Una copia de seguridad solo te sirve si has comprobado que se puede restaurar. Sigue la regla 3-2-1, protege las copias para que un ransomware no pueda borrarlas, añade a la copia tu correo y tus archivos en la nube y recupera algún archivo real cada mes, apuntando cómo salió la prueba.
Muchas empresas hacen copias de seguridad, pero nunca han comprobado si se pueden recuperar. Lo descubren el día que las necesitan.
La regla del 3-2-1
- 3 copias de tus datos.
- En 2 soportes distintos.
- Y 1 fuera de la oficina o en la nube.
Lo que casi nadie revisa
- Que el correo y los documentos en la nube también tengan copia.
- Que las copias no se puedan borrar desde el mismo equipo atacado.
- Que alguien pruebe a restaurar una vez al mes.
Plan mínimo
Haz una lista de lo imprescindible para seguir trabajando (programa de gestión, facturas, correo) y define cuánto tiempo podrías estar sin ello. Esa es la base de tu plan de continuidad.
Cómo hacer una prueba de restauración en media hora
Una prueba de restauración consiste en recuperar algo real desde la copia y comprobar que se abre y está completo. Es la única forma de saber que tu copia sirve. Hazlo así:
- Elige un archivo que uses a diario, como la hoja de pedidos o una carpeta de facturas.
- Restáuralo desde la copia en una ubicación distinta, para no pisar el original.
- Ábrelo y comprueba que tiene los cambios de ayer.
- Repite con un buzón de correo y con los datos de tu programa de facturación.
- Apunta la fecha, lo que probaste, el tiempo que tardó y si salió bien.
Ese registro sirve de prueba ante un cliente, un seguro o una auditoría. Si no tienes tiempo de hacerlo cada mes, la prueba mensual de copias de seguridad lo hace por ti y te deja el informe.
Cuántos datos puedes perder y cuánto tiempo puedes estar parado
Antes de elegir un sistema de copias tienes que responder a dos preguntas: cuántas horas de trabajo podrías permitirte perder y cuánto tiempo podrías estar sin tus datos. En el sector técnico se llaman RPO y RTO.
- Si haces una copia cada noche, en el peor caso pierdes el trabajo de todo un día.
- Si la copia está en un disco en casa del gerente, recuperarla puede llevar horas o días.
Ejemplo hipotético: una asesoría que tramita impuestos en plazo no puede perder ni una mañana, así que necesita copias cada pocas horas y restauración rápida desde la nube. Una tienda pequeña con ventas en TPV quizá tolere un día. El plan de continuidad con copias de seguridad parte de estas dos cifras.
Por qué el ransomware destruye las copias mal planteadas
El ransomware cifra todo lo que encuentra accesible desde el equipo infectado, incluido el disco de copias si está siempre conectado o la carpeta sincronizada en la nube. Por eso muchas empresas descubren que tenían copias, pero también cifradas.
Medidas que lo evitan:
- Copias inmutables: una vez guardadas, nadie puede borrarlas ni modificarlas durante un periodo fijado.
- Credenciales de la copia distintas de las del usuario habitual.
- Una copia desconectada o en un servicio separado de tu cuenta principal.
- Retención de varias versiones, para volver a un punto anterior al ataque.
Si tienes tus documentos en la nube, recuerda que la papelera tiene un tiempo limitado. Al planificar una migración a la nube, incluye una copia independiente del correo y los archivos.
Preguntas frecuentes
¿Sincronizar con OneDrive o Google Drive equivale a tener copia de seguridad?
No del todo. La sincronización replica los cambios: si borras o se cifra un archivo en tu ordenador, el cambio pasa también a la nube. Ayuda la papelera y el historial de versiones, pero tienen límites de tiempo. Una copia de seguridad guarda versiones independientes que no dependen de lo que ocurra en tu equipo.
¿Cada cuánto debo hacer copias de seguridad en una pequeña empresa?
Como mínimo una vez al día para los datos que cambian a diario, como facturación, correo y documentos de clientes. Si en tu negocio perder unas horas de trabajo es grave, configura copias varias veces al día. Lo importante es que sean automáticas y que alguien revise que se completan.
¿Qué historial de versiones conviene conservar en una pyme?
Lo marcan tus obligaciones y tu nivel de riesgo. Una pauta habitual es conservar copias diarias durante un mes, semanales durante varios meses y alguna mensual durante más tiempo. Ten en cuenta que algunos documentos, como facturas o registros de jornada, tienen plazos legales de conservación propios.
