Problemas que nadie resuelve
Expediente de reclamación listo para entregar a tu abogado o asesoría
Cuando un impago se alarga, el expediente de reclamación de deuda reúne en un solo archivo todo lo que la prueba, sacado directamente de tu programa.
Respuesta corta
Un expediente de reclamación de deuda es el conjunto ordenado de documentos que prueban lo que te deben: presupuesto o pedido aceptado, albaranes o partes firmados, facturas e historial de recordatorios. Si todo vive en tu programa de gestión, el expediente se genera con un clic y se entrega al abogado o a la asesoría para que inicie la reclamación.
¿Qué incluye el expediente?
El expediente reúne el documento que originó el encargo, las pruebas de que el trabajo se hizo, las facturas pendientes con sus vencimientos y el registro fechado de todas las reclamaciones enviadas.
Origen del encargo
El presupuesto aceptado, el pedido o el contrato firmado, con su fecha.
Prueba del trabajo hecho
Albaranes de entrega, partes de trabajo con firma y fotos del servicio terminado.
Facturas y vencimientos
Cada factura pendiente con su fecha de vencimiento y el importe exacto.
Historial de reclamaciones
Cada recordatorio enviado y cada llamada anotada, con fecha y respuesta.
¿Por qué conviene tenerlo preparado desde el principio?
Cuando llega el momento de reclamar, buscar albaranes en cajas y capturas de WhatsApp lleva días y a veces falta lo esencial. Si cada documento se guarda asociado al cliente en cuanto se genera, el expediente solo hay que exportarlo.
¿Qué queda fuera de este servicio?
Quedan fuera el consejo jurídico, el contacto con el deudor en tu nombre y la inclusión en registros de morosos: nosotros ordenamos los papeles y la vía legal la decide tu abogado o asesoría.
Asesoramiento jurídico
La vía de reclamación la decide tu abogado o asesoría; nosotros ordenamos la documentación.
Hablar con el deudor en tu nombre
Las comunicaciones salen de tu empresa, con tus plantillas y tu firma.
Ficheros de morosos
No se incluye a nadie en registros de morosidad: eso tiene requisitos legales que valora tu abogado.
Preguntas frecuentes
¿El expediente sirve para una obra con varias facturas y certificaciones?
Sí. Se ordena por obra, fase o vivienda, con una tabla que cruza lo facturado, lo cobrado y lo pendiente, para que se vea la deuda completa de un vistazo.
¿Puede prepararse el expediente si el cliente alega defectos en el trabajo?
Sí. En ese caso conviene incluir las fotos del trabajo terminado, los albaranes firmados y cualquier mensaje sobre los defectos, para que el abogado valore la situación con todo delante.
¿Qué documentos necesito para reclamar una factura impagada?
Lo habitual es aportar el encargo aceptado, la prueba de entrega o del servicio, la factura y las reclamaciones previas; tu abogado te dirá si falta algo en tu caso.
¿En qué formato se entrega el expediente de reclamación?
Un PDF con índice y los documentos ordenados por fecha, más los archivos originales en una carpeta comprimida.
¿Sirve si los partes se firmaban en papel?
Sí, si se escanean y se asocian al cliente; a partir de ahí, lo ideal es firmarlos en el móvil para que entren solos.
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar una factura impagada?
Como regla general, las acciones personales prescriben a los cinco años según el Código Civil, aunque hay plazos especiales para algunos tipos de deuda. Cada reclamación fehaciente, como un burofax, interrumpe la prescripción. Tu abogado confirmará el plazo que aplica a tu caso concreto.
¿Sirven los mensajes de WhatsApp como prueba de una deuda?
Pueden servir, y los tribunales los valoran junto con el resto de pruebas, pero se pueden impugnar si no se acredita que son auténticos. Por eso conviene exportar la conversación completa y apoyarla con documentos firmados y con recordatorios enviados desde un sistema que deja registro.
¿Puedo reclamar también lo que me cuesta cobrar la deuda?
Cuando quien debe es otro profesional o una sociedad, la Ley 3/2004 te reconoce 40 euros fijos por cada factura impagada en concepto de gastos de cobro, y además los gastos adicionales que puedas acreditar. Las costas judiciales dependen de cómo resuelva el juzgado en cada procedimiento.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: carpintería de Albacete con una obra de cocinas sin cobrar
Piensa en una carpintería de Albacete con ocho operarios que montó los armarios y cocinas de una promoción de doce viviendas. La constructora pagó las primeras certificaciones y luego dejó de pagar las tres últimas, alegando defectos que nunca se concretaron por escrito. Cuando el dueño va al abogado, tiene los datos repartidos: presupuestos en el correo, fotos en el móvil del encargado, cambios pedidos por WhatsApp y albaranes en una carpeta del taller.
Se reúne todo en un expediente ordenado por vivienda y por fecha: el presupuesto aceptado, los cambios pedidos por la constructora con su mensaje, cada albarán de entrega firmado, las fotos del montaje terminado, las certificaciones emitidas y los recordatorios de pago enviados. Se añade una tabla resumen con lo facturado, lo cobrado y lo pendiente, y una cronología de las conversaciones sobre los supuestos defectos.
El abogado recibe en una sola entrega lo que antes tendría que pedir en varias reuniones. En un caso así, eso suele ahorrar tiempo y facilita valorar rápido si conviene negociar o reclamar.
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Vías habituales para reclamar una deuda y qué piden
Hay varias formas de reclamar una deuda, de menos a más formal, y cada una aprovecha el mismo expediente. Las más usadas en una pyme:
- Requerimiento por burofax. Deja constancia fehaciente de que el deudor conoce la deuda y el plazo que le das. Suele ser el paso previo a cualquier reclamación judicial.
- Proceso monitorio. Pensado para deudas dinerarias, vencidas y documentadas, sin límite de cuantía. La petición inicial se puede presentar sin abogado ni procurador; si el deudor se opone, según el importe puede hacer falta.
- Juicio verbal u ordinario. Cuando hay oposición o la deuda no está tan clara, según la cuantía.
- Mediación o acuerdo de pago. Un calendario firmado con el deudor, que también conviene documentar.
En todas, lo que más pesa es poder demostrar que hubo encargo, que el trabajo se hizo y que la factura se reclamó.
Checklist para saber si un expediente está completo
- ¿Hay un documento que pruebe que el cliente pidió el trabajo: presupuesto firmado, pedido o correo de aceptación?
- ¿Está identificado el deudor con nombre o razón social, NIF y dirección actuales?
- ¿Hay prueba de entrega o de servicio: albarán, parte de trabajo con firma y fotos o acta de recepción?
- ¿Coinciden los importes del presupuesto, los trabajos extra aprobados y la factura?
- ¿Consta la fecha de vencimiento de cada factura?
- ¿Están todos los recordatorios con su fecha y canal?
- ¿Hay pagos parciales registrados y descontados?
- ¿Se ha documentado cualquier queja del cliente sobre el trabajo y la respuesta que se dio?
Si alguna respuesta es no, conviene resolverla antes de llevarlo al abogado, porque es lo primero que te preguntará.
Cómo evitar que falten pruebas en el próximo impago
Las pruebas que faltan casi siempre se pierden al principio del encargo, no al final. Hábitos que lo evitan:
- Presupuestos aceptados por escrito, con firma online o al menos con un correo de confirmación.
- Trabajos extra aprobados antes de hacerlos, nunca solo de palabra.
- Partes firmados en el móvil al terminar cada visita.
- Recordatorios de pago enviados desde el programa, que quedan registrados, y no desde el WhatsApp personal.
- Fotos del trabajo terminado asociadas al cliente.
Con estos hábitos, el expediente se forma solo mientras trabajas. El sistema anti-impagos se encarga de que los avisos salgan a tiempo y queden anotados.