Un CRM para autónomos puede ser gratuito, de suscripción por usuario y mes o implantado a medida. Compáralos a 24 meses sumando cuotas, usuarios, migración, formación e integraciones, no solo por la cuota.
Respuesta corta
Un CRM para autónomos puede costar cero euros, una cuota mensual por usuario o un pago de implantación más una cuota de soporte. El gratuito sirve para empezar con pocos contactos; la suscripción encaja si te vale una herramienta estándar; el implantado compensa cuando necesitas que el CRM se conecte con tu facturación, tu WhatsApp y tu forma de trabajar. En un CRM implantado, pide siempre un presupuesto cerrado que incluya migración, formación e integraciones.
«¿Cuánto cuesta un CRM?» tiene tres respuestas distintas según el tipo de CRM, y compararlas por la cuota mensual engaña: lo caro de un CRM casi nunca es la cuota, sino lo que no incluye. Esta guía separa los tres modelos, dice qué pagas en cada uno y te deja una fórmula para comparar con tus números.
Si todavía estás decidiendo qué funciones necesitas, empieza por la guía de CRM para autónomos y freelancers: cuál elegir y qué debe tener. Aquí hablamos solo de dinero.
Los tres modelos de precio de un CRM
| Modelo | Qué pagas | Encaja si… | Ojo con… |
|---|---|---|---|
| CRM gratuito | Nada, a cambio de límites de contactos, usuarios o funciones | Estás empezando y tienes pocos clientes | La exportación de datos, el soporte y dónde se guardan |
| Suscripción (SaaS) | Una cuota por usuario y mes, que sube con cada plan | Te vale una herramienta estándar tal como viene | Las funciones que solo están en el plan superior |
| CRM implantado a medida | Un pago de implantación y una cuota de soporte | Necesitas que se conecte con facturación, WhatsApp o tu web | Que el presupuesto sea cerrado y los datos sean tuyos |
¿Merece la pena un CRM gratis para un autónomo?
Para empezar, sí. Un CRM gratuito ordena tus contactos y tus oportunidades mejor que una hoja de cálculo. El problema llega cuando creces: los planes gratuitos limitan el número de contactos, de usuarios o de automatizaciones, y algunos no permiten exportar todo o lo complican. Antes de meter tus clientes, comprueba tres cosas:
- Si puedes exportar todos tus datos en un formato estándar, sin pagar.
- Dónde se guardan los datos y si el proveedor firma un contrato de encargado de tratamiento, como exige el RGPD.
- Qué pasa con tus datos si dejas de usarlo.
¿Cuánto se paga por un CRM de suscripción?
Los CRM de suscripción cobran por usuario y mes, y casi siempre tienen tres o cuatro planes. Los de entrada son asequibles para una persona, pero las funciones que suele necesitar un autónomo que crece, como automatizaciones, informes o integraciones, están en los planes intermedios. Los precios cambian a menudo, así que consulta siempre la tarifa vigente en la web de cada proveedor y fíjate en si el precio es con permanencia anual o mes a mes.
Lo que la cuota no suele incluir: la migración de tus datos, la configuración inicial, la formación y la conexión con tu programa de facturación. Si no lo haces tú, alguien te lo cobrará aparte.
¿Cuánto cuesta un CRM implantado a medida?
Aquí pagas por tener el CRM montado con tus etapas de venta, tus plantillas, tu facturación y tus canales, y por que alguien lo mantenga. El precio depende de los módulos, de las integraciones y de cuántos datos hay que migrar, así que lo serio es pedir un presupuesto cerrado que diga qué incluye y qué no. Antes de firmar, comprueba que el presupuesto detalla:
- El pago inicial de implantación y la cuota mensual de soporte, por separado.
- Si la migración de tus datos y la formación están incluidas.
- Qué integraciones entran (facturación, web, WhatsApp) y cuáles se pagan aparte.
- Que los datos son tuyos y cómo te los llevas si cambias de proveedor.
Un CRM sectorial, pensado para un tipo de negocio concreto, suele salir más rentable que adaptar uno genérico. Un ejemplo es el que desarrollamos para asesorías energéticas: caso ContrataLux.
Los costes que no aparecen en la cuota
- Migración: pasar tus clientes desde Excel u otro programa. Si lo haces a mano, cuéntalo en horas.
- Formación: el CRM que nadie usa es el más caro. Cuenta el tiempo de aprenderlo.
- Integraciones: conectar con tu facturación, tu web o WhatsApp. En WhatsApp, además, Meta cobra los mensajes de plantilla enviados fuera de una conversación abierta.
- Usuarios extra: el día que entra un colaborador, la cuota por usuario se multiplica.
- Salida: lo que cuesta llevarte tus datos si cambias de proveedor.
Cómo comparar con tus números
Haz la cuenta a dos años, no a un mes:
Coste a 24 meses = alta o implantación + (cuota mensual × usuarios × 24) + migración + formación + integraciones
Y ponle al lado las horas que te ahorra: si el CRM te quita dos horas a la semana de buscar en WhatsApp y perseguir presupuestos, son más de 200 horas en dos años. Multiplícalas por lo que vale tu hora y verás cuál de los tres modelos te sale realmente más barato.
Si ya usas otro programa y quieres cambiar, la migración desde Holded, Clientify, HubSpot y otros está incluida al implantar el nuestro. Y si quieres que te hagamos la cuenta con tu caso, el diagnóstico es gratuito.
Preguntas frecuentes
¿Hay algún CRM gratis que sirva de verdad a un autónomo?
Sí, para empezar con pocos contactos. Antes de elegirlo, comprueba que puedes exportar todos tus datos sin coste y dónde se guardan.
¿Cuánto cuesta un CRM con facturación incluida?
Depende del modelo y de lo que haya que conectar. En un CRM implantado, pide un presupuesto cerrado que separe la implantación de la cuota mensual y diga si incluye migración y formación.
¿Qué es más barato a largo plazo, suscripción o a medida?
Haz la cuenta a 24 meses sumando cuotas, usuarios, migración, formación e integraciones. Con un solo usuario y pocas necesidades suele ganar la suscripción; si necesitas integraciones y que alguien lo mantenga, el implantado se acerca o compensa.
¿Puedo cambiar de CRM sin perder mis clientes?
Sí, si tu CRM actual permite exportar los datos. La migración desde Excel, Holded, Clientify, HubSpot y otros está incluida al implantar nuestro programa de gestión.
