Migraciones e integraciones
Integraciones por API: que tus programas hablen entre ellos
Una integración por API es la manera limpia de que dos programas se pasen datos sin exportar e importar ficheros a mano: un pedido, un cliente nuevo o un pago viajan solos de uno a otro.
Respuesta corta
Una API es la puerta que un programa ofrece para que otros lean o escriban datos en él de forma controlada. Integrar por API consiste en conectar dos o más programas a través de esas puertas, definiendo qué datos se envían, cuándo (al momento o cada cierto tiempo) y qué pasa si algo falla.
¿Qué tipo de integraciones hacemos?
Conectamos programas comerciales entre sí, software propio o antiguo al que se le añade una API, máquinas que generan datos y PIX, para que el agente trabaje con la información de varios sistemas a la vez.
Entre programas comerciales
Tu gestión con tienda online, CRM, pasarela de pago o plataforma de reservas, si ofrecen API.
Con software propio
Programas hechos a medida o antiguos a los que se añade una API.
Con máquinas y dispositivos
Equipos que exportan datos y que se pueden leer desde tu programa.
Con PIX
Para que el agente de IA consulte y actúe sobre los datos de varios programas.
¿Qué cuidamos en cada integración?
En cada integración cuidamos que las claves estén protegidas y con los permisos justos, que cada envío quede registrado y se reintente si falla, y que todo quede documentado por escrito.
Seguridad
Claves de acceso guardadas de forma segura y permisos mínimos necesarios.
Errores
Registro de cada envío, reintentos y aviso si algo no llega.
Documentación
Queda escrito qué hace la integración, para que no dependa de una persona.
Preguntas frecuentes
¿Puede una integración dar acceso a un servicio en cuanto el cliente paga?
Sí, si la pasarela de pago y la plataforma tienen API. El pago confirmado dispara el alta y el envío de accesos sin que nadie intervenga.
¿Qué pasa con la integración si un pago se devuelve después?
Se define qué hacer en cada caso, por ejemplo suspender el acceso y avisar a una persona. Así no se quedan servicios activos sin cobrar.
¿Qué pasa si el programa que uso no tiene API?
Se buscan alternativas: ficheros automáticos, conexión a su base de datos o lectura de documentos que genere.
¿Una integración por API se rompe cuando el otro programa se actualiza?
Puede pasar si cambian su API; por eso se vigila y se ajusta dentro del mantenimiento.
¿Puedo conectar un programa hecho a medida con el software de gestión?
Sí. Si no tiene API, se le puede añadir una o conectarlo por otra vía.
¿Cuánto tarda en desarrollarse una integración por API?
Una integración sencilla entre dos programas con API bien documentada puede estar lista en pocos días, contando pruebas. Si hay que traducir muchos campos, tratar varios tipos de documento o el programa de origen tiene limitaciones, se alarga. Te damos el plazo después de revisar la documentación de cada herramienta.
¿Quién es responsable si la integración deja de funcionar?
Dentro del mantenimiento nos encargamos de vigilar la integración, recibir sus avisos de error y corregirla. Si el fallo viene de un cambio del otro proveedor, lo detectamos por el registro de errores y adaptamos la conexión. Tú recibes aviso si algún dato ha quedado pendiente de enviar.
¿Puedo usar Zapier o Make en lugar de una integración a medida?
Para flujos sencillos y de poco volumen pueden ser suficientes. Cuando hay muchos registros, reglas complejas o datos sensibles, una integración propia suele ser más estable y más barata a medio plazo, porque no depende de pagar por cada operación ni de un tercero intermedio.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: academia online de oposiciones que da de alta alumnos a mano
Piensa en una academia de oposiciones con sede en Valladolid que da clases online a unos 900 alumnos. Los alumnos pagan con tarjeta en la web, y después alguien de la oficina tiene que darlos de alta en la plataforma de clases, crear su ficha en el programa de gestión y emitir la factura. Los lunes, tras una campaña de fin de semana, hay alumnos que esperan un día entero para poder entrar.
Se monta una integración por API entre la pasarela de pago, la plataforma de clases y el programa de gestión. Cuando entra un pago confirmado, se crea el alumno en la plataforma con el curso que ha comprado y se le mandan sus accesos. Al mismo tiempo, se crea o actualiza su ficha y se emite la factura. Si un pago se devuelve o se cancela, el acceso se suspende y se avisa a la oficina. Cada paso queda registrado para revisar cualquier caso raro.
El resultado esperado es que el alumno entre a clase minutos después de pagar, también en domingo. En una academia así, la oficina deja de dedicar las mañanas de lunes a dar de alta a mano.
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¿Cómo funciona una integración por API, explicado sin tecnicismos?
Una integración por API funciona como un mensajero automático entre dos programas: cuando ocurre algo en uno, el mensajero lleva el dato al otro siguiendo unas reglas fijas. Tú no ves el trámite, solo el resultado.
Hay dos formas de activar ese mensajero:
- Por aviso. El programa de origen avisa al instante cuando pasa algo, por ejemplo un pago confirmado. Es lo más rápido.
- Por consulta periódica. El mensajero pregunta cada cierto tiempo si hay novedades, por ejemplo cada quince minutos. Se usa cuando el programa de origen no sabe avisar.
En los dos casos se define qué campos viajan, cómo se traducen de un programa a otro y qué hacer si el destino no responde. Ese diseño es la parte que más trabajo lleva; la programación en sí suele ser lo más corto.
Integraciones habituales por tipo de empresa
Cada sector tiene sus conexiones típicas. Estos son ejemplos hipotéticos de integraciones que encajan en negocios concretos:
| Negocio | Programas que se conectan | Qué se consigue |
|---|---|---|
| Clínica | Agenda online y programa de gestión | Citas web con ficha de paciente creada sola |
| Taller | Gestión y catálogo de recambios del proveedor | Precios y disponibilidad al presupuestar |
| Academia | Plataforma de cursos y facturación | Alta del alumno y factura al pagar |
| Hotel o apartamentos | Channel manager y CRM | Reserva, huésped y comunicación unificados |
| Fábrica | Máquinas de producción y ERP | Contadores de piezas sin partes manuales |
Si la conexión principal es entre tu tienda online y tu gestión, la página sobre conectar ERP, tienda, CRM y contabilidad entra en más detalle.
Qué pedir a tu proveedor de software antes de integrar
Antes de presupuestar una integración, conviene obtener cierta información de cada programa implicado. Con ella sabemos si la conexión es directa o necesita un rodeo:
- Si tiene API pública y dónde está su documentación.
- Si tu plan actual incluye acceso a la API o hay que subir de plan.
- Qué límites de uso tiene, como número de consultas por minuto.
- Si permite avisos automáticos cuando cambian los datos.
- Si existe un entorno de pruebas para no tocar datos reales.
Si algún programa no ofrece nada de esto, aún hay opciones, como ficheros automáticos o lectura de documentos. Y si lo que quieres es que un agente de IA trabaje sobre varios programas a la vez, mira la sección de agentes de IA, que usa estas mismas conexiones.