ERP para pymes
Implantación del ERP por fases, sin parar el negocio
La implantación de un ERP por fases permite cambiar de sistema mientras sigues vendiendo, sirviendo y cobrando, sin un «gran día» en el que todo cambia a la vez.
Respuesta corta
Implantar un ERP por fases significa poner en marcha los módulos de uno en uno o por bloques, empezando por el que más problemas resuelve. Cada fase tiene su fecha de corte, su grupo de prueba y un criterio claro de cierre antes de pasar a la siguiente, de modo que el negocio nunca depende de algo que no se ha probado.
¿Cómo se organizan las fases?
Las fases arrancan por el área que más problemas da, se prueban con un grupo piloto, cambian en fechas tranquilas como el inicio de mes y solo se cierran cuando nadie vuelve al sistema antiguo.
Primero lo que más duele
Si el problema es facturar, se arranca por ahí; si es el almacén, por el almacén.
Grupo piloto
Una persona o un equipo usa el módulo en real antes de extenderlo al resto.
Fechas de corte pensadas
Cambios a principio de mes o en semanas tranquilas, nunca en plena campaña.
Criterio de cierre
Una fase se da por terminada cuando el equipo la usa sin volver al sistema antiguo.
¿Qué pasa con el sistema antiguo mientras tanto?
Convive el tiempo justo. Durante una fase, lo que ya está en el ERP se hace solo en el ERP y lo que aún no ha llegado sigue como estaba. Así no hay dobles registros ni dudas sobre dónde mirar, y el sistema antiguo se apaga cuando la última fase está cerrada.
Preguntas frecuentes
¿Quién de mi equipo debería formar parte del grupo piloto?
Alguien que conozca bien el trabajo diario de esa área y que tenga paciencia para apuntar fallos. No hace falta que sea quien más sabe de informática.
¿Se puede volver atrás si una fase no funciona bien?
Mientras el sistema antiguo sigue disponible, sí. Por eso cada fase tiene un periodo de convivencia y no se apaga lo anterior hasta comprobar que lo nuevo funciona.
¿Cuántas fases tiene una implantación de ERP en una pyme?
Depende de los módulos; lo habitual son entre dos y cuatro fases, cada una con uno o varios módulos relacionados.
¿Puedo usar el ERP y el programa antiguo a la vez?
Durante la transición sí, pero cada tarea en un solo sitio: lo que ya se hace en el ERP deja de hacerse en el antiguo.
¿En qué época del año conviene implantar un ERP?
En la temporada más tranquila de tu negocio y con los cortes a inicio de mes o de trimestre, para que los cierres queden limpios.
¿Puedo empezar a usar una fase del ERP en una sola sede?
Sí, y en empresas con varios centros suele ser la mejor opción. Una sede hace de piloto, se corrigen los detalles y después se extiende al resto con la experiencia ganada. Mientras tanto, las demás sedes siguen con su sistema y se conectan cuando les llega el turno.
¿Qué pasa si una fase de la implantación se retrasa?
Se revisa la causa y se ajusta el calendario de las fases siguientes, sin forzar el arranque de un bloque que no está listo. Como cada fase funciona por sí sola, un retraso no pone en riesgo lo que ya está implantado y el negocio sigue trabajando con normalidad.
¿La implantación por fases encarece el proyecto?
No necesariamente. Repartir el trabajo en bloques evita repetir tareas por errores en cadena y reduce las horas de soporte de emergencia. Además, el coste se distribuye en el tiempo y cada fase empieza a ahorrar trabajo antes de que llegue la siguiente.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: dos restaurantes con obrador central que implantan el ERP en enero
Piensa en un grupo con dos restaurantes y un obrador central en Bilbao, con unas treinta personas. El obrador compra, elabora y envía cada día a los locales. Si el sistema falla un viernes, los dos restaurantes se quedan sin producto.
Por eso la implantación se reparte así:
- Fase 1, enero: compras y almacén del obrador, en la época más tranquila. El grupo piloto es solo el jefe de obrador y su ayudante.
- Fase 2, febrero: pedidos internos de los locales al obrador. La fecha de corte es un lunes, el día de cierre.
- Fase 3, primavera: escandallos y coste por plato, cuando ya hay dos meses de compras reales en el ERP.
Mientras tanto, los restaurantes siguen con su TPV de siempre. Cada fase se cierra cuando se cumplen dos semanas sin incidencias graves. En este ejemplo, el negocio no pierde ni un servicio por la implantación y, en primavera, puede saber qué platos dejan menos margen del que creía.
Precio
Presupuesto cerrado antes de empezar, según los módulos que necesites, después de un diagnóstico gratuito.
Ver precios y packs →Plazo
Te damos las fases y las fechas por escrito en la propuesta. La migración de tus datos está incluida.
Pedir diagnóstico gratis →¿Cómo es un calendario de implantación por fases realista?
Un calendario realista para una pyme reparte la implantación en bloques de varias semanas, con un margen entre fases para que el equipo se asiente. Este es un ejemplo hipotético para una distribuidora de material eléctrico con doce personas.
| Fase | Módulos | Fecha de corte orientativa |
|---|---|---|
| 1 | Clientes, ventas y facturación | Primer día laborable de mes |
| 2 | Compras y almacén | Tras un recuento completo |
| 3 | Conexión con banco y asesoría | Inicio de trimestre |
| 4 | Cuadro de mando y PIX | Cuando las fases anteriores estén estables |
Las fechas de corte se eligen con dos criterios: coincidir con un inicio de periodo, que facilita los cuadres, y evitar las semanas de más carga del sector. En hostelería se evita el verano; en una academia, septiembre.
Riesgos de implantar todo de golpe
Implantar un ERP completo en un solo día concentra todos los riesgos en el mismo momento. Si algo falla, falla todo a la vez. Estos son los problemas que la implantación por fases reduce:
- Saturación del equipo. Aprender cinco módulos a la vez lleva a errores y a volver a las hojas de siempre.
- Errores de datos en cadena. Un artículo mal migrado afecta a compras, almacén y ventas al mismo tiempo.
- Soporte desbordado. Todas las dudas llegan la misma semana y las respuestas se retrasan.
- Imposibilidad de volver atrás. Sin fases, no hay un punto estable al que regresar.
Con fases, cada problema aparece aislado y se corrige antes de sumar el siguiente módulo. Es una de las razones por las que el análisis previo de procesos ya define el orden.
Cómo se decide que una fase ha terminado
Una fase termina cuando se cumplen unas condiciones medibles acordadas al principio, no cuando se acaba el tiempo previsto. Usamos cuatro criterios sencillos:
- El grupo piloto lleva al menos dos semanas trabajando solo en el ERP para esas tareas.
- Los cuadres del periodo coinciden: facturación, stock o cobros, según la fase.
- Las incidencias abiertas son menores y ninguna bloquea el trabajo.
- El resto de personas implicadas ha recibido su formación.
Cumplido esto, el sistema antiguo deja de usarse para ese bloque y se pasa a preparar la siguiente fase. Tras la última empieza el acompañamiento posterior de 30 a 90 días.