Ciberseguridad, sistemas y cumplimiento
Migración a la nube de archivos, correo y programas
La migración a la nube saca de la oficina el servidor, las carpetas compartidas y el correo para que el equipo trabaje desde cualquier sitio con los mismos permisos.
Respuesta corta
Migrar a la nube consiste en trasladar los datos y servicios que hoy están en un servidor o un NAS de la oficina a plataformas como Microsoft 365, Google Workspace o un servidor en la nube. Se planifica qué se mueve, se ordenan carpetas y permisos, se copian los datos en varias pasadas y se hace el cambio final en un momento de poca actividad.
¿Qué se puede llevar a la nube?
Puedes subir las carpetas del servidor o NAS a SharePoint, OneDrive o Google Drive, trasladar el correo con todo su histórico y pasar algunos programas a versión en la nube o a un servidor remoto.
Carpetas compartidas
Del NAS o servidor a SharePoint, OneDrive o Google Drive, con los mismos accesos.
Correo
Buzones, calendarios y contactos de un proveedor a otro, conservando el histórico.
Programas
Algunos se sustituyen por versiones en la nube y otros se alojan en un servidor remoto.
¿Cómo evitamos los sustos?
Antes de mover nada limpiamos lo que sobra y repasamos quién debe ver cada carpeta. El cambio final se hace cuando no hay nadie trabajando y el primer día laborable estamos contigo resolviendo dudas.
Limpieza previa
Duplicados y carpetas obsoletas se quedan fuera antes de mover nada.
Permisos revisados
Se aprovecha para decidir quién ve qué, en lugar de copiar el desorden.
Cambio en fin de semana
La última sincronización y el cambio se hacen cuando nadie trabaja.
Primer lunes acompañado
Soporte el primer día para resolver dudas de acceso y carpetas.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden trabajar en la nube archivos muy pesados, como planos o vídeos?
Sí, con sincronización en el ordenador: el archivo se abre en local y los cambios se suben en segundo plano. Conviene revisar antes la velocidad de subida de la conexión de la oficina.
¿Qué hago con los proyectos antiguos que casi nunca consulto?
Se pueden archivar en un espacio más económico de la nube o en una copia aparte, para no ocupar el espacio de trabajo diario y seguir pudiendo recuperarlos.
¿Qué pasa con mi NAS después de migrar a la nube?
Puede quedarse como copia de seguridad local o retirarse, según el plan de copias que definamos.
¿Sale más caro tener los archivos en la nube que en un servidor?
La nube se paga por usuario al mes; antes de migrar comparamos ese coste con el de renovar y mantener el servidor.
¿Puedo trabajar sin internet si todo está en la nube?
Sí, con los archivos sincronizados en tu equipo; los cambios se suben cuando vuelve la conexión.
¿Cuánto tiempo están los datos sin acceso durante la migración?
Lo normal es que no haya interrupción. Los datos se copian por fases mientras se sigue trabajando y el cambio final se hace en fin de semana o fuera de horario. El lunes cada persona entra en la nueva plataforma con sus carpetas y su correo en su sitio, con pequeños ajustes de acceso los primeros días.
¿Es seguro guardar datos de clientes en la nube?
Puede serlo más que en un servidor de oficina si se configura bien: doble factor, permisos por persona, cifrado y copia aparte. Para cumplir el RGPD conviene que el proveedor ofrezca alojamiento en la Unión Europea o garantías adecuadas, y que firmes su contrato de encargado del tratamiento.
¿Qué hacemos con un programa de gestión instalado en el servidor de la oficina?
Hay tres caminos: pasar a la versión en la nube del mismo fabricante si existe, alojarlo en un servidor virtual al que se entra en remoto o aprovechar para cambiar de programa. Lo valoramos según coste, antigüedad y forma de trabajar del equipo. A veces la migración de archivos y la del programa se hacen en momentos distintos.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: un estudio de arquitectura de 9 personas con planos pesados en un NAS
Imagina un estudio de arquitectura de Santander con 9 personas. Los proyectos, con planos y modelos 3D de varios gigas, están en un NAS de la oficina con siete años. Para trabajar desde casa usaban una VPN que iba lenta, y cada vez que alguien visitaba una obra tenía que descargar los planos antes de salir.
Se revisan las carpetas y se archivan los proyectos cerrados de hace años, que son la mitad del volumen. Los activos pasan a la nube con la misma estructura y los mismos permisos: el equipo de cada proyecto ve su carpeta y administración ve la suya. Los archivos que se usan a diario quedan sincronizados en cada ordenador, para que abrir un plano pesado no dependa de la conexión. El correo se traslada con todo su histórico. El cambio final se hace un viernes por la tarde.
El lunes, cada arquitecto abre los mismos archivos desde la oficina, desde casa o desde la tablet en obra. El NAS se queda unos meses como copia de los proyectos archivados antes de retirarlo.
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Una oficina de diez puestos con un NAS y el correo en un hosting puede pasar a la nube en unas seis semanas sin parar el trabajo. Un calendario hipotético:
- Semana 1: inventario de carpetas, permisos y buzones; se decide qué se archiva y qué se mueve.
- Semana 2: alta de usuarios en la nueva plataforma, doble factor y estructura de carpetas por departamentos.
- Semana 3: primera copia de archivos y buzones mientras se sigue trabajando con el sistema antiguo.
- Semana 4: piloto con dos personas que ya trabajan en la nube y señalan lo que falta.
- Semana 5: sincronización final y cambio de los registros del dominio durante el fin de semana.
- Semana 6: acompañamiento, ajustes de permisos y retirada o reconversión del NAS.
En un estudio de arquitectura con planos muy pesados, la semana 3 puede alargarse por la velocidad de subida de la conexión.
Nube pública, servidor en la nube o seguir con el NAS
La opción adecuada depende de qué programas uses y de cuánto trabajes fuera de la oficina.
| Opción | A favor | En contra | Encaja con |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 o Google Workspace | Acceso desde cualquier sitio, edición a varias manos, sin hardware que mantener | Cuota por usuario y dependencia del proveedor | Oficinas de documentos y correo |
| Servidor virtual en la nube | Aloja programas de escritorio sin versión web | Requiere administración técnica | Empresas con un programa de gestión antiguo |
| NAS en la oficina | Sin cuota mensual y rápido en local | Riesgo de robo, avería o ransomware; acceso remoto delicado | Archivos enormes de uso local |
Muchas empresas combinan: documentos en la nube y el NAS como copia local. Si quieres entender bien el modelo de pago por uso, lee qué es SaaS.
Errores habituales al llevar archivos a la nube
Los errores más frecuentes al migrar tienen que ver con permisos, rutas y copias:
- Copiar rutas de carpetas larguísimas que superan el límite de la plataforma y fallan en silencio.
- Dar permiso de edición a toda la empresa por comodidad y descubrirlo cuando alguien borra una carpeta.
- Sincronizar todo en todos los portátiles y llenarles el disco.
- Olvidar los accesos directos de los programas que apuntaban a la unidad de red antigua.
- Dar por hecho que la nube ya hace copia de seguridad y no contratar una aparte.
- Cambiar el correo un lunes por la mañana.
El penúltimo es el más serio: la papelera de la nube tiene límites de tiempo y un ransomware puede cifrar archivos sincronizados. Por eso la migración se diseña a la vez que el sistema de copias y la continuidad del negocio. Si además hay que conectar programas entre sí, revisa las integraciones por API.