Software especializado de alto valor
Software CAE: la documentación de tus contratas, controlada
Un software CAE ordena la coordinación de actividades empresariales: qué documentos debe entregar cada contrata, cuáles están caducados y quién puede entrar hoy a trabajar en tus instalaciones u obras.
Respuesta corta
Un software de coordinación de actividades empresariales (CAE) es una plataforma donde las empresas subcontratadas y los autónomos suben la documentación de prevención que les pides (formación, aptitud médica, seguros, evaluación de riesgos), el sistema la revisa y avisa antes de que caduque. Así sabes en cada momento qué trabajadores están autorizados a entrar.
¿Cómo funciona el día a día?
Tú fijas qué documentos exige cada trabajo y cada contrata los sube a su portal. El programa avisa antes de que algo caduque y te da cada día la lista de quién puede entrar en cada centro u obra.
Requisitos por actividad
Defines qué documentos pide cada tipo de trabajo, empresa o trabajador.
Portal para contratas
Cada proveedor sube lo suyo y ve qué le falta o qué ha sido rechazado.
Caducidades
Avisos al proveedor y a ti antes de que venza un certificado o un seguro.
Control de acceso
Una lista clara de quién está autorizado hoy en cada centro u obra.
¿Quién lo necesita?
Empresas que reciben a menudo a contratas en sus instalaciones (industria, logística, mantenimiento, limpieza), constructoras con varias subcontratas por obra y también las propias contratas, que tienen que entregar la misma documentación a muchos clientes distintos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pedir documentos distintos a cada tipo de contrata?
Sí. Defines qué se pide según la actividad o el riesgo, por ejemplo más requisitos para obra o trabajos en altura que para un servicio de limpieza. Cada contrata ve solo lo que le toca.
¿Puedo dar acceso a una subcontrata de mi contrata principal?
Sí. La contrata principal puede dar de alta a sus subcontratas, que suben sus propios documentos. Tú ves toda la cadena y quién depende de quién.
¿Puede el software CAE revisar los documentos automáticamente?
Puede leer fechas y datos básicos con IA y dejar la validación final a la persona responsable de prevención.
¿Qué pasa si un trabajador de una contrata tiene la documentación caducada?
El sistema lo marca como no autorizado y avisa a la contrata y a tu responsable antes de la fecha de entrada.
¿La contrata tiene que pagar por usar el portal CAE?
No necesariamente: el acceso del proveedor puede ir incluido en tu plataforma.
¿Puede el vigilante comprobar en la puerta si un trabajador está autorizado?
Sí. Desde una tableta o el móvil se busca al trabajador por nombre o documento y se ve en verde o rojo si puede entrar. Si está en rojo, aparece qué documento falta, para que la contrata lo resuelva sin discusiones en la entrada.
¿Sirve el software CAE para una contrata que trabaja para muchos clientes?
Sí. La contrata guarda su documentación una vez y la comparte con cada cliente que la pide, con avisos de caducidad para todo el conjunto. Se ahorra subir los mismos certificados a decenas de plataformas distintas cada mes.
¿Cuánto tiempo hay que guardar la documentación de coordinación?
Conviene conservarla al menos mientras pueda exigirse responsabilidad por un accidente, y tu servicio de prevención te dirá el plazo que aplica a tu caso. La plataforma guarda el histórico de cada versión entregada, aunque luego se haya sustituido por una nueva.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: un hospital privado pequeño con obras de reforma y contratas fijas
Imagina una clínica privada con hospitalización y unas 120 personas en plantilla, en plena reforma de una de sus plantas. Además de las contratas fijas de limpieza, cocina y mantenimiento, cada semana entran albañiles, electricistas y fontaneros de varias subcontratas de la obra. La responsable de prevención recibe la documentación por correo y la revisa a mano, y a menudo se entera de que un trabajador nuevo ha entrado cuando ya está dentro.
Se configuran requisitos distintos según la actividad: para obra se pide la formación específica y la evaluación de riesgos de esa tarea, y para las contratas fijas, lo habitual. Cada empresa sube sus documentos al portal. La responsable de prevención revisa y valida. Recepción consulta en una pantalla quién está autorizado ese día antes de dar acceso.
En un ejemplo así, la revisión de documentos se concentra en un solo sitio en lugar de veinte buzones. Y los trabajadores sin documentación válida se detectan en la puerta, no después, lo que reduce mucho las sorpresas mientras dure la obra.
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Pedir diagnóstico gratis →¿Qué norma obliga a coordinar actividades empresariales?
La obligación nace del artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y se desarrolla en el Real Decreto 171/2004.
Cuando trabajadores de varias empresas coinciden en un mismo centro, todas deben cooperar e intercambiar información sobre los riesgos. La empresa titular del centro informa de sus riesgos y medidas de emergencia, y la empresa principal que contrata trabajos de su propia actividad debe vigilar que las contratas cumplen la normativa de prevención. En construcción se suman obligaciones específicas de la normativa de obras. El software CAE sirve para demostrar ese intercambio: qué se pidió, qué se entregó y cuándo.
Documentos que se suelen pedir a una contrata
| De la empresa | De cada trabajador |
|---|---|
| Evaluación de riesgos de los trabajos que hará | Formación en prevención del puesto |
| Modalidad preventiva (servicio de prevención) | Certificado de aptitud médica |
| Seguro de responsabilidad civil y recibo al corriente | Entrega de equipos de protección |
| Justificantes de pago de cuotas e impuestos que acrediten que no tiene deudas pendientes | Alta en la Seguridad Social |
La lista exacta depende de la actividad y la defines tú. Para los documentos de tu propia plantilla puedes usar el módulo de documentación del empleado.
Ejemplo hipotético: una nave logística con contratas diarias
Una nave que recibe cada día a limpieza, mantenimiento de carretillas y transportistas tiene decenas de entradas de personal ajeno a la semana.
Con el portal CAE, cada contrata gestiona su propia lista de trabajadores y sube sus documentos. El responsable de prevención revisa solo lo nuevo o lo rechazado. Cuando la empresa de limpieza manda a un sustituto un lunes, el sistema detecta que le falta la formación y avisa a la contrata el viernes anterior. La recepción de la nave consulta la lista de autorizados del día y nadie entra a trabajar sin estar al corriente.
Errores típicos al controlar la documentación de contratas
- Pedir la documentación por correo y archivarla en carpetas que nadie revisa hasta que hay un accidente.
- Comprobar solo al dar de alta la contrata y olvidar las caducidades.
- Dejar entrar a un trabajador nuevo de la contrata que no figuraba en la lista.
- No avisar a la contrata de tus propios riesgos y normas de emergencia.
Si eres constructora o reformista, el CAE encaja con el resto de herramientas del sector que repasamos al hablar de programas a medida para obras y reformistas.