Problemas que nadie resuelve
Semáforo de clientes morosos calculado con datos reales de pago
El semáforo de clientes morosos pone un color a cada cliente según cómo te paga de verdad, no según la impresión que tengas de él.
Respuesta corta
Un semáforo de clientes morosos asigna verde, ámbar o rojo a cada cliente a partir de sus días reales de pago, la deuda vencida y los recibos devueltos. El color aparece en su ficha, en el presupuesto y en el pedido, para que quien vende o sirve sepa con quién está tratando.
¿Con qué datos se calcula el color?
El color sale del retraso medio en sus últimos pagos, la deuda vencida frente a su volumen habitual de compra y los recibos devueltos, comparados con los umbrales que tú mismo fijas.
Días medios de retraso
Lo que tarda de media en pagar respecto al vencimiento en sus últimas facturas.
Deuda vencida hoy
El importe fuera de plazo, comparado con lo que suele comprarte.
Recibos devueltos
Cada devolución bancaria pesa en el cálculo, aunque luego se acabe cobrando.
Tus umbrales
Tú decides cuántos días o cuánto importe hacen pasar a un cliente de verde a ámbar o a rojo.
¿Dónde aparece el semáforo?
El semáforo se ve en la ficha de cada cliente con su explicación, como aviso al presupuestar o vender y en un resumen semanal con los clientes que han cambiado de color.
En la ficha del cliente
Con el detalle de por qué tiene ese color y cómo ha evolucionado.
Al presupuestar o vender
El comercial o el mostrador ve el aviso antes de cerrar la operación.
En el resumen semanal
Los clientes que han cambiado de color esa semana, para que nadie se entere tarde.
Preguntas frecuentes
¿Puede el semáforo cambiar las condiciones para presupuestos grandes y no para los pequeños?
Sí. Puedes fijar que con ámbar o rojo se pida anticipo o aceptación por escrito solo a partir de cierto importe, y que el resto siga igual.
¿Ve el técnico el color del cliente antes de ir a hacer un trabajo?
Sí, si así lo configuras. El color aparece en el aviso o la orden de trabajo, junto con lo que debe hacer en cada caso.
¿Cómo saber si un cliente nuevo puede ser moroso?
Sin historial contigo el semáforo empieza en neutro; puedes pedir anticipo en las primeras operaciones hasta tener datos reales de cómo paga.
¿Un cliente en rojo vuelve a verde solo?
Sí: cuando paga lo vencido y mantiene los plazos durante el periodo que fijes, el color se recalcula sin que lo toques.
¿El cliente puede ver el color que tiene asignado?
No. El semáforo es interno y solo lo ven las personas de tu equipo con permiso.
¿Cuántas facturas hacen falta para que el color sea fiable?
Con cinco o seis facturas cobradas el retraso medio ya dice bastante de cómo paga un cliente. Con menos, el semáforo muestra el color pero indica que hay pocos datos, para que lo tomes como orientación y no como juicio definitivo.
¿Se puede aplicar el semáforo a un grupo de empresas?
Sí. Si varias sociedades de un mismo grupo te compran, puedes agruparlas para ver el riesgo conjunto además del de cada una. Así evitas que una empresa del grupo acumule deuda mientras otra paga bien y todo parezca correcto.
¿El semáforo de morosos cumple la protección de datos?
El semáforo usa tus propios datos de facturación y cobro para gestionar la relación comercial con cada cliente, y no se comparte con terceros. Es un uso interno ligado al contrato. Otra cosa sería comunicar deudas a ficheros de morosidad, que tiene requisitos propios.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: empresa de mantenimiento de ascensores con comunidades de vecinos
Piensa en una empresa de mantenimiento de ascensores en Oviedo con unas 400 comunidades de vecinos como clientes, que pagan una cuota trimestral. La mayoría paga bien, pero algunas comunidades se retrasan cada año por cambios de administrador o derramas pendientes. El técnico no lo sabe cuando le llaman para una reparación, y se hacen trabajos de varios miles de euros a comunidades que ya deben dos trimestres.
Se configura el semáforo con las reglas de este negocio: verde si la comunidad paga dentro del mes, ámbar si tiene un trimestre vencido o ha devuelto un recibo en el último año, rojo si debe dos trimestres o más. El color aparece en la ficha de la comunidad y en el aviso de avería que recibe el técnico. Con ámbar, las reparaciones grandes necesitan presupuesto aceptado por escrito; con rojo, se exige un pago a cuenta antes de pedir piezas. Las averías que afectan a la seguridad se atienden siempre.
El resultado esperado es que la empresa deje de financiar reparaciones a quien ya debe, sin dejar a nadie atrapado en un ascensor.
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Ejemplo de umbrales para un distribuidor que factura a 30 días
Los umbrales del semáforo los fijas tú según cómo vendes. Un ejemplo para un distribuidor de material que cobra a 30 días:
| Color | Retraso medio | Deuda vencida | Devoluciones |
|---|---|---|---|
| Verde | Menos de 7 días | Ninguna o mínima | Ninguna en el último año |
| Ámbar | Entre 7 y 30 días | Hasta el valor de un pedido medio | Una en el último año |
| Rojo | Más de 30 días | Más de un pedido medio | Dos o más |
Basta con que se cumpla un criterio para subir de color. Un taller que cobra al contado usaría otros números, y una empresa que vende a la Administración otros distintos. El cálculo sale del módulo de cobros e impagos del programa de gestión.
Qué decisiones cambian cuando un cliente pasa a ámbar
El ámbar sirve para actuar antes de que el problema crezca. Las medidas que suelen configurarse:
- El comercial ve un aviso al hacer un presupuesto nuevo y puede pedir anticipo o acortar el plazo.
- Los pedidos por encima de cierto importe pasan a revisión de dirección.
- Los recordatorios de vencimiento salen antes y con más frecuencia.
- Se revisa si el cliente ha cambiado algo: menos compras, otra persona al frente o quejas recientes.
Esa última señal se cruza con la detección de clientes en riesgo de irse, porque a veces quien empieza a pagar tarde está a punto de cambiar de proveedor. En rojo, las reglas del sistema anti-impagos toman el relevo.
Cómo poner en marcha el semáforo con datos que ya tienes
- Exportamos de tu programa actual las facturas de los últimos uno o dos años con su fecha de vencimiento y de cobro.
- Añadimos las devoluciones de recibos que constan en el banco.
- Calculamos el color inicial de cada cliente con tus umbrales y te enseñamos la lista para que la revises.
- Ajustamos los umbrales si salen en rojo clientes que sabes que son fiables, o al revés.
- Activamos el recálculo diario y el resumen semanal de cambios de color.
En la revisión inicial suelen aparecer sorpresas: clientes que parecían buenos pagadores y que llevan meses estirando los plazos sin que nadie lo haya notado. En cómo reducir los impagos hay más medidas para completar el semáforo.