ERP para pymes
Análisis de procesos y elección de módulos del ERP
El análisis de procesos antes de implantar un ERP evita el error más caro: comprar módulos que nadie va a usar y dejar fuera el que de verdad resolvía el problema.
Respuesta corta
El análisis de procesos es la primera fase de la implantación de un ERP. Consiste en dibujar cómo circula hoy la información en la empresa (de un pedido a su cobro, de una compra a su pago), quién la toca y dónde se duplica o se pierde. Con ese mapa se decide qué módulos son imprescindibles, en qué orden se implantan y qué se deja para más adelante.
¿Qué se revisa en el análisis?
Se revisa el recorrido completo de una venta hasta el cobro, las herramientas que hoy sostienen el trabajo, los puntos donde se teclea dos veces o se espera, y quién hace y aprueba cada paso.
El recorrido de una venta
Desde que entra la petición del cliente hasta que el dinero llega al banco.
Herramientas actuales
Programas, hojas de cálculo, cuadernos y grupos de WhatsApp que hoy sostienen el trabajo.
Puntos de fricción
Datos que se teclean dos veces, esperas entre departamentos y errores que se repiten.
Personas y permisos
Quién hace cada paso y quién debería poder ver o aprobar cada cosa.
¿Qué obtienes al terminar?
Al terminar tienes un mapa de cómo trabaja hoy tu empresa y cómo lo hará con el ERP, la lista de módulos ordenada por prioridad y un plan de fases con datos a migrar y fechas de corte.
Mapa de procesos
Un esquema sencillo de cómo trabaja tu empresa hoy y cómo trabajará con el ERP.
Módulos priorizados
Imprescindibles para arrancar, recomendables a medio plazo y opcionales.
Plan de fases
Orden de implantación, datos a migrar y fechas de corte propuestas.
Preguntas frecuentes
¿El análisis puede concluir que todavía no necesito un ERP?
Sí. Si tus procesos son sencillos y un programa de facturación con algún módulo te basta, el análisis lo dirá. Es mejor saberlo antes que pagar por funciones que no vas a usar.
¿Sirve el análisis si mi forma de trabajar cambia mucho según la temporada?
Sí, y conviene contarlo desde el principio. Se revisan los dos momentos del año, el tranquilo y el de más carga, para que los módulos elegidos aguanten el pico.
¿Por qué hacer un análisis de procesos antes de elegir un ERP?
Porque el ERP debe resolver tus problemas concretos. Sin el análisis, se eligen módulos por catálogo y la implantación se alarga o se queda a medias.
¿Quién de mi empresa tiene que participar en el análisis?
Quien dirige y una persona de cada área que toque el proceso: ventas, administración, almacén o taller. No hace falta parar a todo el equipo.
¿El análisis sirve aunque luego no implante el ERP con vosotros?
Sí. El mapa de procesos y la lista de módulos priorizados son tuyos y te sirven para comparar cualquier propuesta.
¿Cuánto dura el análisis de procesos para un ERP?
En una pyme pequeña se completa en una o dos semanas, con sesiones cortas por área y una reunión final de devolución. Si la empresa tiene varias sedes, producción o sociedades distintas, se alarga algo más porque hay más circuitos que revisar y más personas con las que hablar.
¿Tengo que preparar algo antes de la primera sesión de análisis?
Basta con reunir ejemplos de los documentos que usáis a diario, como presupuestos, albaranes, facturas y las hojas de cálculo principales, y pensar en los tres problemas que más tiempo os quitan. Con eso la primera sesión ya puede centrarse en lo importante.
¿El análisis incluye una estimación de coste del ERP?
Sí. Al terminar sabes qué módulos se proponen en cada fase y cuánto supone cada una, para decidir con números si empiezas por todo o solo por la primera. La estimación tiene en cuenta la migración de datos y la formación, no solo las licencias.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: obrador de pastelería que vende a cafeterías y en tienda propia
Piensa en un obrador de pastelería de Valladolid con once personas. Vende en su tienda y sirve cada mañana a unas treinta cafeterías. Los pedidos llegan por WhatsApp, se apuntan en una libreta, se pasan a una hoja de producción y el albarán se escribe a mano. La factura mensual se monta en Excel.
El análisis sigue el recorrido de un pedido de cafetería de principio a fin. Salen tres puntos de fricción: los pedidos de última hora que nadie apunta, los albaranes que se pierden en la furgoneta y los cambios de precio que no llegan a la factura. Con eso, los módulos se ordenan así:
- Fase 1: pedidos de clientes, albaranes y facturación.
- Fase 2: producción con escandallos para conocer el coste de cada bandeja.
- Fase 3: la caja de la tienda, que hoy ya funciona bien.
En este ejemplo, el obrador descarta un CRM comercial que pensaba contratar y que no necesita. Además, deja de perder los cinco o seis albaranes al mes que nunca se facturaban.
Precio
Presupuesto cerrado antes de empezar, según los módulos que necesites, después de un diagnóstico gratuito.
Ver precios y packs →Plazo
Te damos las fases y las fechas por escrito en la propuesta. La migración de tus datos está incluida.
Pedir diagnóstico gratis →¿Cómo se desarrolla el análisis, sesión a sesión?
El análisis de procesos se hace en varias sesiones cortas por videollamada, cada una centrada en un área. Así nadie pierde una mañana entera y se habla con quien de verdad hace el trabajo.
- Sesión con dirección. Objetivos, problemas que más pesan y plazos que no se pueden mover, como Verifactu o una temporada alta.
- Sesión por área. Cada responsable enseña cómo trabaja hoy, con su pantalla y sus hojas reales.
- Revisión de documentos. Presupuestos, albaranes, facturas y listados que se usan, para saber qué datos manejan.
- Devolución. Presentamos el mapa, los módulos propuestos y el orden de fases, y se ajusta con tus comentarios.
Entre sesión y sesión pedimos ejemplos concretos: un pedido difícil, una factura con incidencias, un mes de partes. Los casos reales dicen más que cualquier descripción general.
Ejemplo de resultado: una academia de idiomas
Para que veas cómo queda un análisis, este es un ejemplo hipotético resumido de una academia con dos sedes y doce profesores.
Situación de partida. Matrículas en un formulario web que se copian a Excel, cobro de cuotas por recibo bancario preparado a mano, horarios en una hoja compartida y facturas en un programa aparte.
Fricciones detectadas. Alumnos dados de baja que siguen recibiendo recibos, profesores que se enteran tarde de cambios de aula y nadie sabe la ocupación real de cada grupo.
Propuesta. Fase 1 con alumnos, matrículas y cuotas con remesas y domiciliaciones y facturación. Fase 2 con horarios, aulas y app para el profesorado. Fase 3, opcional, con campañas para reactivar antiguos alumnos.
Cada fase lleva sus datos a migrar y una fecha de corte propuesta fuera de periodo de matrícula.
Señales de que un análisis de procesos está mal hecho
Un análisis mal hecho se reconoce porque propone módulos sin explicar qué problema resuelve cada uno. Desconfía también si ves alguna de estas señales:
- Nadie habló con las personas que hacen el trabajo, solo con dirección.
- El resultado es un catálogo de funciones del programa, no un mapa de tu empresa.
- No hay prioridades: todo aparece como imprescindible.
- No se menciona qué datos hay que migrar ni de dónde salen.
Un buen análisis también dice qué no hacer todavía. Eso protege el presupuesto y el ánimo del equipo. Si quieres preparar la conversación por tu cuenta, nuestra guía para solicitar presupuestos de desarrollo te da una lista de preguntas útiles. Con el análisis hecho, el siguiente paso es la migración de tus datos al ERP.