ERP para pymes
Migración al ERP desde Excel u otro programa, sin empezar de cero
La migración desde Excel u otro programa decide si el ERP arranca con buen pie: si los datos llegan sucios o incompletos, el equipo deja de confiar en él la primera semana.
Respuesta corta
Migrar a un ERP consiste en extraer los datos del sistema actual (hojas de Excel, un programa antiguo o varias herramientas), limpiarlos, adaptarlos a la estructura del nuevo ERP y cargarlos comprobando que cuadran. Lo habitual es traer clientes, proveedores, artículos, stock y saldos pendientes, y el histórico de facturas que haga falta consultar.
¿Cómo se hace la migración?
Se hace en cuatro pasos: localizar todas las fuentes de datos, limpiar duplicados y códigos obsoletos, cargar una copia de prueba que revisa tu equipo y hacer la carga definitiva cuadrando stock, deudas y saldos.
Inventario de fuentes
Qué datos hay, dónde están y cuál manda cuando dos fuentes no coinciden.
Limpieza
Clientes duplicados, artículos obsoletos y códigos repetidos se depuran antes de cargar.
Carga de prueba
Se migra una copia, se revisa con tu equipo y se corrige lo que no encaja.
Carga definitiva y cuadre
En la fecha de corte se pasan los datos finales y se cuadran stock, deudas y saldos.
¿Qué conviene migrar y qué dejar archivado?
Lo vivo siempre: clientes, proveedores, artículos, precios, stock y cobros y pagos pendientes. El histórico depende de cuánto lo consultes. A veces basta con traer los últimos ejercicios y dejar los anteriores en un archivo de consulta, en lugar de cargar años de datos que nadie mira.
Preguntas frecuentes
¿Se puede migrar lo que me debe cada cliente a día de hoy?
Sí. Se cargan los saldos pendientes de cada cliente, con sus facturas abiertas si el programa antiguo las tiene, y se cuadran con tu cifra antes de dar la migración por buena.
¿Qué hago con el programa antiguo después de la migración?
Conviene guardarlo en modo consulta o exportar sus datos a un archivo, porque las facturas y la contabilidad hay que conservarlas varios años. Lo que no debes hacer es seguir registrando en él.
¿Qué datos conviene migrar a un ERP nuevo?
Todo lo que se use a diario y lo pendiente de cobrar o pagar. El histórico antiguo se puede dejar como archivo de consulta.
¿Hay que dejar de facturar el día de la migración?
No. La carga definitiva se hace en una fecha de corte, normalmente a cierre de mes, y al día siguiente se factura desde el ERP.
¿Y si mi programa antiguo no permite exportar los datos?
Se pueden extraer desde su base de datos o desde los informes que genere. Lo revisamos antes de comprometer un plan.
¿Quién de mi empresa tiene que revisar la migración del ERP?
Lo ideal es una persona por área que conozca bien sus datos: administración revisa clientes, saldos y facturas; almacén, artículos y stock; comercial, tarifas y oportunidades. No hace falta que dediquen días enteros, pero sí que validen la carga de prueba con muestras concretas antes de la fecha de corte.
¿Se pueden migrar fotos y fichas técnicas de los artículos?
Sí, si están en una carpeta ordenada o en el programa anterior con una referencia que permita asociarlas. Las imágenes se vinculan al artículo por su código y quedan disponibles en el ERP y, si la tienes conectada, en la tienda online.
¿Qué hacemos si después de migrar aparece un dato mal cargado?
Se corrige dentro del acompañamiento posterior. Por eso se conservan las fuentes originales y el registro de la carga, para saber de dónde vino cada valor. Los errores puntuales se arreglan en el ERP y, si se repiten en muchos registros, se aplica una corrección masiva.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: tienda de recambios de moto con 8.000 referencias en un programa de 2009
Imagina una tienda de recambios de moto en Córdoba con cinco personas. Lleva el almacén en un programa instalado en 2009, con unas 8.000 referencias, y los clientes de taller en un Excel de 2.300 filas. Tiene miedo de perder el historial y de pasar semanas sin poder vender.
La migración empieza por un inventario de fuentes: el programa, el Excel y una libreta de clientes que pagan a fin de mes. En la limpieza aparecen unas 600 referencias duplicadas con distinto código y cuatrocientos clientes sin teléfono ni NIF. Se hace una carga de prueba y se comparan tres cosas: el stock total, el valor del almacén y lo que debe cada cliente. La carga definitiva se hace un sábado por la tarde, y el lunes se cuadran los mismos tres números.
En este ejemplo, la tienda abre el lunes vendiendo con normalidad. El historial de ventas antiguo se deja archivado en consulta y solo se traen los últimos dos años, que son los que de verdad se miran.
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- Cómo dejar de usar Excel en la empresa: Cómo dejar de usar Excel en tu empresa sin perder datos
- Pasar de Excel a un programa de gestión: Migración de Excel a un programa de gestión, hoja por hoja
¿Cuánto tiempo lleva migrar los datos a un ERP?
La migración de datos a un ERP en una pyme suele ocupar entre una y cuatro semanas de trabajo, repartidas en paralelo con la configuración. El plazo depende menos del volumen que del desorden: diez mil artículos bien codificados se cargan antes que mil escritos de cinco maneras distintas.
Hay tres factores que alargan o acortan el trabajo:
- Número de fuentes. Un único programa antiguo es más rápido que cinco hojas de Excel y un CRM.
- Calidad del dato. NIF incompletos, artículos sin familia o clientes repetidos exigen limpieza previa.
- Disponibilidad de tu equipo. Alguien de la empresa tiene que validar la carga de prueba, y si tarda, la fecha de corte se mueve.
Si tus datos están en hojas de cálculo, el artículo sobre cómo dejar de usar Excel en tu empresa te ayuda a ordenarlas antes de empezar.
Checklist de datos antes de la fecha de corte
Antes de la carga definitiva conviene repasar esta lista con la persona que mejor conoce cada área. Ahorra sorpresas el primer día.
- Clientes y proveedores con NIF, dirección fiscal y forma de pago correctos.
- Artículos con código único, familia, unidad de medida y precio de venta.
- Tarifas especiales y descuentos por cliente revisados y vigentes.
- Stock contado físicamente en los días previos al corte.
- Facturas pendientes de cobro y de pago con importe y vencimiento.
- Pedidos de clientes y a proveedores que siguen abiertos.
- Último número de cada serie de facturación para continuar sin huecos.
- Usuarios y permisos de cada persona del equipo.
Con esta lista cerrada, la carga del día de corte se reduce a pasar lo que ha cambiado desde la última prueba y cuadrar totales.
Qué pasa con los datos difíciles de traer
Algunos datos no encajan en la estructura del ERP y hay que decidir qué hacer con ellos. Las situaciones más comunes tienen una solución razonable:
| Situación | Solución habitual |
|---|---|
| Notas libres en una columna de Excel | Se cargan como observaciones en la ficha |
| Documentos adjuntos en carpetas | Se enlazan a su cliente o proveedor por nombre o código |
| Histórico de un programa sin exportación | Se lee su base de datos directamente |
| Datos que nadie sabe si siguen vigentes | Se archivan fuera y no se cargan |
Si tu programa actual es muy antiguo o ya no tiene soporte, mira el servicio de rescate de software antiguo. Y si vienes de una herramienta en la nube, como un CRM o un programa de facturación online, la migración desde Holded, Clientify o HubSpot explica las particularidades.