ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning, «planificación de recursos empresariales»: un sistema que reúne en un solo programa las áreas de una empresa (ventas, compras, almacén, facturación, contabilidad, producción y personal) para que todas trabajen con los mismos datos en tiempo real.
Para qué sirve un ERP
Para que un pedido, al registrarse, descuente stock, genere la factura, avise a almacén y quede en contabilidad sin que nadie lo vuelva a teclear. El beneficio no es tecnológico: es dejar de duplicar trabajo y tomar decisiones con datos fiables. Cuándo compensa implantarlo lo explicamos en cuándo necesitas un ERP.
Los 4 tipos de ERP
- Genérico: sirve a muchos sectores y se configura.
- Vertical o sectorial: pensado para un sector (construcción, alimentación, logística).
- En la nube (SaaS) o local (instalado en tus servidores).
- A medida o modular: se construye o se adapta a los procesos de la empresa.
Ejemplos de ERP más usados
Entre los más extendidos están SAP (S/4HANA y Business One), Oracle, Microsoft Dynamics 365 Business Central (antes Navision), Sage, a3ERP, Odoo y Holded. Los comparamos para pymes en mejores ERP para pymes.
Origen del ERP
Nace de los sistemas MRP de planificación de materiales de los años sesenta y setenta. El término ERP se popularizó a principios de los noventa, cuando esos sistemas se ampliaron a finanzas, ventas y personal.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa ERP?
Enterprise Resource Planning: planificación de recursos empresariales.
¿Qué es ERP y cómo se usa?
Un programa único donde cada área registra su trabajo; los datos se comparten y se actualizan en tiempo real.
¿Qué es el sistema SAP y ERP?
SAP es una empresa y su software es uno de los ERP más usados del mundo; ERP es el tipo de sistema.
¿Un autónomo necesita un ERP?
Normalmente no al principio. A un autónomo le basta un buen programa de facturación con gestión de clientes. Empieza a necesitar algo parecido a un ERP cuando contrata empleados, maneja stock o tiene varios procesos conectados, como presupuestos que pasan a obra y después a factura.
¿Qué diferencia hay entre un ERP y un programa de facturación?
El programa de facturación solo cubre la emisión de facturas y, a veces, los cobros. Un ERP incluye la facturación y además conecta ventas, compras, almacén, personal y contabilidad, de modo que una factura nace de un pedido y actualiza stock y cuentas sin intervención manual.
¿Se puede contratar solo una parte de un ERP?
Sí, si el ERP es modular. Está dividido en piezas independientes que se contratan y activan por separado: facturación, almacén, CRM, fichaje y otras. Permite empezar con lo imprescindible y añadir módulos cuando el negocio los necesita, pagando solo por lo que se usa y sin cambiar de sistema al crecer.
Módulos típicos de un ERP y qué resuelve cada uno
Un ERP se compone de módulos, y cada uno cubre un área de la empresa con los mismos datos de fondo.
| Módulo | Qué resuelve |
|---|---|
| Ventas | Presupuestos, pedidos y albaranes |
| Facturación | Facturas, abonos, cobros y cumplimiento de Verifactu |
| Compras | Pedidos a proveedores y recepción de mercancía |
| Almacén | Stock, ubicaciones, lotes e inventarios |
| Producción | Órdenes de fabricación y consumo de materiales |
| Contabilidad | Asientos, impuestos y cuentas anuales |
| Personal | Fichaje, turnos, vacaciones y documentación |
| CRM | Seguimiento comercial y oportunidades |
Una pyme no necesita todos desde el principio. Lo razonable es activar los que resuelven su problema principal, como planteamos en nuestro ERP para pymes.
¿Cómo funciona un ERP en el día a día?
Un ERP funciona como una cadena en la que cada paso alimenta al siguiente sin volver a escribir los datos. Así recorre un pedido en una distribuidora de alimentación hipotética.
- El comercial registra el pedido del cliente desde la tablet.
- El sistema comprueba stock y reserva las unidades con la caducidad más próxima.
- Almacén recibe la lista de preparación ordenada por ubicación.
- Al cargar el camión se genera el albarán.
- La factura se emite con el registro que exige Verifactu y se envía al cliente.
- El cobro se concilia con el banco y pasa a contabilidad.
- Si el stock baja del mínimo, el sistema propone un pedido al proveedor.
Sin ERP, cada uno de estos pasos suele hacerse en una herramienta distinta. Las particularidades del almacén las ves en ERP para logística y almacén.
¿Cuánto cuesta un ERP y de qué depende?
El coste de un ERP depende del número de usuarios, de los módulos activados y, sobre todo, del trabajo de implantación. La licencia suele ser la parte más fácil de comparar y la que menos varía.
- Licencia o cuota: por usuario, por módulo o por empresa.
- Implantación: análisis, configuración y adaptación a tus procesos.
- Migración de datos: más cara cuanto más desordenado esté el origen.
- Formación: por perfiles y con casos de tu empresa.
- Soporte y actualizaciones: imprescindibles cuando cambia la normativa.
Pide siempre los cinco conceptos por separado para comparar ofertas con criterio.
Glosario rápido para entender el mundo ERP
- MRP: planificación de necesidades de materiales; el antecesor del ERP.
- CRM: gestión de la relación con clientes. La diferencia la explicamos en ERP frente a CRM.
- SGA o WMS: software especializado en la gestión interna del almacén.
- BI: herramientas de análisis que convierten los datos del ERP en informes y cuadros de mando.
- Implantación: el proceso de configurar el ERP, migrar datos y formar al equipo.
- Módulo vertical: funciones pensadas para un sector concreto.
