Agentes de IA
Recepcionista de voz con IA: ninguna llamada se queda sin respuesta
Una recepcionista virtual con IA atiende el teléfono a la hora de comer, por la noche o cuando estás con un cliente, y te deja anotado quién llamó y qué quería.
Respuesta corta
Una recepcionista de voz con IA es un agente que contesta las llamadas de tu negocio con voz natural, entiende lo que pide quien llama, responde a las dudas habituales, toma recados o gestiona citas y registra el resultado. Con PIX se configura con tu número propio, tu horario y tus reglas, y avisa a una persona cuando la llamada lo necesita.
¿Qué resuelve en una llamada?
Resuelve las preguntas habituales, da o cambia citas en tu agenda, toma recados con el motivo y la hora preferida para devolver la llamada y avisa al momento si detecta una urgencia según tus reglas.
Dudas de siempre
Horario, dirección, servicios o documentación necesaria, respondido con tu información.
Citas
Da, confirma o cambia una cita según la agenda conectada.
Recados con contexto
Anota quién llama, para qué y cuándo prefiere que le devuelvan la llamada.
Urgencias
Si detecta un caso urgente según tus reglas, avisa al responsable en ese momento.
¿Cuándo atiende?
Atiende cuando tú decidas: solo fuera de horario, también cuando la línea está saturada o durante todo el día como primer filtro que deriva a tu equipo lo que de verdad lo necesita.
Fuera de horario
Noches, fines de semana y festivos, cuando antes saltaba el contestador.
En horas punta
Cuando la línea está ocupada o el equipo no puede descolgar.
Todo el día
Si prefieres que haga siempre el primer filtro y pase solo lo que requiere a una persona.
Preguntas frecuentes
¿Puede la recepcionista de voz distinguir una urgencia de una consulta normal?
Se le dan las preguntas y los criterios de tu negocio para clasificar cada llamada. Si hay duda, lo trata como urgente y avisa a una persona, para no quedarse corta.
¿La recepcionista de voz puede dar instrucciones básicas mientras llega el técnico?
Puede leer las indicaciones que tú le hayas aprobado, como cerrar la llave de paso o cortar la luz de una zona. No improvisa consejos técnicos fuera de ese guion.
¿La recepcionista de IA puede pasarme la llamada si es importante?
Sí: según las reglas que definas, transfiere o te avisa al momento con el resumen de la llamada.
¿Puedo elegir qué dice y con qué tono?
Sí. El guion, el tono, las respuestas permitidas y los casos que deben ir a una persona se definen al configurarla.
¿Dónde veo las llamadas que ha atendido?
Cada llamada queda registrada con su resumen en el CRM o en el canal que elijas, como el correo o WhatsApp.
¿Los clientes notan que hablan con una inteligencia artificial?
La voz es natural, pero lo correcto es que en la primera frase diga que es un asistente automático de tu clínica, taller o despacho. La mayoría de personas lo aceptan sin problema si la llamada se resuelve rápido, y quien prefiera hablar con alguien puede pedirlo y deja su recado.
¿Qué pasa si llaman varias personas a la vez?
La recepcionista virtual atiende varias llamadas simultáneas sin línea ocupada, algo imposible para una sola persona en recepción. Cada llamada sigue su propia conversación y queda registrada por separado, así que en horas punta nadie se queda escuchando el tono de comunicando.
¿Puede la recepcionista de IA hacer llamadas además de recibirlas?
Puede devolver llamadas perdidas o confirmar citas del día siguiente si se configura para ello y el cliente ha dado su teléfono para ese fin. Las llamadas salientes con fines comerciales tienen requisitos legales propios, así que se limitan a gestiones de servicio con clientes.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: fontanería de urgencias en Madrid que pierde llamadas de noche
Imagina una empresa de fontanería en Madrid con cinco técnicos y un servicio de urgencias. Por la noche y en fin de semana el teléfono lo lleva el técnico de guardia, que muchas veces está con las manos en una tubería y no puede coger. Una parte de esas llamadas eran averías de verdad que acabaron con otra empresa; otras, solo alguien preguntando el precio de una revisión.
Se configura la recepcionista de voz para atender fuera de horario. Pregunta qué ocurre, si hay agua saliendo ahora mismo y si ya han cerrado la llave de paso, y le explica cómo hacerlo si no saben. Recoge la dirección y un teléfono. Si es una urgencia real, avisa al técnico de guardia con un resumen por mensaje y le pasa la llamada si está libre. Si no es urgente, ofrece cita para el día siguiente y explica, sin dar precios cerrados, cómo se cobra el desplazamiento.
En una empresa así, el técnico de guardia puede atender solo lo urgente, con la información ya recogida, y por la mañana la oficina tiene las citas normales ya apuntadas.
Precio
Con PIX, el agente de IA: desde 90 €/mes para 3 personas o 145 €/mes para 5, sin permanencia ni cuota de alta. Más usuarios o integraciones a medida, con presupuesto aparte.
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Se empieza con un piloto de unas 4 semanas sobre un proceso concreto, con resultados medidos antes de ampliar.
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- Agente de voz con IA para empresas: Agente de voz con IA: cada llamada hace avanzar el proceso
¿Cuántas llamadas pierde un negocio sin recepcionista?
Muchas más de las que cree, porque las llamadas perdidas no se ven. El registro del teléfono muestra cuántas no se cogieron, pero no cuántas personas colgaron sin dejar mensaje y llamaron a la competencia. Un buen ejercicio es revisar una semana de llamadas entrantes y contar las que no se atendieron en horario de comida, a primera hora y a última.
En negocios donde quien atiende también trabaja con el cliente delante, como un fisioterapeuta, un mecánico o una peluquera, es normal que una parte importante de las llamadas quede sin respuesta. Una recepcionista virtual con IA cubre esos huecos sin que nadie tenga que soltar lo que está haciendo.
Así suena una llamada atendida por la IA
Un ejemplo hipotético en una clínica dental, un martes a las 14:30:
- La recepcionista saluda con el nombre de la clínica y pregunta en qué puede ayudar.
- El paciente dice que se le ha roto un empaste y le molesta al masticar.
- La IA pregunta si tiene dolor intenso o inflamación. Responde que no.
- Consulta la agenda y ofrece dos huecos para el día siguiente.
- El paciente elige el de las 10:00. La IA confirma nombre y teléfono, y avisa de que recibirá un recordatorio.
- La cita queda en la agenda y el equipo ve el resumen de la llamada al volver.
Si el paciente hubiera dicho que tenía la cara hinchada, la IA habría seguido el protocolo de urgencia definido por la clínica y avisado al responsable de guardia.
Qué preparar para configurarla
- Respuestas a las preguntas frecuentes, escritas como las contaría tu mejor recepcionista.
- Agenda conectada, con los tipos de cita, su duración y quién puede atender cada una.
- Criterios de urgencia, que deciden cuándo se llama a una persona aunque sea fuera de horario.
- Teléfonos de desvío y horario de cada uno.
- Frases que no debe decir, como precios cerrados de tratamientos que requieren valoración.
Con eso, la configuración técnica de voz y número se hace como proyecto con los agentes de voz de PIX. Si además quieres cubrir WhatsApp con la misma lógica, mira la combinación de WhatsApp con IA y recepcionista de voz.
Sectores donde más se nota
| Sector | Llamada típica fuera de horario |
|---|---|
| Clínicas y fisioterapia | Pedir o cambiar una cita |
| Talleres | Preguntar si el coche está listo o pedir grúa |
| Reformas y fontanería | Avería urgente o petición de presupuesto |
| Restaurantes | Reserva para esa noche o el fin de semana |
| Academias | Información de cursos y horarios |
| Alojamientos | Llegada tarde o problema con el acceso |
En todos ellos la llamada tiene una respuesta rutinaria la mayor parte de las veces, y por eso la IA la resuelve. Lo raro se pasa a una persona.