Ciberseguridad, sistemas y cumplimiento
Copias de seguridad y un plan de continuidad que funciona de verdad
Las copias de seguridad y el plan de continuidad responden a una pregunta: si mañana falla todo, ¿cuánto tardas en volver a trabajar y qué pierdes?
Respuesta corta
Un plan de continuidad define qué sistemas son imprescindibles, cuánto tiempo puede estar la empresa sin ellos y cuántos datos puede permitirse perder. Las copias de seguridad se diseñan a partir de esas respuestas: automáticas, en más de un lugar, con al menos una copia que no se pueda borrar desde la red de la oficina y con pruebas de restauración.
¿Qué incluye el servicio?
Identificamos los sistemas sin los que no puedes trabajar, programamos copias automáticas incluida la nube, añadimos una copia que el ransomware no puede tocar y dejamos por escrito qué hacer ante cada tipo de desastre.
Mapa de lo imprescindible
Programa de gestión, correo, documentos, web y móviles, ordenados por importancia.
Copias automáticas
De equipos, servidores y servicios en la nube, que también necesitan su copia aparte.
Copia inmutable
Una copia que un ransomware no puede cifrar ni borrar aunque entre en la red.
Plan escrito
Pasos claros para cada escenario: robo de un portátil, ataque, incendio o caída de un proveedor.
¿Cómo se mide si está bien hecho?
Con dos tiempos: cuánto tardas en recuperar cada sistema y desde qué momento se recuperan los datos. Los fijamos contigo y los comprobamos con restauraciones reales, porque una copia que nunca se ha restaurado es solo una suposición.
Preguntas frecuentes
¿Qué hago con la copia en disco USB que ya tengo?
Puede seguir siendo una copia más, pero no debería ser la única: se queda conectada o cerca de la oficina y un ransomware o un robo pueden afectarla.
¿Cómo sé que las copias de seguridad funcionan antes de necesitarlas?
Haciendo pruebas de restauración periódicas: recuperar una carpeta, un buzón o un programa completo y comprobar que se abre y está al día.
¿Qué es una copia de seguridad inmutable?
Una copia que, durante un periodo fijado, no puede modificarse ni borrarse, ni siquiera con la contraseña del administrador.
¿Microsoft 365 o Google Workspace ya hacen copia de mis correos?
Mantienen el servicio disponible, pero si borras algo o un atacante lo cifra, la recuperación tiene límites. Una copia aparte cubre ese hueco.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las copias de seguridad?
Depende de los datos: documentos como las facturas o los registros de jornada tienen plazos legales y las copias deben respetarlos.
¿Qué diferencia hay entre RTO y RPO?
Son las dos medidas básicas de un plan de continuidad. El RTO es el tiempo máximo que puedes estar sin un sistema antes de que el daño sea grave. El RPO es la cantidad máxima de datos que puedes perder, expresada en tiempo: si es de un día, necesitas como mínimo una copia diaria.
¿Cada cuánto hay que actualizar el plan de continuidad?
Revísalo una vez al año y siempre que cambie algo relevante: un programa de gestión nuevo, una mudanza, otro proveedor o cambios en la dirección. Un plan con contactos y procedimientos desfasados falla justo cuando se necesita, así que conviene hacer como mínimo un simulacro al año.
¿Basta con un disco externo para hacer las copias?
Para un autónomo con pocos datos puede ser un punto de partida, pero tiene riesgos: si está siempre conectado, un ransomware puede cifrarlo; si está en la misma oficina, un robo o un incendio se lo llevan con todo lo demás. Lo recomendable es combinarlo con una copia automática en la nube con historial.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: una gestoría de 12 personas con todo en un NAS y en plena campaña de renta
Piensa en una gestoría de Huelva con 12 personas. Todo está en un NAS de la oficina: expedientes, escaneos, el programa de contabilidad. La copia era un disco USB que alguien conectaba los viernes, cuando se acordaba. En plena campaña de la renta, un fallo del NAS o un ransomware les dejaría sin trabajar en las semanas más críticas del año.
Primero se decide con la gerente qué es imprescindible y cuánto se puede perder: el programa de contabilidad y los expedientes no pueden estar parados más de medio día ni perder más de unas horas de trabajo. A partir de ahí se programan copias automáticas cada noche del NAS y del correo en la nube, con una copia inmutable fuera de la oficina. Se escribe un plan corto: qué hacer si roban un portátil, si cae el NAS o si entra un ransomware.
Lo importante llega después: cada trimestre se hace una prueba de restauración real de una carpeta y del programa. Así la gestoría sabe, y no solo supone, que podría volver a trabajar en pocas horas.
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- Copias de seguridad que funcionan: Tus copias de seguridad, ¿funcionan de verdad?
- Comprobar copias de seguridad: Prueba mensual de copias: restauramos para comprobar que sirven
La regla 3-2-1 aplicada a una gestoría de seis personas
La regla 3-2-1 pide tres copias de tus datos, en dos soportes distintos y con una fuera de la oficina. En una gestoría de seis personas podría quedar así:
- Copia 1: los datos originales en el programa de gestión y en la nube de trabajo.
- Copia 2: un NAS en la oficina que guarda una copia cada noche, con varios días de historial.
- Copia 3: un servicio de copia en la nube de otra empresa, con retención inmutable de 30 días.
Hoy se habla también de 3-2-1-1-0: una copia desconectada o inmutable y cero errores en las pruebas de restauración. Ese cero final es el que más se descuida, y para eso existe la prueba mensual de copias.
Un error típico es llamar copia a lo que solo es sincronización: si borras un archivo en el ordenador y desaparece también de la nube, eso no te protege de nada.
Cómo escribir el plan de continuidad en una tarde
Un plan de continuidad útil para una pyme cabe en cinco o seis páginas y se escribe en una sesión de trabajo con la dirección.
- Enumera los procesos que traen dinero o que no pueden parar: facturar, atender citas, preparar pedidos.
- Para cada uno, anota qué sistemas usa y cuánto tiempo aguanta sin ellos.
- Decide cuántos datos puedes permitirte perder: una hora, un día o una semana.
- Describe cómo se trabaja mientras el sistema no está: facturas manuales numeradas, agenda en papel, atención por teléfono.
- Reúne los contactos de emergencia: soporte, banco, aseguradora, operadora y clientes clave.
- Fija quién decide activar el plan y cómo se avisa al equipo si el correo no funciona.
El documento se imprime y se guarda también fuera de los sistemas que protege.
Escenarios que el plan tiene que cubrir
El plan debe dar una primera respuesta concreta a los incidentes más probables, del más común al más grave:
| Escenario | Primera respuesta |
|---|---|
| Robo o pérdida de un portátil | Bloqueo y borrado remoto, cambio de contraseñas, equipo de repuesto |
| Ransomware en la oficina | Desconectar de la red, no pagar, restaurar desde la copia inmutable, valorar la notificación a la AEPD |
| Incendio o inundación | Trabajo en remoto desde la nube con equipos nuevos |
| Caída del proveedor del programa de gestión | Procedimiento manual y exportación periódica de datos |
| Corte largo de internet | Router 4G o 5G de respaldo y archivos sincronizados |
El RGPD pide además capacidad para restaurar con rapidez la disponibilidad y el acceso a los datos personales tras un incidente, así que este plan también sirve para demostrarlo. Si vas a mover datos fuera de la oficina, coordínalo con la migración a la nube.