Tu departamento tecnológico
Un informe mensual de tecnología que se entiende sin ser técnico
El informe mensual de informática en lenguaje claro te cuenta en una página cómo están tu web, tus equipos, tus copias y tus programas, sin siglas ni jerga.
Respuesta corta
Es un resumen mensual del estado tecnológico de tu empresa escrito para quien dirige, no para un informático. Incluye las incidencias resueltas, el resultado de las copias de seguridad, la disponibilidad de la web, las renovaciones próximas y una lista corta de decisiones pendientes. Llega por correo y, si quieres, en audio por WhatsApp.
¿Qué incluye el informe cada mes?
El informe trae un semáforo del estado de tus sistemas, las incidencias del mes con su tiempo de resolución, los vencimientos de los próximos 90 días con su importe y un máximo de tres decisiones para ti.
Semáforo general
Verde, amarillo o rojo para web, correo, equipos, copias y programas, para saber en diez segundos si hay algo que mirar.
Lo que ha pasado
Incidencias del mes, cuánto tardaron en resolverse y si hay alguna que se repite.
Lo que viene
Dominios, certificados, licencias y contratos que vencen en los próximos 90 días, con su importe.
Lo que necesitamos de ti
Como mucho tres decisiones concretas, con nuestra recomendación al lado.
¿Para qué sirve si todo funciona?
Precisamente para saber que funciona y por qué. Cuando no hay problemas, el informe deja constancia de que las copias se han probado y la web ha estado en línea, algo útil para tu tranquilidad, para un socio o para una auditoría. Y si algo empieza a degradarse, lo ves antes de que se rompa.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto se tarda en leer el informe mensual de tecnología?
Está pensado para leerse en unos cinco minutos. Si algo necesita más explicación, se comenta en una llamada corta.
¿El informe avisa con tiempo de renovaciones y licencias?
Sí, el apartado de lo que viene recoge vencimientos de dominios, licencias, certificados y garantías, para que puedas decidir antes de que caduquen.
¿Puedo recibir el informe tecnológico por WhatsApp?
Sí. Además del PDF por correo podemos enviarte un resumen en texto o en audio por WhatsApp.
¿El informe mensual sirve para enseñárselo a mis socios?
Está pensado para eso: una página que cualquiera de la dirección entiende sin conocimientos técnicos.
¿Puedo pedir que el informe incluya algo más?
Sí, por ejemplo el gasto en suscripciones, el estado de un proyecto en marcha o las horas de soporte consumidas.
¿Quién redacta el informe mensual de tecnología?
Lo prepara la persona de referencia que lleva tu soporte, a partir del historial de incidencias, los avisos de monitorización y las pruebas de copias. Parte de los datos se recogen de forma automática, pero el texto y las recomendaciones los escribe alguien que conoce tu empresa, para que tengan sentido en tu caso.
¿Qué pasa si un mes no hay nada que contar?
Recibes igualmente el informe, más corto. Que todo esté en verde es información útil: confirma que las copias se probaron, que la web estuvo en línea y que no hay vencimientos cerca. Ese histórico de meses tranquilos demuestra ante terceros que la tecnología se revisa con regularidad.
¿El informe permite comparar un mes con otro?
Sí. Cada informe muestra la evolución de los datos principales frente a los meses anteriores, como el número de incidencias, el tiempo de resolución o el gasto en suscripciones. Así se ve si algo mejora o empeora sin tener que rescatar informes antiguos del correo.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: un taller mecánico de 6 personas que empieza a recibir el informe mensual
Piensa en un taller mecánico con 6 personas, dos ordenadores en recepción, uno en el foso con el programa de diagnosis y una web con cita previa. El dueño solo se acordaba de la tecnología cuando algo fallaba, y nunca sabía si los problemas se repetían.
El primer informe de octubre le llega en una página:
- Semáforo en amarillo, por la copia del ordenador de diagnosis.
- Lo que ha pasado: 3 incidencias, dos de la impresora de recepción y una caída de la cita previa de 40 minutos un sábado.
- Lo que viene: la licencia del programa de diagnosis vence en noviembre.
- Lo que se necesita de él: decidir si renueva esa licencia o cambia de versión.
Con tres o cuatro informes seguidos, el dueño ve patrones que antes no veía, como que la impresora da guerra todos los meses y quizá compense cambiarla. Las decisiones dejan de tomarse con prisas y se planifican con unas semanas de margen.
Precio
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El informe ocupa una página y se lee en dos minutos. Ejemplo hipotético para una academia con dos sedes y plataforma de clases online:
- Estado: todo en verde salvo el correo, en amarillo por un aviso de reputación ya corregido.
- Incidencias: cuatro en el mes. Tres resueltas en el día; la pizarra digital del aula 2 espera una pieza.
- Copias: restaurada con éxito la base de datos de alumnos el día 12.
- Web: disponible todo el mes salvo 18 minutos de mantenimiento programado de madrugada.
- Vencimientos: la licencia de la plataforma de clases vence en 60 días, con subida de precio anunciada.
- Decisiones: aprobar un portátil para recepción y decidir si se renueva la plataforma o se cambia.
Con esa hoja la dirección sabe qué ha pasado y qué tiene que decidir sin descifrar un parte técnico.
Datos que merecen estar en el informe y datos que sobran
Un buen informe incluye solo lo que lleva a una decisión o confirma que algo está bajo control. Lo demás distrae.
| Debe aparecer | Sobra |
|---|---|
| Incidencias que se repiten y su causa | Cada reinicio de impresora |
| Resultado de la prueba de copias | Tamaño en gigas de cada copia diaria |
| Vencimientos con su importe | Números de licencia |
| Gasto en suscripciones y su evolución | Detalle de cada actualización instalada |
| Riesgos nuevos explicados en términos de negocio | Siglas sin traducir |
El detalle técnico no se pierde: queda en el historial por si un auditor o el próximo técnico lo necesitan. Las cifras de copias salen de la prueba mensual de restauración.
¿Cómo usar el informe en la reunión de dirección?
Lo más útil es dedicarle cinco minutos fijos en la reunión mensual y salir con las decisiones tomadas. Un orden que funciona:
- Mirar el semáforo y preguntar solo por lo que no esté en verde.
- Repasar los vencimientos de los próximos 90 días y decidir si se renueva, se cambia o se cancela.
- Contestar las decisiones pendientes, aunque sea con un «lo vemos el mes que viene».
- Anotar cambios previstos en la empresa que afecten a la tecnología: contrataciones, una sede nueva, un cliente grande que pide garantías.
Ese último punto es el que más ayuda a anticiparse. Si la academia del ejemplo va a abrir otra sede en septiembre, el equipo técnico necesita saberlo en junio. Para indicadores de ventas y actividad, más allá de la tecnología, está el informe semanal del negocio por WhatsApp o voz.