Software de gestión modular a medida
Portal del cliente y del proveedor, conectado a tu gestión
Un portal del cliente y del proveedor da a cada uno un acceso privado a lo suyo y te quita de encima llamadas del tipo «¿me reenvías la factura?» o «¿cuándo llega mi pedido?».
Respuesta corta
Un portal de clientes y proveedores es un área privada en la web, con usuario y contraseña, conectada al programa de gestión. El cliente consulta facturas, pedidos, presupuestos y trabajos; el proveedor confirma pedidos, indica fechas de entrega y sube sus facturas. Todo lo que hacen se refleja al momento en tu programa.
¿Qué hace el cliente en su portal?
En su portal el cliente descarga todas sus facturas, sigue el estado de pedidos y trabajos, acepta presupuestos y abre incidencias con fotos que entran directamente en postventa.
Descarga sus facturas
Histórico completo, sin tener que pedírtelo a ti.
Sigue sus pedidos o trabajos
Estado actualizado: recibido, en curso, enviado o terminado.
Acepta presupuestos
Revisa la propuesta y la aprueba desde el mismo portal.
Abre incidencias
Con fotos y descripción, que entran directas a postventa.
¿Y el proveedor?
El proveedor confirma o reprograma tus pedidos y avisa de faltas, sube facturas y albaranes enlazados a cada pedido y mantiene al día sus certificados y seguros con aviso de caducidad.
Confirma tus pedidos
Acepta, propone otra fecha o avisa de faltas antes de que te enteres tarde.
Sube facturas y albaranes
Los documentos se asocian al pedido para revisarlos sin buscar en el correo.
Mantiene su documentación
Certificados, seguros o fichas técnicas con fecha de caducidad y aviso.
Llamadas y correos que se quitan de en medio
Un portal privado elimina las consultas que se repiten cada semana y que no aportan nada a nadie.
- Reenvíos de facturas antiguas para la gestoría del cliente.
- Preguntas sobre el estado de un pedido o una reparación.
- Peticiones de certificados o fichas técnicas.
- Proveedores que llaman para confirmar si su factura está registrada.
- Clientes que buscan el presupuesto que les mandaste hace un mes.
Cada una de esas consultas lleva pocos minutos, pero interrumpe a alguien que estaba haciendo otra cosa. Con el portal la respuesta está disponible a cualquier hora y tu equipo trabaja sin cortes.
¿Qué negocios le sacan más partido?
Una asesoría lo usa para que cada cliente suba sus documentos y descargue sus modelos presentados. Para este caso concreto hay una versión con tu marca en el portal del cliente en marca blanca para gestorías.
Una empresa de reformas lo usa para que el cliente vea el avance de su obra, apruebe extras y firme cambios. Encaja con los contratos con firma online.
Una distribuidora lo usa para facturas y albaranes, y para que sus proveedores confirmen plazos.
Una empresa de mantenimiento lo usa para que los administradores de fincas consulten revisiones y partes firmados de cada comunidad.
Accesos, permisos y registro de actividad
La seguridad del portal se basa en que cada persona entra con su propio usuario y ve solo lo que le corresponde.
- Una empresa cliente puede tener varios usuarios con permisos distintos: uno ve facturas y otro solo pedidos.
- Las contraseñas se pueden reforzar con un segundo factor por correo o móvil.
- Cada acceso y cada descarga quedan registrados con fecha y hora.
- Al dar de baja a un cliente o a un empleado suyo, su acceso se cierra al momento.
Este registro también te protege: si un cliente dice que nunca recibió una factura, puedes ver si la descargó.
Cómo conseguir que tus clientes lo usen
- Empieza por lo que más te piden; si son facturas, abre solo esa sección al principio.
- Envía la invitación con un enlace personal y una explicación de dos líneas.
- Cuando alguien pida algo que ya está en el portal, envíale el enlace en lugar del documento.
- Añade funciones poco a poco: pedidos, incidencias, presupuestos.
Al cabo de unos meses el portal se convierte en el canal habitual. Todo lo que el cliente hace allí se ve también en su ficha de cliente 360°.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un portal del cliente?
Un acceso privado en la web donde cada cliente ve sus facturas, pedidos y trabajos sin tener que llamarte ni escribirte.
¿Cada cliente ve solo su información?
Sí. Cada usuario entra con sus credenciales y solo accede a los documentos de su empresa.
¿El portal puede llevar mi logotipo y mis colores?
Sí. Se integra en tu web con tu imagen, para que el cliente no sienta que sale a otra herramienta.
¿Cuántas personas de una misma empresa cliente pueden entrar al portal?
Las que necesites. Cada una tiene su usuario y sus permisos, de modo que el gerente ve todo, administración ve facturas y el encargado de compras ve pedidos. Si alguien deja esa empresa, se desactiva su usuario sin tocar el resto.
¿Qué pasa si un cliente olvida su contraseña del portal?
La recupera él mismo con un enlace que recibe en su correo registrado, sin tener que llamarte. Si el correo ya no existe, tu equipo puede actualizarlo desde la ficha del cliente después de comprobar su identidad.
¿Ven los proveedores información interna de mi empresa?
No. El proveedor solo accede a los pedidos que le has hecho, a sus propias facturas y a la documentación que le pides. Ni tu stock, ni tus precios de venta ni tus clientes aparecen en su acceso.