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Remesas y domiciliaciones: cobra tus recibos sin perseguirlos
Un programa de remesas SEPA que agrupa los recibos domiciliados de tus clientes en un fichero para el banco y controla los mandatos y las devoluciones.
Respuesta corta
Una remesa SEPA es un fichero que agrupa los recibos que vas a cobrar por domiciliación bancaria y que se sube a la banca online para que el banco los cargue en las cuentas de tus clientes. El programa la genera a partir de las facturas o cuotas pendientes, comprueba que cada cliente tiene su mandato firmado y, si un recibo vuelve, lo marca como impagado y lanza el aviso.
¿Qué hace el programa por ti?
Prepara el fichero SEPA para subirlo a tu banco, deja fuera a quien no tenga mandato firmado, convierte las cuotas del mes en recibos y marca con su motivo cada recibo que el banco devuelva.
Fichero listo para el banco
Genera la remesa en el formato SEPA que admiten los bancos, con la fecha de cargo que elijas.
Mandatos en orden
Guarda el mandato de cada cliente con su referencia y fecha; sin mandato, no entra en la remesa.
Cuotas recurrentes
Gimnasios, academias o mantenimientos: las cuotas del mes se convierten en recibos solas.
Devoluciones
Al importar la respuesta del banco, los recibos devueltos quedan marcados con su motivo.
¿B2B o básico?
En el esquema básico (CORE), pensado para particulares, el cliente puede pedir a su banco la devolución de un cargo. El esquema B2B es solo entre empresas y no permite devolver cargos autorizados, pero exige que el cliente registre el mandato en su banco. El programa te deja elegir el esquema por cliente.
Cómo se prepara la remesa del mes paso a paso
- El programa reúne las cuotas y facturas con forma de pago domiciliada que vencen en la fecha elegida.
- Descarta los recibos de clientes sin mandato firmado o con datos bancarios incompletos y te los muestra aparte.
- Revisas el listado y quitas o añades lo que haga falta.
- Se genera el fichero en formato XML del estándar SEPA, el que aceptan todos los bancos.
- Lo subes a la banca online de tu entidad y eliges la cuenta de abono.
- Cuando el banco devuelve algún recibo, importas su fichero de respuesta y el programa marca cada devolución.
Una academia con 200 alumnos puede pasar de una mañana de trabajo cada mes a unos minutos de revisión. Las cuotas salen de los bonos, cuotas y suscripciones del propio programa.
Reglas del adeudo directo SEPA que conviene conocer
- En el esquema básico, quien paga dispone de ocho semanas para reclamar a su entidad un cargo que sí había autorizado, sin justificar el motivo.
- Si el cargo no estaba autorizado, el plazo para reclamarlo llega a trece meses.
- Un mandato que pasa 36 meses sin usarse caduca y hay que firmar uno nuevo.
- Hay que avisar al cliente del importe y la fecha del cargo con al menos 14 días naturales, salvo que hayáis pactado otro plazo.
- Cada mandato tiene una referencia única que acompaña a todos sus recibos.
El programa controla la caducidad de los mandatos y el aviso previo. Puedes enviar ese aviso por correo junto a la factura o pactar un plazo menor en el propio mandato.
Motivos de devolución y qué hacer con cada uno
| Código | Motivo | Qué hacer |
|---|---|---|
| AM04 | Saldo insuficiente | Avisar al cliente y volver a presentar el recibo en unos días |
| AC04 | Cuenta cancelada | Pedir una cuenta nueva y un nuevo mandato |
| MD01 | Sin mandato en el banco del deudor | Revisar la referencia del mandato o el esquema usado |
| MS02 | Devolución pedida por el cliente | Llamar para entender el motivo antes de reclamar |
Cada devolución entra como impagado en el control de cobros e impagos y se le aplica la secuencia de avisos que tengas definida.
Negocios que viven de la domiciliación
Gimnasios, academias, escuelas infantiles, administradores de fincas, asesorías con iguala mensual y empresas de mantenimiento cobran casi todo por recibo. En todos ellos el riesgo está en las devoluciones que se acumulan sin que nadie las persiga.
Un gimnasio puede bloquear el acceso al socio con un recibo devuelto hasta que lo regularice. Una asesoría puede pausar la presentación de impuestos de un cliente con dos cuotas pendientes.
Si los impagos son un problema recurrente, revisa las pautas del artículo cómo reducir los impagos en tu negocio.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un mandato SEPA y dónde se guarda?
Es la autorización firmada del cliente para cargarle recibos en su cuenta; se guarda en su ficha con referencia y fecha de firma.
¿Se puede firmar el mandato SEPA online?
Sí, el cliente lo firma desde un enlace en el móvil y queda archivado en el programa.
¿Qué pasa cuando el banco devuelve un recibo domiciliado?
El recibo pasa a impagado, se suman los gastos si los repercutes y el cliente recibe un aviso para regularizar.
¿Hay que avisar al cliente antes de cargarle un recibo domiciliado?
Sí. Las normas SEPA exigen informar del importe y la fecha del cargo con antelación, 14 días naturales por defecto o el plazo que pactéis. En cuotas fijas basta con avisar una vez del calendario; en importes variables, el aviso suele ir con la factura.
¿Puedo cobrar remesas en varias cuentas bancarias de la empresa?
Sí. Al generar la remesa eliges la cuenta de abono, y puedes repartir clientes entre cuentas, por ejemplo por centro o por actividad. Cada cuenta debe tener su identificador de acreedor, que te facilita tu banco al contratar el servicio de adeudos.
¿Cuándo caduca un mandato SEPA y cómo se renueva?
Un mandato caduca si pasan 36 meses sin presentar ningún recibo con él. El programa avisa antes de que ocurra y permite enviar al cliente un enlace para firmar uno nuevo desde el móvil, que sustituye al anterior en su ficha.