Migraciones e integraciones
Conectar el ERP con tu tienda, tu CRM y tu contabilidad
Conectar el ERP con la tienda online, el CRM y la contabilidad significa que un pedido web descuenta stock, crea la factura y llega a tu asesoría sin que nadie vuelva a teclearlo.
Respuesta corta
Conectar un ERP con la tienda, el CRM y la contabilidad consiste en que cada dato se escriba una sola vez y viaje solo al resto de programas: el pedido de la web entra en el ERP, el stock se actualiza en la tienda, el cliente aparece en el CRM y la factura llega a contabilidad. Se hace por API o por intercambio automático de archivos, según lo que permita cada programa.
¿Qué datos viajan entre programas?
Viajan los pedidos de la tienda hacia el ERP, el stock y los precios hacia la web, las fichas de cliente hacia el CRM y las facturas y cobros hacia la contabilidad o tu asesoría.
Pedidos de la tienda
Cada venta online entra en el ERP con cliente, artículos, portes y forma de pago, lista para preparar.
Stock y precios
Si vendes en tienda física o a otro cliente, la web muestra el stock real y no vende lo que ya no tienes.
Clientes y oportunidades
El comprador web y el contacto comercial son la misma ficha en el CRM, con su historial de compras.
Facturas y cobros
Las facturas emitidas y los cobros pasan a contabilidad o a tu asesoría con su cuenta y su IVA.
¿Qué hay que decidir antes de conectar?
Hay que acordar qué programa es la referencia para cada dato, con qué frecuencia se sincroniza cada cosa y quién recibe el aviso cuando un envío no llega a su destino.
Quién manda en cada dato
Se fija qué programa es la fuente del stock, de los precios y de los clientes para que no se pisen.
Cada cuánto se sincroniza
Al momento para pedidos y stock; por lotes, por ejemplo cada noche, para lo que no corre prisa.
Qué pasa si algo falla
Si un pedido no entra, queda en una cola de errores y se avisa a una persona en lugar de perderse.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden reservar unidades para clientes profesionales y que no salgan a la venta online?
Sí. Se define qué stock está disponible para cada canal, y cuando un pedido profesional reserva unidades, la tienda online deja de ofrecerlas.
¿Puedo conectar los programas por fases en lugar de todos a la vez?
Sí, y suele ser lo recomendable. Se empieza por la conexión que más errores evita, como el stock entre ERP y tienda, y después se añaden el CRM y la contabilidad.
¿Se puede conectar mi tienda online con el programa de gestión si no tienen integración oficial?
Muchas veces sí, si alguno de los dos tiene API o permite exportar e importar archivos de forma programada. Lo comprobamos antes de presupuestar.
¿Qué pasa con el stock si vendo a la vez en tienda física y online?
Con la conexión en tiempo real, cada venta descuenta del mismo almacén y la web se actualiza al momento.
¿Mi asesoría puede recibir las facturas sin que yo se las mande?
Sí: se puede enviar automáticamente el libro de facturas o conectar con su programa contable, según cómo trabaje tu asesoría.
¿Qué pasa si mi tienda online y mi ERP usan códigos de producto distintos?
Se crea una tabla de equivalencias entre ambos códigos durante la preparación de la conexión, de modo que cada producto de la web apunta a su artículo en el ERP. Aprovechar el proyecto para unificar los códigos es una buena opción si el catálogo no es muy grande.
¿La conexión funciona con WooCommerce, Shopify o PrestaShop?
Sí. Estas plataformas ofrecen API para leer pedidos y actualizar stock y precios, así que se pueden conectar al ERP o al software de gestión. Antes de empezar revisamos la versión que tienes, los complementos instalados y si tu plan permite el acceso necesario.
¿Cómo se gestionan las devoluciones de la web en el ERP conectado?
La devolución se registra en el canal que hayas elegido como principal y viaja al otro. El ERP genera la factura rectificativa, devuelve el producto al stock si está en buen estado y actualiza la tienda online para que vuelva a estar disponible.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: fabricante de muebles de Lucena que vende a tiendas y por la web
Piensa en un fabricante de muebles de Lucena con 30 empleados. Vende a unas 80 tiendas de toda España, que piden por teléfono y correo, y desde hace dos años también a particulares por su tienda online. El stock de producto terminado está en el ERP, los contactos de las tiendas en un CRM y la web lleva su propio inventario. Más de una vez se ha vendido online un sofá que ya estaba reservado para una tienda.
Se conecta todo con el ERP como referencia. Cuando una tienda confirma un pedido en el CRM, se reserva el stock en el ERP y la web deja de mostrarlo disponible. Los pedidos de la web entran en el ERP con su plazo de fabricación si el modelo es bajo pedido. Las facturas de ambos canales pasan a la contabilidad con su serie propia. Y el comercial ve en el CRM qué ha comprado cada tienda y qué tiene pendiente de entrega, sin preguntar a fábrica.
El resultado esperado es que no se venda dos veces la misma pieza y que fábrica, comerciales y administración trabajen con los mismos datos. En un fabricante así, las llamadas internas para preguntar por stock suelen bajar mucho.
Precio
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- ERP conectado con tienda online y banco: Tu ERP conectado con la tienda online, el banco y lo que ya usas
- Integración de programas por API: Integraciones por API: que tus programas hablen entre ellos
- Unificar varios programas en uno: Unificar varios programas en uno: menos pestañas, un solo dato
- Tienda online sincronizada con stock: Tienda online conectada: un solo stock para la web y la tienda
- Diseño de tienda online para pymes: Tienda online profesional que no te obliga a teclear dos veces
¿Qué arquitectura de conexión conviene a una pyme?
Para una pyme suele convenir una arquitectura en estrella: un programa central, normalmente el ERP o el software de gestión, y el resto de herramientas conectadas a él. Cada dato pasa por el centro, lo que evita conexiones cruzadas difíciles de mantener.
| Modelo | Cómo funciona | Para quién |
|---|---|---|
| En estrella | Todo se conecta al programa central | La mayoría de pymes |
| Punto a punto | Cada herramienta se conecta con cada otra | Solo con dos o tres programas |
| Plataforma intermedia | Un servicio externo reparte los datos | Muchas herramientas y poco desarrollo propio |
El modelo punto a punto parece rápido al principio, pero con cuatro herramientas ya hay seis conexiones que vigilar. En estrella, con cuatro herramientas hay tres conexiones y un solo sitio donde mirar si algo falla.
Ejemplo: una bodega que vende en tienda, web y a restaurantes
Imagina una bodega hipotética con tienda en la propia finca, venta online y clientes de hostelería con tarifa propia. Así quedaría conectada:
- El ERP es el centro, con artículos, stock por añada y tarifas por tipo de cliente.
- La tienda web lee del ERP el stock y los precios al público, y le envía cada pedido.
- El TPV de la tienda física vende contra el mismo stock.
- Los restaurantes piden desde un portal con su tarifa, conectado también al ERP.
- El CRM, dentro del ERP, guarda cada cliente con sus compras en todos los canales.
- La asesoría recibe facturas y cobros por trimestre sin envíos manuales.
El resultado es que una botella vendida en la finca deja de estar disponible en la web al instante. Si te interesa el canal profesional, mira el portal de pedidos B2B.
Cómo se vigila una conexión cuando ya está funcionando
Una conexión en marcha necesita vigilancia, porque los programas de terceros cambian. El mantenimiento incluye tres controles:
- Registro de envíos. Cada dato que viaja queda anotado con hora y resultado, para rastrear cualquier duda.
- Alertas. Si un pedido no entra o el stock no se actualiza, alguien recibe aviso en minutos.
- Cuadres periódicos. Se comparan totales entre programas, como ventas web frente a pedidos en el ERP, para detectar descuadres silenciosos.
Así los errores se corrigen antes de que los note un cliente. Si tu ERP todavía no existe o estás valorando uno, la página sobre el ERP conectado con tu tienda y tu banco explica cómo se plantea desde dentro.