Para pedir un presupuesto de software a medida que sirva de verdad, prepara una descripción de tus procesos actuales, lo que quieres conseguir, quién lo va a usar, qué programas tiene que conectar y qué es imprescindible frente a lo deseable. Cuanto más concreto seas, más comparables serán las propuestas.
Qué preparar antes de pedirlo
- El problema: qué te cuesta hoy tiempo, dinero o clientes.
- Cómo trabajáis ahora: pasos, documentos y herramientas.
- Usuarios: cuántos, qué perfiles y desde dónde (oficina, móvil, campo).
- Integraciones: contabilidad, tienda, banco, WhatsApp, máquinas.
- Prioridades: lo imprescindible para la primera fase y lo que puede esperar.
Qué preguntar al proveedor
- ¿Cómo vais a entender mi negocio antes de programar?
- ¿En cuántas fases lo dividís y qué recibo en cada una?
- ¿De quién será el código y los datos?
- ¿Qué incluye el mantenimiento y cómo es el soporte?
- ¿Cómo cumple la normativa que me afecta (Verifactu, registro de jornada, protección de datos)?
Cómo comparar propuestas
No compares solo la cifra final: compara alcance, fases, propiedad, soporte y quién será tu interlocutor. Una propuesta más barata que deja fuera la migración de datos o la formación acaba costando más. Si aún dudas entre hacerlo a medida o usar un estándar, lee software a medida o estándar.
Pídenos el tuyo
Empezamos con un diagnóstico gratuito: revisamos tus procesos y te proponemos por dónde empezar. Si lo tuyo encaja en un pack, lo verás en precios y packs.
Preguntas frecuentes
¿Cómo solicitar un presupuesto para un proyecto de software a medida?
Describe el problema, tus procesos actuales, usuarios, integraciones y prioridades, y pide la propuesta dividida por fases.
¿Qué debe incluir un presupuesto de software a medida?
Alcance por fases, entregables, propiedad del código, migración de datos, formación, mantenimiento y soporte.
¿Cómo elegir un proveedor de software a medida de confianza?
Que entienda tu negocio, trabaje por fases, deje claro de quién es el código y ofrezca soporte después.
¿Cuántos presupuestos de software conviene pedir?
Entre tres y cuatro es una cifra razonable. Menos no da referencia de mercado y más consume demasiado tiempo en reuniones. Envía a todos la misma solicitud escrita para que las propuestas sean comparables, y pide que separen desarrollo, implantación, formación y mantenimiento.
¿Es normal pagar por el análisis previo de un proyecto de software?
Sí, en proyectos medianos o grandes es habitual que el análisis detallado se cobre aparte, porque requiere varias reuniones y un documento técnico. Lo que obtienes tiene valor propio: puedes usarlo para pedir precio a otros proveedores. En proyectos pequeños, muchas empresas ofrecen un primer diagnóstico gratuito.
¿Qué hago si el proveedor no quiere darme el código fuente?
Pregunta qué recibes exactamente: licencia de uso, acceso a tus datos y condiciones si el proveedor cierra. Si el software es exclusivo para ti, lo razonable es que el código sea tuyo o quede depositado ante un tercero. Como mínimo, exige poder exportar todos tus datos en un formato estándar.
Plantilla de solicitud que puedes copiar y rellenar
Una solicitud de presupuesto de software bien escrita cabe en dos páginas y consigue propuestas comparables. Copia esta estructura y rellénala con tus datos.
- Empresa: actividad, número de empleados y sedes.
- Situación actual: qué programas, hojas de cálculo o papeles usáis hoy.
- Problema principal: lo que queréis dejar de hacer a mano.
- Objetivo medible: por ejemplo, emitir presupuestos en diez minutos en vez de una hora.
- Usuarios y dispositivos: quién lo usará y desde dónde.
- Datos a migrar: clientes, artículos, histórico de facturas.
- Conexiones necesarias: banco, tienda online, asesoría, máquinas.
- Fecha deseada y presupuesto orientativo, si lo tenéis.
Adjunta ejemplos reales de documentos que generáis hoy: un parte, una factura, un albarán.
Señales de alarma en una propuesta de desarrollo
Algunas propuestas parecen atractivas y esconden problemas que aparecen cuando el proyecto ya está pagado.
- Un precio cerrado sin haber preguntado nada sobre tus procesos.
- Ninguna mención a quién será el propietario del código y de los datos.
- Plazos muy cortos para un alcance grande.
- Mantenimiento sin precio o "a consultar".
- Ausencia de entregas parciales que puedas probar.
- Tecnología tan cerrada que solo ese proveedor podría tocarla.
Si tienes dudas sobre una oferta concreta, una segunda opinión tecnológica revisa el documento antes de firmar. Sobre quién debe quedarse con el código, revisa nuestra página sobre la titularidad del software y la información de tu empresa.
Precio cerrado, por horas o por fases: cuál te conviene
El modelo de precio condiciona cómo se reparte el riesgo entre tú y el proveedor.
| Modelo | Encaja cuando | Riesgo para ti |
|---|---|---|
| Precio cerrado | El alcance está muy definido | Cambios posteriores caros |
| Por horas | El proyecto es abierto o de investigación | Coste final incierto |
| Por fases | Quieres empezar por lo urgente y ampliar | Bajo, si cada fase se cierra con un entregable |
El trabajo por fases suele ser el más sensato en una pyme: pagas la primera parte, la usas y decides la siguiente con información real. Lo aplicamos tras un análisis de procesos y elección de módulos.
Ejemplo de alcance bien definido en una empresa de reformas
Imagina una empresa de reformas con seis operarios que pierde horas montando presupuestos en hojas de cálculo.
Un alcance útil para la primera fase sería: crear presupuestos desde una tarifa de partidas, enviarlos para firma online, convertir el presupuesto aceptado en obra, registrar horas y materiales desde el móvil y comparar al cierre lo presupuestado con lo gastado.
Quedan fuera, para una fase posterior, la contabilidad completa y la app para clientes. Con un alcance así, tres proveedores pueden presupuestar lo mismo y las cifras se pueden comparar. Más contexto sobre este tipo de proyectos en la guía de desarrollo de software a medida.