ERP para pymes
Contabilidad dentro del ERP o conexión directa con tu asesoría
Con un ERP puedes llevar la contabilidad dentro o mantener a tu asesoría de siempre. En los dos casos, nadie vuelve a teclear facturas que ya están en el programa.
Respuesta corta
Un ERP puede integrar un módulo de contabilidad que genera los asientos de ventas, compras, cobros y pagos a medida que se registran, o puede preparar esos mismos datos para la asesoría externa en el formato que use su programa. La elección depende de si la contabilidad la llevas tú o tu gestoría; el objetivo es el mismo: que los datos fluyan sin copiarlos.
Dos caminos según cómo trabajes hoy
Si tienes administración propia, llevas la contabilidad dentro del ERP con asientos automáticos; si la lleva tu gestoría, el ERP le envía los datos listos para importar o le da un usuario de consulta.
Contabilidad dentro del ERP
Para empresas con administración propia: asientos automáticos, conciliación bancaria y balances al día.
Conexión con tu asesoría
Para quien delega: facturas, cobros y pagos se envían a la gestoría periódicamente, listos para importar.
Acceso para la gestoría
Un usuario de consulta para que tu asesor descargue lo que necesite cuando lo necesite.
¿Qué se automatiza en ambos casos?
En los dos casos se generan solos los apuntes de cada factura emitida o recibida, se casan los movimientos del banco con facturas y recibos y salen los listados de IVA y retenciones sin rehacerlos.
Asientos de ventas y compras
Cada factura emitida o recibida genera su apunte con sus cuentas e impuestos.
Movimientos del banco
Los extractos se importan y se casan con facturas y recibos.
Datos para los impuestos
Los listados de IVA y retenciones salen del ERP sin rehacerlos en hojas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo llevar la contabilidad separada por centro o local dentro del ERP?
Sí. Cada factura, gasto y cobro se asigna a su centro, y puedes ver ingresos y gastos de cada uno por separado sin dejar de tener una sola contabilidad de la empresa.
¿Qué hago si mi asesoría usa un programa contable sin conexión directa con el ERP?
Se acuerda con la asesoría un fichero de exportación con la estructura que su programa sabe importar. No es tan cómodo como la conexión directa, pero evita teclear los datos dos veces.
¿Tengo que cambiar de asesoría si implanto un ERP?
No. El ERP se adapta a cómo trabaja tu asesoría y le envía los datos en el formato que necesite.
¿El plan de cuentas del ERP sigue el Plan General Contable?
Sí. El módulo contable parte del Plan General Contable y se ajustan las subcuentas a tu empresa.
¿Cada cuánto recibe la asesoría los datos del ERP?
Con la frecuencia que acordéis: mensual, trimestral o en cuanto se cierra cada periodo.
¿El módulo de contabilidad del ERP sirve para presentar los impuestos?
El ERP calcula y prepara los datos de IVA, retenciones y resúmenes que piden los modelos trimestrales y anuales, de forma que la presentación se hace con cifras ya cuadradas. Quién presenta los modelos ante Hacienda lo decides tú: tu equipo de administración o tu asesoría, como hasta ahora.
¿Mi asesor puede corregir un asiento directamente en el ERP?
Si le das acceso con permisos contables, sí, y el cambio queda registrado con su usuario y la fecha. Muchas empresas prefieren darle solo acceso de consulta y que las correcciones las haga administración, para mantener un único responsable de los datos.
¿Qué pasa con la contabilidad de años anteriores al implantar el ERP?
Lo normal es arrancar el ERP con los saldos de apertura del ejercicio y dejar los años anteriores en el programa de la asesoría o en un archivo de consulta. Si necesitas tener el histórico contable dentro, se puede migrar, aunque rara vez compensa el esfuerzo.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: clínica de fisioterapia con dos centros y gestoría externa
Imagina una clínica de fisioterapia de Valencia con dos centros y ocho personas. Trabaja con una gestoría desde hace años y no quiere cambiarla. Cada trimestre le envía una carpeta con facturas, tickets y extractos. El asesor tarda semanas, pregunta por facturas sueltas y la clínica nunca sabe qué centro gana más.
Aquí se elige la conexión con la asesoría, no la contabilidad completa. Se configura así:
- Cada factura de pacientes y de proveedores genera su asiento, con el centro al que pertenece.
- Los movimientos del banco ya conciliados se envían cada mes en el formato que pide la gestoría.
- El asesor tiene un acceso de consulta para buscar cualquier documento sin pedirlo.
En este ejemplo, la gestoría puede recibir los datos el día 5 de cada mes y no a final de trimestre. Las preguntas sobre facturas perdidas casi desaparecen. Y la gerente ve por primera vez el resultado de cada centro por separado, algo que antes solo conocía en la declaración anual.
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- Programa de facturación conectado con la gestoría: Conexión con tu asesoría: que el gestor tenga todo sin pedírtelo
¿Cómo decidir si llevar la contabilidad en el ERP o dejarla en la gestoría?
La decisión depende de quién cierra hoy tus cuentas y de cuánto control diario quieres tener. Si tienes una persona de administración con formación contable, llevarla dentro del ERP te da balances al día. Si delegas en una asesoría y estás contento con ella, lo práctico es conectar ambos lados.
| Situación | Opción más práctica |
|---|---|
| Autónomo o empresa pequeña con gestoría de confianza | Conexión con la asesoría |
| Pyme con administrativo contable en plantilla | Contabilidad dentro del ERP |
| Grupo con varias sociedades | Contabilidad en el ERP y asesor con acceso de consulta |
| Empresa que cambia de gestoría a menudo | Contabilidad en el ERP, para no depender de su programa |
Hay un camino intermedio: el ERP genera los asientos y la asesoría los revisa y presenta los impuestos. Así tú ves los números en tiempo real y tu asesor sigue firmando.
Qué le llega a tu asesor y en qué formato
A la asesoría le llega cada periodo un paquete con todo lo que necesita para cerrar el trimestre, sin correos sueltos ni fotos de tiques. Lo que se envía depende de cómo trabaje, pero lo habitual incluye:
- Libro de facturas emitidas y recibidas con bases, tipos de IVA y retenciones.
- Copia en PDF de cada factura, enlazada a su línea del libro.
- Movimientos bancarios ya conciliados con su factura o recibo.
- Incidencias del personal para las nóminas, si el ERP lleva el fichaje.
El formato se ajusta al programa contable del asesor: un fichero de importación, un acceso de consulta o un envío automático por API cuando su software lo permite. Si usas nuestro software de gestión en vez del ERP completo, la conexión con tu asesoría funciona igual.
Errores contables típicos que el ERP ayuda a evitar
La mayoría de errores contables en una pyme nacen de copiar datos entre programas. Estos son los que más se repiten y cómo los corta el ERP:
- Facturas de proveedor que nunca llegan a la gestoría. Al registrarlas en compras, ya forman parte del envío.
- IVA mal aplicado en una factura rectificativa. La rectificativa hereda los tipos de la original.
- Cobros marcados dos veces. La conciliación bancaria liga cada movimiento a un solo recibo.
- Gastos sin justificante. El ERP avisa de los movimientos del banco que no tienen documento asociado.
Para reducir aún más el tecleo, la lectura automática de documentos extrae los datos de las facturas que recibes en PDF. Y si quieres ver cómo encaja con el resto del programa, vuelve a ERP para pymes.