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Propiedad de tu web y tus datos: que todo esté a nombre de tu empresa
La propiedad de tu web y tus datos no siempre es tuya: el dominio, el hosting o la base de clientes pueden estar en manos de la agencia o del programa que usas. Lo comprobamos y lo arreglamos.
Respuesta corta
Ser propietario de tu web y tus datos significa que el dominio está a nombre de la empresa, que tienes acceso de administrador al alojamiento y al gestor de contenidos, que puedes descargar una copia completa y que tus datos de clientes se pueden exportar en un formato estándar. Si falta alguna de esas piezas, dependes de un tercero para cambiar de proveedor.
¿Cómo saber si tu web es realmente tuya?
Es tuya si el dominio está a nombre de tu empresa, tienes tu propio usuario administrador en el alojamiento, puedes descargar la web completa y exportar clientes, pedidos y facturas en un formato estándar.
Dominio
Titular, correo de contacto y acceso al panel del registrador.
Alojamiento y accesos
Usuario administrador propio, no prestado por la agencia.
Código y contenidos
Posibilidad de descargar la web entera y llevarla a otro servidor.
Datos de clientes
Exportación de contactos, pedidos y facturas en un formato que otro programa pueda leer.
¿Qué hacemos si no lo es?
Pedimos los accesos al proveedor anterior de forma ordenada, trasladamos el dominio y el alojamiento a cuentas de tu empresa y dejamos documentado dónde está cada cosa. Si un programa no permite exportar tus datos, buscamos la vía para sacarlos y te avisamos antes de renovar contratos que te atan.
Preguntas frecuentes
¿Qué debo pedir por escrito antes de dejar a mi agencia web actual?
Una copia completa de la web y su base de datos, el traspaso del dominio a tu nombre y la exportación de los datos de clientes o formularios. Conviene pedirlo antes de comunicar la baja.
¿Las fotos y textos de mi web son míos si los pagué a la agencia?
No siempre. Depende de lo que diga el contrato y de si las fotos son de un banco de imágenes con licencia limitada. Si no está claro, pide una cesión de uso por escrito.
¿Qué hago si mi antigua agencia no me da acceso a la web?
Primero se pide por escrito el traspaso de dominio y accesos. Si no responde, el dominio se puede reclamar al registrador acreditando que eres el titular.
¿Puedo exportar mis clientes si cambio de programa de gestión?
Debería, porque son tus datos, pero no todos los programas lo ponen fácil. Lo revisamos antes de que firmes o renueves.
¿Las webs que hacéis vosotros son del cliente?
Sí: dominio, alojamiento y accesos quedan a nombre de tu empresa desde el primer día.
¿Quién es el dueño del código de una web hecha a medida?
Depende del contrato. Si no se pactó la cesión, los derechos de explotación del código pueden quedarse en quien lo programó. Por eso conviene que el contrato incluya la cesión de derechos al cliente y la entrega del código. Con plantillas comerciales, la licencia de la plantilla sigue perteneciendo a su autor.
¿Qué accesos debo tener de mi propia web?
Como mínimo, el panel del registrador del dominio, el panel del alojamiento, un usuario administrador del gestor de contenidos y el acceso a Google Search Console y a la analítica. Todos con un correo de la empresa y doble factor. Si la agencia necesita entrar, se le crea un usuario propio que puedas retirar.
¿Puedo recuperar mis datos de un programa en la nube al darme de baja?
Deberías poder. La mayoría de contratos de software contemplan la devolución de datos al terminar, y la normativa europea de datos refuerza el derecho a cambiar de proveedor de servicios en la nube. El problema práctico es el formato y el plazo: algunos borran la cuenta pocos días después de la baja, así que exporta antes de cancelar.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: una clínica de fisioterapia que quiere cambiar de agencia web
Imagina una clínica de fisioterapia con 5 profesionales. Su web y su sistema de citas los montó una agencia hace cuatro años, que también cobra una cuota mensual por el alojamiento. La clínica quiere cambiar de proveedor y, al pedir los accesos, descubre que solo tiene un usuario de editor en la web.
Se revisa punto por punto qué es de quién:
- El dominio estaba a nombre de la agencia; se tramita el cambio de titular.
- El alojamiento estaba en la cuenta de la agencia; se pide una copia completa de la web y de la base de datos.
- Las fichas de unos 1.800 pacientes estaban en el programa de citas; se exportan en un formato que otro programa pueda leer.
- Las fotos del equipo se pagaron a un fotógrafo, pero conviene confirmar la cesión de uso por escrito.
Con todo a nombre de la clínica, el cambio de proveedor se puede hacer sin perder posiciones en Google ni el historial de pacientes. Y los contratos futuros se firman dejando claro desde el principio que lo construido es del cliente.
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Pedir diagnóstico gratis →Cláusulas del contrato con tu agencia que conviene leer
La propiedad de una web se decide en el contrato con quien la hizo, y casi nadie lo lee hasta que quiere cambiar de proveedor. Busca estas cláusulas:
- Titularidad del dominio: que diga expresamente que se registra a nombre del cliente.
- Derechos sobre diseño y código: si te los ceden o solo te dan una licencia de uso mientras pagues.
- Plantillas y complementos de pago: si las licencias están a nombre de la agencia, al marcharte puedes quedarte sin actualizaciones.
- Permanencia y penalización: cuántos meses te obliga y cuánto cuesta salir antes.
- Entrega al finalizar: plazo para darte accesos y una copia completa cuando acabe la relación.
Si estás a punto de firmar, una segunda opinión tecnológica antes de firmar te ahorra disgustos.
¿Cuánto se tarda en recuperar una web que retiene la agencia?
Cuando la agencia colabora, el traspaso completo se hace en una o dos semanas. Si no colabora, el plazo depende de lo que ya esté a tu nombre.
Con el dominio a tu nombre el caso es sencillo: se apunta a un alojamiento nuevo y, aunque haya que rehacer la web, conservas la dirección y el correo. Si el dominio figura a nombre de la agencia, primero hay que reclamarlo, y eso puede alargarse semanas.
Con el contenido pasa algo parecido. Textos e imágenes se recuperan muchas veces desde la propia web publicada o desde copias antiguas. La estructura y las direcciones de cada página conviene mantenerlas para no perder posiciones en Google, como explicamos en el rescate de webs antiguas o hackeadas.
Mientras tanto, guarda por escrito cada petición que hagas a la agencia, con fechas y respuestas. Es tu prueba si hay que reclamar.
Formatos de exportación que te dejan cambiar de programa
Tus datos solo son portables si salen en un formato que otro programa pueda leer y con sus relaciones intactas. Qué esperar de cada opción:
| Formato | ¿Sirve para migrar? | Comentario |
|---|---|---|
| CSV o Excel por tablas | Sí | Lo más común; clientes, facturas y líneas se exportan por separado |
| Copia de la base de datos | Sí, la más completa | Conserva relaciones e histórico; necesita un técnico |
| API del programa | Sí | Permite sacarlo todo de forma automática si el proveedor la ofrece |
| PDF de facturas o fichas | No | Vale para archivo, no para cargarlo en otro programa |
Pide una exportación de prueba antes de renovar cualquier contrato anual. Si sales de un SaaS conocido, tienes la guía para cambiar de Holded, Clientify o HubSpot sin perder datos.