Ciberseguridad, sistemas y cumplimiento
Adaptación al AI Act: qué tiene que hacer tu empresa si usa IA
La adaptación al AI Act empieza por saber qué herramientas de IA usa tu empresa, para qué y quién las maneja, y a partir de ahí cumplir lo que te corresponda.
Respuesta corta
El AI Act es el Reglamento (UE) 2024/1689, la norma europea de inteligencia artificial. Clasifica los usos de la IA según su riesgo y fija obligaciones distintas para quien desarrolla los sistemas y para quien los usa. Para la mayoría de pymes, que usan herramientas como ChatGPT o un chatbot, la primera obligación es la alfabetización en IA del artículo 4, aplicable desde el 2 de febrero de 2025.
¿Qué hacemos en la adaptación?
Hacemos un inventario de las herramientas de IA que usa tu equipo, señalamos los usos de riesgo, comprobamos que tus clientes sepan cuándo tratan con IA y preparamos formación por puesto con su registro.
Inventario de usos de IA
Qué herramientas se usan, en qué tareas, con qué datos y por quién, incluidas las que nadie ha autorizado.
Clasificación por riesgo
Señalamos si algún uso podría entrar en categorías sensibles, como la selección de personal, para estudiarlo con más cuidado.
Transparencia con clientes
Revisamos que un chatbot o un contenido generado con IA se identifique como tal cuando corresponda.
Formación por puestos
Un plan de alfabetización en IA adaptado a cada puesto, con registro de quién la ha recibido.
¿Qué entregamos?
Un documento con el inventario, las decisiones tomadas y una política interna de uso de la IA que el equipo pueda entender. No sustituye al asesoramiento jurídico en los casos de alto riesgo, pero deja ordenado lo que te va a pedir un abogado o un cliente grande.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos no debería pegar mi equipo en ChatGPT u otras herramientas de IA?
Como norma, datos personales de clientes como DNI, datos bancarios o de salud, y documentos confidenciales. Lo concreto se fija en vuestra política de uso según la herramienta y su configuración.
¿Cada cuánto hay que repetir la formación en IA del equipo?
No hay una frecuencia fija para todos. Lo razonable es formar a cada persona nueva y repasar cuando cambien las herramientas o los usos que hacéis.
¿El AI Act se aplica a una pyme que solo usa ChatGPT?
Sí, como usuaria de IA: como mínimo debe procurar que quien la usa tenga conocimientos suficientes, según el artículo 4.
¿Qué es un sistema de IA de alto riesgo?
Son usos que el reglamento considera sensibles, como algunos en empleo, educación o acceso a servicios esenciales, y tienen obligaciones mucho más exigentes.
¿Necesito una política interna de uso de la IA?
No hay un modelo oficial obligatorio, pero es la forma más sencilla de demostrar que controláis cómo se usa y con qué datos.
¿Qué multas prevé el AI Act para una pyme?
Dependen de la infracción: hasta 35 millones de euros o el 7 % de la facturación mundial por prácticas prohibidas, y cifras menores para otros incumplimientos. Para pymes y empresas emergentes se aplica la menor de las dos cantidades. En España la supervisión corresponde a la AESIA, junto con otras autoridades sectoriales.
¿Tengo que avisar a mis clientes si uso IA para contestar correos?
Si el cliente interactúa directamente con un sistema de IA, como un chatbot, debe saberlo salvo que resulte evidente. Con correos que redacta la IA pero revisa y envía una persona, la obligación es menos clara; lo prudente es que alguien responda del contenido y que la política interna diga cuándo informar.
¿El AI Act afecta a los autónomos que usan IA en su trabajo?
Sí, en la medida en que usan sistemas de IA en su actividad profesional. Un autónomo que usa un asistente para preparar presupuestos debe conocer las capacidades y límites de la herramienta y cumplir la transparencia si la usa de cara al cliente. El uso puramente personal y no profesional queda fuera del reglamento.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: una inmobiliaria de 8 personas que usa IA para anuncios y un chatbot
Piensa en una agencia inmobiliaria de Valencia con 8 personas. Los comerciales usan ChatGPT para redactar anuncios de pisos, la responsable de alquileres lo usa para resumir contratos y la web tiene un chatbot que contesta preguntas de compradores. Nadie lo había autorizado formalmente, y algún comercial pegaba en la herramienta datos personales de clientes.
En la adaptación se hace un inventario: tres herramientas de IA, cinco usos y qué datos entran en cada uno. Se revisa que el chatbot diga claramente que es un asistente automático. Se redacta una política de uso de una página: qué se puede pegar y qué no, como DNI o datos bancarios de clientes, y quién revisa cada anuncio antes de publicarlo. Y se da formación corta por puesto, con un registro de quién la ha recibido, para cubrir la alfabetización en IA.
El resultado es que la agencia sigue usando la IA para ganar tiempo, pero con reglas claras. Si un cliente o una inspección pregunta, puede enseñar el inventario, la política y la formación hecha.
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- Formación en IA obligatoria por el AI Act: ¿Es obligatoria la formación en IA para tus empleados?
- Curso alfabetización en IA AI Act: Formación obligatoria AI Act: alfabetización en IA por puestos
Usos de la IA por sector y qué implica cada uno
La mayoría de usos de IA en una pyme son de riesgo mínimo o limitado, aunque algunos entran en terreno sensible. Ejemplos orientativos:
| Sector | Uso | Qué implica |
|---|---|---|
| Comercio u hostelería | Chatbot que atiende a clientes | Informar de que se está hablando con una IA |
| Clínica | Transcribir y resumir consultas | Alfabetización y máximo cuidado con datos de salud |
| Cualquier empresa | Filtrar currículums con IA | Uso de alto riesgo con obligaciones reforzadas |
| Academia | Evaluar exámenes de forma automática | Posible alto riesgo; requiere supervisión humana |
| Asesoría | Redactar borradores de escritos | Alfabetización y revisión antes de enviar |
| Marketing | Imágenes o vídeos realistas generados | Indicar que es contenido generado cuando corresponda |
La tabla orienta; cada caso real se revisa con sus detalles, porque el mismo programa puede usarse de formas con riesgos muy distintos.
Cómo demostrar la alfabetización en IA de tu equipo
La alfabetización se demuestra con un registro de formación adaptado a cada puesto, ya que el artículo 4 no exige un título concreto. Lo práctico es guardar:
- Un listado de quién usa IA y para qué tareas.
- El contenido de la formación recibida por cada perfil, con fecha y duración.
- Las normas internas que cada persona ha leído, como qué datos no se suben nunca a una herramienta externa.
- Una revisión anual o cada vez que se incorpora una herramienta nueva.
La formación de recepción no tiene por qué ser la de dirección. Quien atiende clientes necesita reconocer errores y saber cuándo no usar la IA; quien decide compras necesita entender riesgos, contratos y datos. Puedes cubrirlo con nuestra formación de alfabetización en IA por puestos, y el artículo sobre la obligación de formar al equipo en IA explica el contexto legal.
Errores frecuentes de las pymes ante el Reglamento de IA
El error más común es creer que el reglamento solo afecta a quien desarrolla IA. Otros que conviene evitar:
- Prohibir la IA por miedo, con lo que el equipo la sigue usando a escondidas y sin control.
- Dejar que cada persona use su cuenta gratuita personal con datos de clientes.
- Usar IA para decisiones sobre personas, como elegir candidatos, sin comprobar si es un uso de alto riesgo.
- No avisar a los clientes de que el asistente de la web es automático.
- Confiar en que el proveedor de la herramienta se encarga de todo, cuando las obligaciones como usuario son de tu empresa.
Una buena forma de ordenarlo es escribir una política de uso de IA para la empresa y revisarla cada año. Las fechas de aplicación de cada bloque del reglamento están en normativas 2026-2027.