Software especializado de alto valor
Contratos que se generan solos y se firman desde el móvil
Generar contratos automáticamente evita copiar y pegar datos en un Word, imprimir, escanear y perseguir firmas: el contrato sale de la plantilla con los datos del cliente y se firma en el móvil.
Respuesta corta
La generación automática de contratos rellena tus plantillas con los datos que ya están en el programa (cliente, servicio, precio, fechas, condiciones) y envía el documento para firma electrónica por correo o WhatsApp. Al firmarse, queda guardado en la ficha del cliente y se lanzan los siguientes pasos, como el alta del servicio o el primer recibo.
¿Qué se automatiza?
Se automatiza la redacción a partir de plantillas, el envío con recordatorios al cliente, la firma desde el móvil con su registro y las tareas que deben arrancar en cuanto el contrato está firmado.
Plantillas con variables
Cláusulas fijas y huecos que se llenan solos; cláusulas opcionales según el tipo de servicio.
Envío y recordatorios
Si el cliente no firma, se le recuerda a los días que decidas.
Firma en el móvil
Sin descargar nada, con registro de fecha, hora y datos del firmante.
Lo que pasa después
Alta del cliente, primera factura o tarea para el equipo, al recibir la firma.
Casos en los que más se nota
Alquileres y gestión de inmuebles, gimnasios y centros con cuotas, agencias y consultoras con contratos de servicios, empresas que dan de alta suministros o mantenimientos, y cualquier negocio que firme muchas veces el mismo tipo de documento con pequeños cambios.
¿Qué tipo de firma electrónica necesita tu contrato?
El Reglamento europeo eIDAS distingue tres niveles de firma electrónica, y la mayoría de contratos comerciales se firman con validez usando el nivel simple o el avanzado.
| Nivel | Cómo funciona | Uso habitual |
|---|---|---|
| Simple | Aceptación con registro de datos del firmante | Condiciones de servicio, pedidos, autorizaciones |
| Avanzada | Vincula la firma al firmante y detecta cambios posteriores, por ejemplo con código al móvil y evidencias | Contratos de servicios, alquileres, altas de clientes |
| Cualificada | Certificado cualificado emitido por un prestador acreditado | Trámites que la ley exige con este nivel |
Si dudas sobre un tipo de contrato concreto, conviene consultarlo con tu asesor legal antes de configurar el nivel.
Cómo se monta una plantilla con cláusulas que cambian solas
La plantilla se construye una vez con tu contrato actual, marcando qué partes son fijas y cuáles dependen de los datos del cliente.
Piensa en un gimnasio hipotético con tres modalidades de cuota. El texto general es común; la cláusula de permanencia solo aparece en la cuota anual; la autorización de imagen solo si el socio la marca; y si el socio es menor, se añade el bloque de firma del tutor. El programa elige las cláusulas según la ficha del socio y rellena nombre, documento, precio y fechas. Lo que cambia es la combinación, nunca la redacción, así que el texto revisado por tu abogado se mantiene intacto.
Cuando cambia una cláusula, se edita la plantilla una vez y todos los contratos nuevos salen con la versión actualizada; los ya firmados conservan la suya.
Lo que conviene revisar antes de automatizar un contrato
- Que la plantilla tenga una sola versión vigente y se sepa quién la aprobó.
- Qué datos salen del programa y cuáles tiene que escribir alguien.
- Quién firma por parte de la empresa y si hay un orden de firma.
- Qué ocurre tras la firma: alta, factura, tarea o aviso al equipo.
Con esas cuatro respuestas claras, la automatización se configura sin sorpresas y el primer contrato real puede enviarse en cuanto se aprueba la plantilla.
Esta herramienta encaja con el módulo de contratos con firma online del programa de gestión y con un configurador que calcula el precio antes de generar el documento.
Preguntas frecuentes
¿Tiene validez legal un contrato firmado en el móvil?
La firma electrónica es válida y queda una evidencia del proceso; para casos que exigen un tipo de firma concreto, se configura ese nivel.
¿Puedo usar mis contratos actuales como plantilla?
Sí. Partimos de tus documentos y marcamos qué partes se rellenan con datos del programa.
¿Pueden firmar varias personas el mismo contrato?
Sí, en el orden que indiques, y cada firmante recibe la copia final.
¿Dónde quedan guardados los contratos firmados?
En la ficha del cliente dentro de tu programa, junto con el informe de evidencias de la firma: fechas, datos del firmante y huella del documento. Puedes descargarlos cuando quieras y buscar cualquier contrato por cliente, fecha o tipo de servicio.
¿Se puede anular un contrato enviado antes de que el cliente lo firme?
Sí. Mientras no esté firmado, el envío se cancela y el enlace deja de funcionar. Si había un error en los datos, se corrige en la ficha y se genera de nuevo, quedando registrado que la primera versión fue anulada.
¿Cómo firma un cliente que no tiene correo electrónico?
Se le envía el enlace por SMS o WhatsApp, o firma en una tableta en tu propio local. El proceso registra igualmente sus datos y el momento de la firma, y la copia firmada se le entrega por el canal que prefiera.