Pequeñas empresas
Ahorra horas: programa de gestión y facturas que se generan solas
Un programa de gestión con facturas automáticas evita que en tu pequeña empresa se escriba lo mismo tres veces: en el presupuesto, en el albarán y en la factura.
Respuesta corta
Un programa de gestión con facturación automática guarda cada dato una sola vez y lo reutiliza: el presupuesto aceptado se convierte en pedido, el pedido en albarán y el albarán en factura sin volver a teclear. Las cuotas y servicios recurrentes se facturan solos cada periodo y las facturas de proveedores se leen desde el PDF.
¿Qué facturas salen solas?
Salen solas las facturas de trabajos o entregas que cierras, las cuotas de mantenimientos, alquileres o igualas en su fecha y las mensuales que agrupan todos los albaranes de un mismo cliente.
Desde el trabajo terminado
Al cerrar un parte o una entrega, la factura se genera con lo que se hizo.
Cuotas y contratos
Mantenimientos, alquileres o igualas se emiten cada periodo en la fecha pactada.
Agrupadas por cliente
Para quien prefiere una factura mensual con todos sus albaranes.
¿Qué otras horas recuperas?
Recuperas el tiempo de teclear facturas de proveedores, de mandar papeles a la gestoría cada trimestre y de montar informes en Excel, porque ventas, márgenes y cobros pendientes se ven en una pantalla.
Facturas de proveedores
Se leen del correo o del PDF y se registran sin teclearlas.
Envío a la gestoría
Tu asesoría recibe o consulta la documentación del trimestre sin que se la mandes a mano.
Informes sin Excel
Ventas, márgenes y pendientes de cobro actualizados en una pantalla.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pausar la factura automática de un cliente durante un mes?
Sí. Puedes pausar o saltar la cuota de un cliente concreto, por ejemplo si cierra en agosto, y se reanuda sola el mes que indiques.
¿Qué pasa si un cliente cambia de precio a mitad de año?
Cambias el importe en su contrato con la fecha desde la que se aplica, y las facturas automáticas siguientes salen ya con el precio nuevo.
¿Puedo revisar las facturas automáticas antes de que se envíen?
Sí. Puedes elegir que se generen como borrador para revisarlas o que se envíen directamente las que nunca cambian.
¿Sirve si cada trabajo tiene un precio distinto?
Sí: el precio sale del presupuesto o del parte de cada trabajo, no de una tarifa fija.
¿Las facturas que se generan solas llevan el QR de Verifactu?
Sí. Salen del mismo programa preparado para Verifactu, así que cada una lleva su registro encadenado y su código QR.
¿Puedo importar mis clientes y artículos desde Excel?
Sí. Se prepara una plantilla, se revisan duplicados y datos incompletos, y se importa todo antes de empezar a facturar. Si vienes de otro programa, también se puede traer el historial de facturas para seguir consultándolo desde el nuevo sistema.
¿Qué pasa con las facturas rectificativas?
Se generan desde la factura original con un clic, indicando el motivo y el importe que se corrige. El programa mantiene la numeración en su serie propia y deja el registro enlazado, de modo que la rectificación queda trazable y tu gestoría la ve con su factura de origen.
¿El programa de gestión funciona desde el móvil?
Sí. Puedes consultar clientes, cerrar partes, emitir facturas y ver qué está pendiente de cobro desde el móvil o una tablet. Para el trabajo de oficina más largo, como revisar informes, la pantalla del ordenador sigue siendo más cómoda.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: empresa de limpieza de oficinas con 40 clientes de cuota y servicios extra
Piensa en una empresa de limpieza de oficinas en Valencia con catorce limpiadoras y una persona en administración. Tiene unos cuarenta clientes con cuota mensual y, además, servicios extra: una limpieza de cristales, un fin de obra o un refuerzo antes de una auditoría. Cada fin de mes, la administrativa pasaba casi dos días revisando partes para no olvidar ningún extra.
En el programa de gestión se configuran dos tipos de factura. Las cuotas salen solas el día uno de cada mes, con su importe y concepto fijos. Los extras nacen del parte que la encargada cierra desde el móvil al terminar el servicio. A fin de mes, el programa agrupa en una sola factura por cliente la cuota y los extras del mes. Las facturas de proveedores de productos se leen desde el PDF y la gestoría recibe todo cada mes.
En este ejemplo, el cierre puede quedarse en media mañana. Además, los extras olvidados, que antes se perdían algún mes, dejan de escaparse.
Precio
Presupuesto cerrado antes de empezar, según los módulos que necesites, después de un diagnóstico gratuito.
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Te damos las fases y las fechas por escrito en la propuesta. La migración de tus datos está incluida.
Pedir diagnóstico gratis →¿Dónde se van las horas de oficina en una pyme?
Las horas de oficina se van sobre todo en copiar datos de un sitio a otro y en buscar papeles. Haz la cuenta con un caso hipotético: una empresa de mantenimiento que emite ochenta facturas al mes y tarda unos cinco minutos en cada una entre buscar el parte, copiar los datos y enviarla. Son casi siete horas al mes solo en emitir.
Súmale las facturas de proveedores que se teclean, el envío trimestral a la gestoría y el informe de ventas en Excel, y es fácil llegar a una jornada completa a la semana. Con datos que se escriben una vez y se reutilizan, la mayor parte de ese tiempo desaparece.
El artículo dónde pierde horas una pequeña empresa repasa otras fugas de tiempo que conviene medir antes de cambiar de programa.
Paso a paso para pasar a la facturación automática
El cambio se hace en pocas semanas y sin dejar de facturar ni un día. El orden habitual es este:
- Carga de datos. Clientes, artículos y tarifas se importan desde tu programa actual o desde Excel, con la migración de Excel a programa de gestión.
- Series y formatos. Se configuran tus series de factura, tu logotipo y las condiciones de pago.
- Reglas automáticas. Qué se factura al cerrar un parte, qué cuotas salen cada mes y qué clientes reciben factura agrupada.
- Prueba en paralelo. Durante un ciclo se revisan los borradores antes de emitir.
- Conexión con la gestoría para que reciba la documentación sin envíos manuales.
La conexión con tu asesoría se detalla en contabilidad o conexión con tu asesoría.
Cómo encaja en distintos sectores
La automatización se adapta a cómo factura cada negocio. Algunos ejemplos hipotéticos:
- Reformas: el presupuesto aceptado se divide en certificaciones por fase y cada una se factura al validarla.
- Academia: las mensualidades se emiten y cobran el día uno por domiciliación, y las altas a mitad de mes se prorratean.
- Asesoría: las igualas mensuales salen solas y los trabajos extra se añaden desde la ficha del cliente.
- Taller: la orden de reparación cerrada genera la factura con mano de obra y recambios.
- Distribuidor: albaranes del mes agrupados en una factura por cliente.
Lo que te mandan tus proveedores también se automatiza: sus PDF se interpretan con lectura automática de documentos, así que la otra mitad del trabajo administrativo también se reduce.