Software de gestión modular a medida
Contratos con firma online sin imprimir ni escanear
Firmar contratos online desde tu programa de gestión evita el circuito de imprimir, firmar, escanear y reenviar, y deja cada contrato guardado en la ficha del cliente.
Respuesta corta
El módulo de contratos con firma online genera el documento a partir de una plantilla, rellena los datos del cliente y del servicio desde el programa y lo envía por correo o WhatsApp. El cliente lo firma desde el móvil o el ordenador y el contrato firmado se archiva con la fecha y los datos del proceso de firma.
¿Cómo funciona?
Eliges una plantilla con tus cláusulas, el programa rellena los datos del cliente y del presupuesto, el cliente firma desde un enlace en cualquier dispositivo y el contrato queda archivado con aviso de vencimiento.
Plantillas propias
Contratos de servicio, mantenimiento, alquiler o confidencialidad con tus cláusulas.
Datos rellenados solos
Nombre, NIF, dirección, precio y condiciones salen de la ficha y del presupuesto.
Firma desde cualquier dispositivo
El cliente recibe un enlace, revisa el documento y firma sin instalar nada.
Archivo y avisos
El contrato firmado queda en la ficha, con aviso antes de su renovación o vencimiento.
¿Qué validez tiene?
Para la mayoría de contratos comerciales y de servicios, una firma electrónica con registro de fecha, datos del firmante y evidencias del proceso es suficiente. Si un tipo de documento exige un nivel de firma superior, se puede conectar con un prestador de firma cualificada.
Tipos de firma electrónica y cuándo usar cada uno
La normativa europea de identificación electrónica (eIDAS) reconoce firmas simples, avanzadas y cualificadas. Para la mayoría de contratos de servicios entre una pyme y sus clientes basta con la simple o la avanzada; la cualificada se reserva para documentos donde la ley o la otra parte la exigen.
| Nivel | Cómo se firma | Uso típico |
|---|---|---|
| Simple | Aceptación o trazo en pantalla con registro del proceso | Hojas de encargo, conformidades, recibís |
| Avanzada | Ligada de forma única a quien firma, que se identifica con un código SMS | Contratos de servicio, mantenimiento, alquiler |
| Cualificada | Certificado reconocido emitido por un prestador cualificado | Documentos que lo exijan expresamente |
Ante la duda sobre un contrato concreto, consulta con tu asesor legal qué nivel le corresponde.
Documentos que puedes firmar desde el programa, por sectores
- Reformas. Aceptación del presupuesto, anexos por cambios en obra y acta de entrega.
- Clínicas y centros de estética. Consentimientos informados antes del tratamiento, firmados en una tablet en recepción.
- Academias. Matrícula con condiciones de pago y autorización de imagen.
- Empresas de mantenimiento. Contrato anual con renovación automática y sus condiciones.
- Inmobiliarias. Hojas de visita y encargos de venta.
- Equipo interno. Entregas de material o normas de uso, que se archivan en la carpeta digital de cada empleado.
Cuando el contrato depende de muchas variables, como cláusulas que cambian según el servicio, se puede generar el texto de forma automática; lo explicamos en contratos y firma automatizados.
¿Qué se guarda como prueba de cada firma?
Junto al documento firmado se guarda un registro de evidencias que permite demostrar quién firmó, cuándo y qué firmó. Es lo que da valor a la firma si alguna vez se discute.
- Fecha y hora de envío, de apertura y de firma.
- Medio por el que se identificó el firmante, como el código recibido en su móvil.
- Dirección IP y dispositivo desde el que firmó.
- Huella del documento, que demuestra que no se ha modificado después.
Ese registro se adjunta al contrato en la ficha del cliente y se puede descargar en PDF. Si el contrato sale de un presupuesto aceptado, queda enlazado con él y con las facturas que genera ese presupuesto.
Preguntas frecuentes
¿El cliente necesita certificado digital para firmar?
No para la firma habitual: le basta con abrir el enlace y firmar en la pantalla. El certificado solo sería necesario si el contrato exige un nivel de firma superior.
¿Puedo ver si el cliente ha abierto el contrato?
Sí. El programa muestra si está enviado, abierto o firmado, y puedes reenviar un recordatorio.
¿Se pueden firmar contratos con varias personas?
Sí. Se define el orden de firmantes y el documento se cierra cuando han firmado todos.
¿Puede firmar un contrato online alguien que no tiene correo electrónico?
Sí. El enlace de firma se puede enviar por WhatsApp o SMS, y la identificación se hace con un código que llega al móvil. También se puede firmar en persona en una tablet de tu local, algo habitual en clínicas o tiendas con clientes mayores que no usan el correo con soltura.
¿Qué pasa si el cliente quiere cambiar una cláusula antes de firmar?
Puede rechazar el documento indicando el motivo, y te llega un aviso. Haces el cambio en el programa y se envía una nueva versión; la anterior queda guardada como no firmada. Así siempre sabes qué versión aceptó el cliente y no conviven dos documentos con condiciones distintas.
¿Los contratos firmados se pueden descargar si dejo de usar el programa?
Sí. Los contratos y sus evidencias son tuyos y se pueden exportar en PDF en cualquier momento, ordenados por cliente. No dependen de que sigas con nosotros, y en caso de baja te entregamos una copia completa de los documentos firmados junto al resto de tus datos.