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Web con CRM integrado: ningún contacto se queda en el correo
Una web con CRM integrado hace que cada persona que te escribe desde la web aparezca como contacto en tu CRM, con la página que visitó y una tarea de seguimiento asignada.
Respuesta corta
Una web con CRM integrado envía directamente al CRM los datos de cada formulario, solicitud de presupuesto o conversación iniciada en la web, en lugar de dejarlos en un correo. El contacto se crea con su origen y su consentimiento, se asigna a una persona y dispara la primera respuesta automática.
¿Qué pasa cuando alguien rellena un formulario?
El contacto entra en tu CRM con su origen, en su ficha si ya existía, la persona responsable recibe el aviso con la tarea y el cliente obtiene una confirmación inmediata con los siguientes pasos.
Se crea o actualiza la ficha
Si el contacto ya existía, se añade a su historial en lugar de duplicarlo.
Queda registrado el origen
Página, campaña y fuente de la visita, para saber qué parte de la web genera negocio.
Se asigna y se avisa
La persona responsable recibe el aviso en el móvil y la tarea aparece en su lista.
Respuesta inmediata
El contacto recibe confirmación por correo o WhatsApp con los siguientes pasos.
¿Qué ganas al tenerlo unido?
Dejas de depender de que alguien revise un buzón compartido. Puedes ver cuántos contactos de la web se convierten en clientes y cuánto facturan, y adaptar la web a lo que de verdad vende. Si ya usas un CRM, la web se conecta al tuyo; si no, puedes usar el de nuestro programa de gestión.
Preguntas frecuentes
¿Los contactos de la web pueden repartirse automáticamente entre los comerciales?
Sí. Se puede asignar por turnos, por zona, por tipo de servicio o por carga de trabajo, y cada comercial recibe un aviso con la ficha del contacto.
¿Qué pasa si el CRM deja de funcionar un rato y alguien rellena el formulario?
El formulario guarda el envío y lo reintenta, y además puede mandar una copia por correo como respaldo, para que ningún contacto se pierda aunque haya una caída puntual.
¿Puedo conectar mi web actual a un CRM sin rehacerla?
Muchas veces sí: se conectan los formularios existentes al CRM. Si la web no lo permite, valoramos rehacer solo esa parte.
¿Qué datos debe pedir un formulario de contacto?
Los mínimos para responder bien: nombre, una forma de contacto, qué necesita y la aceptación de la política de privacidad.
¿Se evitan los contactos duplicados?
Sí, el sistema busca por correo y teléfono y une la nueva solicitud a la ficha que ya existe.
¿Qué pasa con los contactos que escriben por WhatsApp desde la web?
Si el botón de WhatsApp está conectado al CRM, la conversación crea o actualiza la ficha del contacto igual que un formulario, con la página desde la que pulsó. Así no hay que copiar a mano los datos de quien escribe desde el móvil, y el seguimiento es el mismo para todos los canales.
¿Se pueden pasar al CRM los contactos antiguos que tengo en el correo?
Sí. Se exportan los mensajes o la libreta de contactos, se limpian duplicados y se importan con una etiqueta que indica su origen. Conviene revisar antes qué consentimiento tiene cada contacto para saber a quién se le pueden enviar comunicaciones comerciales y a quién no.
¿Puedo saber qué anuncio trajo a cada cliente?
Sí, siempre que los anuncios lleven parámetros de campaña en el enlace. La web los guarda en campos ocultos del formulario y el CRM los asocia al contacto. Cuando ese contacto compra, puedes atribuir la venta a la campaña y al anuncio concreto que lo trajo.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: una empresa de alquiler para eventos de Toledo que pierde peticiones
Imagina una empresa de Toledo que alquila carpas, mesas y sillas para bodas y eventos de empresa. Tiene cuatro personas. En primavera le entran unas 120 peticiones al mes por la web, y todas caen en un correo compartido. Algunas se contestan dos veces, otras ninguna. Nadie sabe cuántas acabaron en contrato ni cuáles venían de los anuncios de bodas.
Con la web unida al CRM, el formulario pide fecha del evento, número de invitados y localidad. Cada petición entra como oportunidad con esos datos. El sistema la asigna por turnos, manda al cliente un acuse con un catálogo en PDF y crea una tarea de seguimiento a las 48 horas si nadie ha enviado presupuesto. Las peticiones de la misma fecha se ven juntas, así se detecta antes si falta material.
Con eso, la empresa puede saber por primera vez cuántas peticiones se convierten en contrato y de qué canal vienen. Así decide dónde poner el dinero de anuncios. Un caso real de web, CRM y captación trabajando juntos es el de ContrataLux.
Cómo diseñar el formulario para que el CRM reciba datos útiles
Un formulario conectado a un CRM debe pedir lo justo para clasificar y responder bien, y capturar en segundo plano el resto. Los campos que más rinden son:
- Servicio que le interesa, en un desplegable, para asignar el contacto a la persona correcta.
- Plazo o urgencia, para priorizar quién recibe llamada primero.
- Zona o código postal, si trabajas por áreas.
- Campos ocultos con la página de entrada y los parámetros de campaña, que el visitante no ve.
- Casillas separadas para aceptar la privacidad y, aparte y opcional, recibir comunicaciones comerciales.
Esta captura es la base de la entrada unificada de contactos de todos los canales, donde todos los canales acaban en la misma lista.
Automatizaciones que se disparan con cada contacto nuevo
Cada solicitud que llega desde la web puede poner en marcha acciones automáticas para que nadie se quede sin respuesta. Un reparto habitual:
| Momento | Acción automática | Quién la ve |
|---|---|---|
| Al enviar | Confirmación al contacto con plazos y siguiente paso | El contacto |
| Al enviar | Aviso en el móvil del responsable con el resumen | Comercial asignado |
| A las 24 horas sin respuesta | Recordatorio al responsable y aviso a su coordinador | Equipo |
| Presupuesto enviado sin respuesta | Tarea de seguimiento a los tres días | Comercial |
| Contacto convertido en cliente | Cambio de etapa y registro del canal de origen | Dirección |
Las reglas de seguimiento se ajustan en el módulo de seguimiento comercial y tareas.
Ejemplo: una empresa de reformas que recibía presupuestos por correo
Imagina una empresa de reformas que recibe solicitudes por el formulario de la web, por WhatsApp y por llamadas. Hasta ahora, las de la web llegaban a un correo compartido y cada semana alguna se quedaba sin contestar.
Con la web unida al CRM, cada solicitud crea una ficha con el tipo de obra, la población y las fotos adjuntas. El encargado de esa zona recibe el aviso, agenda la visita desde la propia ficha y el presupuesto queda vinculado al contacto. Al final del trimestre, la empresa puede ver que las reformas de baño llegan sobre todo desde una página concreta de la web y decidir ampliarla.
Para elegir herramienta si aún no tienes CRM, el artículo sobre el CRM para empresas de servicios compara opciones.
Informes que solo existen cuando web y CRM están unidos
Al unir web y CRM puedes medir negocio real por página y por campaña, más allá de visitas y formularios. Los informes más útiles son la facturación generada por cada canal de entrada, el tiempo medio hasta la primera respuesta, el porcentaje de solicitudes que acaban en presupuesto y en venta, y las páginas de la web que más clientes traen. Con esos datos se decide dónde invertir en contenidos y anuncios.