Software de gestión modular a medida
Conexión con tu asesoría: que el gestor tenga todo sin pedírtelo
Conectar tu programa de gestión con la asesoría evita el envío de carpetas a final de trimestre: tu gestor accede a las facturas y movimientos ya ordenados.
Respuesta corta
La conexión con la asesoría consiste en que el programa de gestión entregue al gestor, de forma periódica y ordenada, las facturas emitidas y recibidas, los cobros y pagos y los documentos que necesita para la contabilidad y los impuestos. Puede hacerse con un acceso de solo lectura para la asesoría o con una exportación en el formato que admite su programa contable.
¿Qué recibe tu asesoría?
Tu gestor recibe las facturas emitidas y recibidas ya clasificadas con su PDF, el detalle de cobros y pagos con fecha y forma, y los gastos con su justificante adjunto, sin papeles sueltos.
Facturas emitidas y recibidas
Con su PDF, numeración, bases e impuestos ya clasificados.
Cobros y pagos
Fecha y forma de cada cobro, útil para el criterio de caja o para cuadrar el banco.
Gastos con justificante
Tickets y facturas de gasto con la imagen adjunta, sin papeles sueltos.
¿Cómo se hace la conexión?
Se hace dando a la asesoría un usuario de solo consulta o exportando ficheros que su programa contable importe; además, cada trimestre cerrado queda bloqueado y se avisa de los gastos sin justificante.
Acceso para el gestor
Un usuario de consulta para la asesoría, sin poder modificar tus datos.
Exportación compatible
Ficheros preparados para importarlos en su programa contable, según el que use.
Cierre de periodo
Al cerrar el trimestre, las facturas quedan bloqueadas para que nadie cambie lo ya declarado.
Avisos de faltantes
El programa señala gastos sin justificante antes de enviar el paquete.
Preguntas frecuentes
¿Puedo conectar a la asesoría si las facturas de proveedores me llegan en papel?
Sí. Basta con escanearlas o fotografiarlas al recibirlas; quedan unidas al gasto y la asesoría las ve igual que las que llegan por email.
¿La asesoría puede descargar todo de golpe al cerrar el trimestre?
Sí, puede exportar las facturas, los justificantes y los movimientos del periodo de una vez, en un formato que su programa de contabilidad pueda importar.
¿Mi gestoría tiene que cambiar de programa de contabilidad?
No. Nos adaptamos al formato que su programa importe; si no admite ninguno, le damos acceso de consulta y exportaciones ordenadas.
¿Puede la asesoría dejarme comentarios sobre una factura?
Sí, el gestor puede marcar una factura con una duda y te llega el aviso para resolverla.
¿Con qué frecuencia se envían los datos al gestor?
La que acordéis: mensual, trimestral o de forma continua con su acceso de consulta.
¿La asesoría puede ver datos que no son contables, como clientes o presupuestos?
Solo lo que tú decidas. El usuario de la asesoría se configura con acceso a facturas, cobros, pagos y gastos, y queda fuera de presupuestos, agenda o notas de clientes. Si en algún momento quieres que vea algo más, como contratos de trabajadores, se amplía su permiso para esa sección concreta.
¿Qué pasa si cambio de asesoría a mitad de año?
Se retira el acceso de la asesoría anterior y se da uno nuevo a la entrante. Como todo el histórico está en tu programa, la nueva asesoría puede consultar los trimestres pasados o recibir una exportación de todo el ejercicio, sin depender de que la anterior le entregue carpetas o ficheros.
¿Sirve la conexión con la asesoría si soy autónomo en estimación directa?
Sí. Aunque tengas pocas facturas, el gestor recibe ingresos, gastos y justificantes ordenados para el pago fraccionado y la declaración de IVA. Además, el registro de cada factura con Verifactu queda en el programa, y la asesoría puede comprobarlo sin pedirte capturas de pantalla ni documentos sueltos.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: un estudio de arquitectura que pierde dos días cada trimestre
Piensa en un estudio de arquitectura en Bilbao con tres socios. Cada trimestre pasan dos días juntando facturas para la gestoría. Las de proveedores llegan por email, los tickets de gasolina y aparcamiento viven en un sobre y siempre falta alguno. Luego la gestoría escribe pidiendo lo que no encuentra, y vuelta a buscar.
Con la conexión, la gestoría tiene un acceso propio que solo ve la parte contable: facturas emitidas, recibidas, cobros, pagos y gastos con su justificante. Los socios fotografían cada ticket con el móvil en el momento, y queda unido al gasto. Si entra un pago en el banco sin factura detrás, el programa lo avisa. Al final de cada mes se marca el periodo como cerrado y la gestoría sabe que puede empezar.
Los dos días de cada trimestre pueden quedar en media mañana de repaso. Y la gestoría deja de mandar listas de faltantes en la última semana de plazo, que es cuando más estrés hay en un estudio con entregas encima.
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¿Cuánto tiempo se ahorra al conectar el programa con el gestor?
El ahorro está sobre todo en los días previos a cada trimestre, cuando la empresa busca facturas, fotografía tickets y responde a las preguntas de la asesoría. Con la conexión, esa semana de prisas se convierte en una revisión de unos minutos, porque el gestor ya tiene los documentos desde que se registran.
También se ahorra del lado de la asesoría: en lugar de teclear facturas recibidas en papel o PDF, importa un fichero ordenado o consulta directamente. Eso suele traducirse en menos errores de clasificación y en menos llamadas para preguntar de qué es cada gasto.
Si además las facturas de proveedores se leen solas con la lectura automática de facturas con IA, la parte de gastos llega al gestor casi sin intervención de nadie en la empresa.
Calendario de trabajo con la asesoría, mes a mes
Un ritmo sencillo que funciona bien en la mayoría de pymes que liquidan IVA trimestral:
- Cada semana. Subes los tickets y facturas de gasto desde el móvil al momento de recibirlos.
- Al cierre de cada mes. Revisas el aviso de gastos sin justificante y cobros sin conciliar.
- Primeros días del mes siguiente al trimestre. El gestor revisa, marca dudas y tú las resuelves desde el aviso.
- Antes de presentar. Cierras el periodo para que las facturas declaradas no se puedan tocar.
- Tras la presentación. La asesoría puede adjuntar el modelo presentado en la propia ficha del periodo.
Así los papeles se reparten a lo largo del trimestre y no se acumulan en la última semana.
Dos formas de trabajar con la asesoría, comparadas
| Acceso de consulta | Exportación periódica | |
|---|---|---|
| Cómo funciona | El gestor entra al programa con un usuario de lectura | Se genera un fichero para su programa contable |
| Ventaja | Ve todo al día, con los PDF | No cambia su forma de trabajar |
| Mejor para | Asesorías que llevan pocas empresas o quieren revisar en continuo | Despachos grandes con su propio flujo |
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