ERP para pymes
Equipo, fichaje y turnos integrados en tu ERP
Integrar el fichaje, los turnos y las ausencias en el ERP hace que las horas del equipo dejen de ser solo una obligación legal y pasen a explicar costes y márgenes.
Respuesta corta
Cuando el equipo está dentro del ERP, el registro de jornada, los turnos y las vacaciones comparten datos con la operativa: las horas se imputan a obras, servicios o pedidos, la planificación cuenta con quién está disponible y las incidencias del mes se preparan para la asesoría. El registro diario de jornada es obligatorio desde 2019 y hay que conservarlo cuatro años.
¿Qué incluye el área de equipo?
El área de equipo incluye el registro de jornada desde cualquier dispositivo, los cuadrantes de turnos con aviso de huecos, las solicitudes de vacaciones con su saldo y la documentación de cada trabajador.
Registro de jornada
Fichaje desde móvil, tablet o web, con historial que no se puede alterar sin dejar rastro.
Turnos y cuadrantes
Planificación por centro o por equipo, con aviso de huecos y solapes.
Vacaciones y ausencias
Solicitudes, aprobaciones y saldo de días visibles para cada persona.
Documentación
Contratos, nóminas y formación de cada trabajador en su ficha.
¿Qué aporta verlo en el ERP?
Verlo en el ERP suma las horas al coste de cada obra o servicio, evita asignar trabajo a quien está de vacaciones o de baja y deja preparadas las incidencias del mes para las nóminas.
Coste de personal por trabajo
Las horas fichadas o imputadas se suman al coste de cada obra o servicio.
Planificación realista
Al asignar trabajos, el ERP sabe quién está de vacaciones o de baja.
Cierre de mes para nóminas
Horas extra, ausencias e incidencias, listas para enviar a la asesoría.
¿Qué exige la ley sobre el registro de jornada y cómo lo cubre el ERP?
Desde 2019 la ley obliga a toda empresa en España a anotar a diario cuándo empieza y cuándo termina la jornada de cada persona, y a guardar esas marcas cuatro años para que puedan consultarlas los trabajadores, sus representantes o un inspector. El ERP cubre esa obligación con un fichaje que guarda cada marca con fecha, hora y usuario.
Las correcciones también quedan registradas. Si alguien olvida fichar y lo corrige su responsable, el ERP guarda el valor original, el nuevo, quién lo cambió y por qué. Eso da seguridad ante una inspección y evita discusiones internas.
El equipo marca con el teléfono, con un terminal colocado en la puerta del centro o con el navegador del ordenador. Si quieres saber más sobre la obligación, el artículo sobre si es obligatorio el fichaje digital lo detalla.
Cuadrantes por sector: tres ejemplos
La forma de organizar turnos cambia mucho entre negocios, y el ERP se ajusta a cada patrón. Tres casos hipotéticos:
Restaurante con cocina y sala. Turnos partidos de comida y cena, con mínimos de personal por franja. El ERP avisa si un sábado por la noche queda menos gente de la necesaria en sala.
Empresa de mantenimiento. Guardias rotativas de fin de semana. El cuadrante reparte las guardias de forma equitativa y suma las horas para el cálculo de pluses.
Residencia o centro de día. Tres turnos diarios todos los días del año. El ERP controla descansos mínimos entre turnos y cubre ausencias proponiendo a quien tiene menos horas acumuladas.
Cuando el turno está publicado, cada persona lo consulta en el móvil y recibe aviso si cambia. Las solicitudes se gestionan desde turnos, vacaciones y ausencias.
Del fichaje al coste de cada trabajo
El fichaje se convierte en información de negocio cuando las horas se asignan a lo que se hace con ellas. Esa es la diferencia entre un fichador aislado y uno dentro del ERP.
- El operario ficha la entrada y elige la obra, el servicio o la orden en la que empieza.
- Si cambia de trabajo, lo indica en la app con un toque.
- El ERP multiplica esas horas por el coste por hora de cada perfil.
- El resultado se suma al coste de la obra o del pedido junto con los materiales.
Con eso, el margen de cada trabajo deja de calcularse a ojo. Si solo necesitas la parte legal, sin ERP completo, existe el fichador y registro de jornada como módulo independiente.
Preguntas frecuentes
¿Las horas fichadas sirven para calcular el coste de cada trabajo?
Sí, si el trabajador indica en qué obra o servicio está o si se cruzan con sus partes. Así el coste de personal deja de ser una estimación.
¿Puedo enviar a la asesoría las incidencias del mes para las nóminas?
Sí. El ERP prepara un resumen con horas extra, ausencias y bajas en el formato que use tu asesoría.
¿Si ya uso un fichador, puedo conectarlo al ERP?
Si el fichador permite exportar o conectarse por API, sí. Si no, se puede pasar al fichaje del propio ERP conservando el histórico.
¿El fichaje del ERP puede usar geolocalización?
Sí, si lo activas y lo comunicas a la plantilla. El ERP puede guardar la ubicación en el momento de fichar, lo que resulta útil para equipos que trabajan en obras o domicilios. Conviene limitarlo a la marca de entrada y salida y recoger el uso en la política interna de protección de datos.
¿Qué pasa si un trabajador no tiene móvil de empresa?
Puede fichar desde una tablet fija en el centro de trabajo con su código o su tarjeta, o desde un ordenador compartido. No es obligatorio usar el teléfono personal, y el ERP admite combinar varios sistemas de fichaje en la misma empresa según cada puesto.
¿Puedo ver en el ERP el saldo de vacaciones de cada empleado?
Sí. Cada persona ve sus días disponibles, disfrutados y pendientes de aprobar, y el responsable ve el calendario del equipo completo antes de aprobar una solicitud, de modo que no coincidan demasiadas ausencias en la misma semana.