en ataques a pequeñas empresas. Por eso se corrigen antes que cualquier ahorro.
Caso hipotético: una asesoría con becarios en cada campaña de renta
Una asesoría que incorpora becarios en cada campaña acumula cuentas activas si no tiene un procedimiento de baja. Piensa en un despacho de ocho personas que cada primavera suma tres becarios durante tres meses. En dos años puede haber doce usuarios antiguos repartidos entre el correo, el programa de contabilidad, la plataforma de firma y la carpeta compartida de clientes.
Cada una de esas cuentas puede ver declaraciones, nóminas y datos bancarios de terceros, y varias siguen consumiendo licencia. La auditoría las localiza y, a partir de ahí, se fija una regla: la cuenta de cada becario nace con fecha de caducidad y el último día se recorre la lista de baja.
El mismo patrón sirve para hostelería con personal de temporada o para reformas con autónomos por obra. Este control encaja con el control del gasto en suscripciones y con la documentación de sistemas.