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Inventario digital de patrimonio para familias y coleccionistas
Un inventario digital de patrimonio reúne en un solo lugar tus bienes de valor (arte, joyas, relojes, vehículos, mobiliario o vino) con fotos, documentos y ubicación.
Respuesta corta
Un inventario digital de patrimonio es una base de datos privada con cada bien de valor de una persona o familia: descripción, fotografías, número de serie, factura o certificado de autenticidad, tasación, póliza de seguro y casa en la que se encuentra. Facilita reclamar al seguro, organizar una mudanza o un préstamo a una exposición y ordenar una herencia.
¿Qué se registra de cada bien?
De cada bien se registran fotos, medidas y marcas que lo identifican, sus facturas, certificados y procedencia, dónde está y por dónde ha pasado, y la póliza que lo asegura con su valor.
Identificación
Fotos de detalle, medidas, marcas, firma o número de serie.
Documentación
Facturas, certificados, tasaciones y procedencia.
Ubicación y movimientos
En qué casa está y si se ha prestado, restaurado o trasladado.
Seguro
Póliza que lo cubre, valor asegurado y fecha de la última revisión.
¿Cómo se construye?
Hacemos el levantamiento por estancias con un protocolo de fotografía y catalogación, con tu personal o tu tasador presentes si lo prefieres. La IA ayuda a describir y clasificar las piezas a partir de las fotos, pero cada ficha la revisa una persona. El acceso queda limitado a quien autorices.
Preguntas frecuentes
¿Puede el inventario avisarme cuando una tasación se queda antigua?
Sí. Se puede marcar una fecha de revisión en cada pieza y recibir un aviso cuando toque actualizar la tasación o la póliza.
¿Se puede registrar el estado de una pieza antes y después de un traslado?
Sí. Cada movimiento se anota con fecha, destino y fotos del estado, de modo que se pueden comparar antes y después del traslado.
¿El inventario digital sirve como prueba ante el seguro?
Ayuda mucho: fotos con fecha, facturas y tasaciones facilitan demostrar que el bien existía y en qué estado. Las condiciones concretas dependen de tu póliza.
¿Pueden consultar el inventario mis herederos o mi abogado?
Solo si lo decides. Se pueden dar accesos parciales y dejar previsto quién podrá consultarlo en el futuro.
¿Cada cuánto hay que actualizar un inventario de patrimonio?
Cada vez que entra o sale una pieza, y con una revisión periódica de las tasaciones.
¿Dónde se guardan las fotos y documentos del inventario?
En un entorno privado con acceso restringido y copia de seguridad, que puede estar en una nube cifrada o en un servidor propio si lo prefieres. Solo acceden las personas que autorices, y cada consulta queda registrada para saber quién ha visto qué y cuándo.
¿Se puede inventariar una bodega con cientos de botellas?
Sí. En colecciones grandes se cataloga por lotes, con lectura de etiquetas y ubicación por estantería. Cada botella o caja queda localizable, y se pueden anotar consumos y entradas para que el inventario siga al día sin repetir el trabajo inicial.
¿Puedo compartir una sola pieza con un tasador o una galería?
Sí. Se genera un acceso temporal a la ficha de esa pieza, o a un grupo concreto, sin mostrar el resto del inventario. El acceso caduca en la fecha que indiques y queda constancia de que se compartió y con quién.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: un coleccionista de relojes y pintura que prepara una mudanza entre casas
Piensa en un coleccionista de Bilbao con unos 40 relojes, una veintena de cuadros y mobiliario antiguo repartido entre su piso y una casa en la costa. Va a reformar el piso y tiene que trasladar parte de las piezas durante ocho meses. Las facturas estaban en tres carpetas distintas y algunas tasaciones tenían más de diez años.
Se hace el levantamiento por estancias en las dos viviendas, con fotos de detalle, número de serie de cada reloj y firma de cada cuadro. A cada ficha se le adjunta la factura, el certificado y la póliza que lo cubre, y se marcan en rojo las tasaciones antiguas para actualizarlas. Durante la reforma, cada pieza que sale del piso queda registrada con fecha, destino y estado al embalarla.
Al terminar la obra, comprobar que todo ha vuelto lleva una tarde y no una semana. Si algo llegara dañado, el coleccionista tiene fotos fechadas del estado previo para hablar con la aseguradora y con la empresa de transporte, y el inventario queda listo para revisarlo con su corredor de seguros.
Precio
Presupuesto cerrado antes de empezar, después de un diagnóstico gratuito en el que vemos qué necesitas de verdad.
Ver precios y packs →Plazo
Te damos las fases y las fechas por escrito en la propuesta, antes de que firmes nada.
Pedir diagnóstico gratis →¿Qué piezas conviene catalogar primero?
Conviene empezar por las piezas de mayor valor, las que viajan entre casas y las que tienen menos documentación, porque son las que más complican un siniestro o una herencia.
- Obras de arte, joyas y relojes con valor asegurado alto.
- Piezas que se mueven entre residencias o se prestan.
- Bienes heredados sin factura ni certificado.
- Colecciones numerosas, como bodegas o libros antiguos.
- Mobiliario y objetos de valor sentimental que la familia querrá repartir.
Un inventario por fases permite tener lo crítico listo en poco tiempo y completar el resto sin prisa. En una familia con varias residencias, lo práctico es cerrar una casa entera antes de pasar a la siguiente. Si tienes además archivo en papel, la digitalización de documentos encaja en el mismo proyecto.
Cómo fotografiar un bien de valor para que la ficha sirva
Una foto sirve para el inventario cuando permite identificar la pieza sin dudas y apreciar su estado en una fecha concreta.
- Vista general frontal con luz uniforme y fondo neutro.
- Detalles de firmas, marcas, sellos o números de serie.
- Reverso, base o caja, donde suelen estar etiquetas y procedencias.
- Daños o restauraciones previas, aunque sean pequeños.
- Una referencia de tamaño cuando no hay medidas exactas.
Las fotos conservan la fecha de captura, que es lo que da valor al inventario frente a una reclamación. Una sesión de fotos bien planificada cubre muchas piezas en una jornada. Para que nada se pierda, se aplican las mismas reglas que explicamos en cómo comprobar que tus copias de seguridad funcionan.
Campos según el tipo de pieza
Cada tipo de bien necesita campos propios, y una ficha bien diseñada no obliga a rellenar lo que no aplica.
| Tipo | Campos clave |
|---|---|
| Pintura y escultura | Autor, técnica, medidas, procedencia, exposiciones, restauraciones |
| Joyas | Materiales, piedras, certificados gemológicos, tasación |
| Relojes | Marca, referencia, número de serie, revisiones, caja y papeles |
| Vino | Bodega, añada, formato, ubicación en la cava, ventana de consumo |
| Vehículos | Matrícula, bastidor, historial de mantenimiento, documentación |
El inventario se conecta con la gestión de varias propiedades para saber en qué casa está cada pieza.