Software de gestión modular a medida
Documentación del empleado ordenada, firmada y a mano
La gestión documental de empleados guarda en una carpeta digital por persona sus contratos, nóminas, formaciones y entregas, con firma online y aviso de lo que caduca.
Respuesta corta
Un módulo de documentación del empleado crea una carpeta digital para cada trabajador donde se guardan su contrato y anexos, nóminas, certificados de formación, reconocimientos médicos y entregas de material. Los documentos se pueden enviar a firmar online, el trabajador consulta los suyos desde el móvil y el programa avisa antes de que caduque un certificado o una formación.
¿Qué se guarda en la carpeta de cada empleado?
En la carpeta de cada persona se guardan su contrato con anexos y prórrogas, las nóminas que sube la gestoría, los certificados de formación con caducidad y el recibí de cada uniforme, herramienta o EPI.
Contrato y anexos
Con sus prórrogas, cambios de jornada y fechas clave.
Nóminas
Subidas por la gestoría y repartidas solas a cada trabajador.
Formación y certificados
Prevención, carnés profesionales o cursos, con su fecha de caducidad.
Entregas
Uniformes, herramientas, EPI, llaves o equipos, con el recibí firmado.
¿Qué cambia respecto a las carpetas de papel?
Frente al archivador, el trabajador firma desde el móvil, el programa avisa con antelación de lo que va a caducar y cada persona accede solo a sus documentos o a los de su equipo.
Firma desde el móvil
El trabajador firma el documento sin imprimir ni escanear nada.
Avisos de caducidad
Un certificado o curso que vence aparece con antelación para renovarlo.
Accesos por perfil
Cada empleado ve solo lo suyo; los responsables, solo lo de su equipo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pedir al trabajador que suba él mismo un certificado o un título?
Sí. Le llega una petición al móvil, sube el documento con una foto o un PDF y queda en su carpeta pendiente de que lo revises.
¿Se puede saber si un empleado ha abierto un documento que le envié?
Sí, ves si está pendiente, abierto o firmado. Si un documento importante lleva días sin abrir, puedes mandarle un recordatorio.
¿Puede el trabajador descargar sus nóminas desde el móvil?
Sí, cada nómina aparece en su área y recibe un aviso cuando se publica una nueva.
¿Cómo se reparten las nóminas que envía la gestoría en un solo PDF?
El programa separa el archivo y asigna cada nómina a su trabajador automáticamente.
¿Qué pasa con la documentación cuando un empleado deja la empresa?
Se archiva en su ficha como baja, con acceso restringido, durante el tiempo que debas conservarla.
¿Quién puede subir documentos a la carpeta de un empleado?
Lo define la empresa. Lo habitual es que recursos humanos y la gestoría puedan subir cualquier documento, que el responsable de equipo suba entregas de material o formaciones, y que el propio trabajador aporte certificados o justificantes, que quedan pendientes de validar antes de darse por buenos.
¿Se puede enviar el mismo documento a firmar a toda la plantilla?
Sí. Un protocolo nuevo, una política interna o un cambio de normas se envía a todos o a un grupo concreto de una vez. El programa muestra quién lo ha firmado y quién no, y manda recordatorios a los que faltan hasta completar la firma de todo el grupo.
¿Es seguro guardar las nóminas y los datos médicos en el programa?
Los datos se guardan cifrados y con acceso por perfiles, y cada consulta queda registrada. Los datos de salud, como la aptitud de un reconocimiento médico, se pueden restringir a una sola persona responsable. Así se reduce el número de gente que ve información sensible frente a una carpeta física en un armario.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: tres cafeterías con 22 empleados y los papeles en la trastienda
Piensa en un negocio con tres cafeterías en Salamanca y 22 empleados, varios con contrato de temporada. Cada local tiene una carpeta en la trastienda con contratos, certificados de formación en manipulación de alimentos y los justificantes de entrega del uniforme. Cuando alguien pide una copia o llega una inspección, toca ir de local en local.
Se crea una carpeta digital por empleado con su contrato, sus nóminas, la formación en higiene alimentaria y la de prevención de riesgos. Cada certificado lleva su fecha de caducidad y el programa avisa un mes antes. La entrega del uniforme y las normas del local se firman desde el móvil el primer día. Los encargados de cada cafetería ven solo a su gente; la gerencia ve a todos.
Encontrar un documento pasa de una mañana a unos segundos. La gerente puede ahorrar unas tres horas al mes en papeles, y las incorporaciones de verano se preparan sin fotocopias: el nuevo firma desde su móvil antes de empezar.
Precio
Presupuesto cerrado antes de empezar, según los módulos que necesites, después de un diagnóstico gratuito.
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Te damos las fases y las fechas por escrito en la propuesta. La migración de tus datos está incluida.
Pedir diagnóstico gratis →¿Qué documentos de un trabajador conviene tener siempre localizables?
Conviene tener a mano los que te pueden pedir en una inspección, una auditoría de prevención o un conflicto laboral, y los que caducan. En una pyme típica son estos:
- Contrato de trabajo, prórrogas y comunicaciones de cambio de condiciones.
- Recibos de nómina y justificantes de pago.
- Registro de jornada, que se conserva cuatro años.
- Formación en prevención de riesgos y entrega de equipos de protección.
- Reconocimientos médicos o su renuncia firmada cuando proceda.
- Carnés y habilitaciones profesionales, como carretillero o manipulador de alimentos.
Las horas fichadas no hace falta subirlas a mano: si usas el fichador integrado en el programa, el registro ya aparece en la ficha de cada persona.
Cómo pasar de las carpetas de papel a lo digital sin perder nada
- Inventario. Haz una lista por trabajador de lo que hay en su carpeta física y lo que falta.
- Prioridad. Digitaliza primero los documentos vigentes; el histórico antiguo puede esperar.
- Escaneo con nombre. Cada documento se sube con su tipo y fecha, no como «escaneo_034.pdf».
- Fechas de caducidad. Al subir certificados y carnés, apunta cuándo vencen para que salten los avisos.
- Firma de lo pendiente. Lo que no estaba firmado se envía a firmar online en ese momento.
- Custodia del papel. Decide con tu asesoría qué originales hay que guardar y cuáles se pueden destruir.
Si el archivo en papel es grande, valora un servicio de digitalización de archivo en papel.
Ejemplos de uso en sectores con mucha documentación
- Construcción. Formación de prevención por puesto y tarjetas profesionales de cada operario, comprobadas antes de mandarlo a una obra.
- Hostelería. Carnés de manipulador y contratos de temporada que entran y salen cada verano.
- Residencias y ayuda a domicilio. Certificados de delitos sexuales y titulaciones sociosanitarias.
- Transporte. Permisos de conducir, CAP y tacógrafo, con avisos antes de su vencimiento.
Para que un empleado nuevo reciba y firme todo su paquete el primer día, el módulo se combina con el onboarding de empleados con IA.